Sau đây Quản trị Excel xin chia sẻ tới bạn đọc bài viết của tác giả Mike Schmitz – Một cây viết trên trang Asian Efficiency với hàng loạt các bài với những chủ đề về cải thiện năng suất, quản lý thời gian, những thói quen hữu ích, v.v. Qua bài viết, tác giả muốn chia sẻ một phương pháp làm việc có thể giúp bạn nâng cao được hiệu suất làm việc của bản thân
Một trong những cuốn sách yêu thích của tôi về năng suất làm việc là “Eat That Frog” bởi chuyên gia về phát triển bản thân Brian Tracy. Ý tưởng của cuốn sách là nếu bạn làm công việc quan trọng nhất của bạn (Most Important Task) vào buổi sáng, nửa ngày còn lại sẽ dễ dàng hơn nhiều. Trong cuốn sách, Brian Tracy gọi nó là “hãy ăn con ếch của bạn”, điều đó xuất phát từ câu nói: “Nếu điều đầu tiên bạn làm mỗi sáng là ăn một con ếch sống, bạn sẽ trải qua ngày hôm đó với sự hài lòng khi biết rằng: À có lẽ đó là điều xấu nhất xảy ra với bạn trong ngày hôm nay! “
Con ếch của bạn là nhiệm vụ quan trọng nhất. Một khi bạn đã xử lý được nó, các nhiệm vụ khác sẽ được hoàn thành dễ dàng. Thêm vào đó, bạn tạo nhịp độ cho những công việc còn lại trong ngày. Trong đó cuốn sách đó, ông đề cập đến việc này trong bối cảnh của việc đánh bại sự trì hoãn. Tôi rất thích cách tiếp cận đó và đã áp dụng thành công phương pháp này. Bằng cách bắt tay làm nhiệm vụ mà bạn có khả năng sẽ trì hoãn nhất, các công việc còn lại sẽ tương đối đơn giản hơn bởi vì chúng nghe có vẻ không tệ so với nhiệm vụ bạn đã thực hiện đầu tiên.
Nhưng tôi muốn áp dụng phương pháp này ở cấp độ cao hơn bằng cách nói rằng điều đầu tiên bạn nên làm là giải quyết nhiệm vụ giúp bạn tiến gần hơn với mục tiêu lớn của mình.
Brian Tracy đề cập ngắn gọn đến điều này trong cuốn sách, nhưng từ kinh nghiệm của tôi, khái niệm này nên hướng tới việc đạt được mục tiêu hơn là chỉ đơn giản cố gắng đánh bại sự trì hoãn.
Thói quen thực hiện các nhiệm vụ quan trọng nhất đầu tiên
Đó là một thói quen rất đơn giản, nhưng cực kỳ hiệu quả nếu được thực hiện mỗi ngày. Trong bài podcast Năng suất Như một Thói quen, chúng tôi đã đề cập ngắn gọn về việc ăn những con ếch (thực hiện những nhiệm vụ quan trọng) của bạn. Bằng cách chiến đấu với thử thách lớn nhất của bạn trước tiên mỗi ngày, chắc chắn rằng bạn sẽ đạt được thành công bạn mong muốn. Đặc biệt nếu bạn có thể cam kết tập trung toàn bộ năng lượng vào các nhiệm vụ quan trọng nhất của mình, bạn sẽ nhanh chóng thành công nhanh đến mức bạn không tưởng tượng nổi. Đây là thói quen mà nhiều người thành công đã thực hiện và là một điều quá đỗi phổ biến với những người mà chúng ta cho là thành công. Hầu hết mọi người làm việc dễ dàng hơn vào buổi sáng vì một vài lý do:
- Bạn có nhiều năng lượng nhất vào khoảng thời gian đó (đặc biệt nếu bạn đã có một giấc ngủ ngon).
- Có ít hoặc không có phiền nhiễu xung quanh bạn.
- Bạn tập trung hơn.
Bằng cách giải quyết việc quan trọng nhất đầu tiên mỗi ngày, bạn cũng rũ đi được áp lực phải hoàn thành nó ngay trong ngày. Bạn có thể cảm thấy rất căng thẳng mỗi khi bạn nhận ra rằng cuối ngày bạn vẫn phải làm những công việc X, Y và Z. Do đó, bằng cách hoàn thành chúng vào buổi sáng, đặc biệt khi bạn có năng lượng và sự tập trung, bạn sẽ tránh được sự căng thẳng đó.
Hầu hết mọi người có vấn đề với thói quen ăn con ếch trong việc xác định những gì họ nên tập trung làm. Để giải quyết vấn đề này, bạn nên bắt đầu thiết lập mục tiêu. Một số sách hay về cách thiết lập mục tiêu là Goal! (Bản dịch Tiếng Việt: Chinh phục mục tiêu) của Brian Tracy và The Power of Story của Jim Loehr. Nếu bạn làm việc trong một môi trường công sở,hãy mạnh dạn hỏi người quản lý hoặc ông chủ của bạn công việc nào nên là trọng tâm chính của bạn .
Chúng tôi định nghĩa năng suất là “thời gian bạn dành để àm việc hướng tới mục tiêu của mình”. Do đó, để trở nên năng suất, bạn phải chủ động dành thời gian làm việc để đạt được bất kì điều gì bạn muốn trong tương lai. Tốt hơn hết là bạn muốn đạt được những mục tiêu đó trong khoảng thời gian ngắn nhất có thể.
Bạn cũng có thể nhìn nhận vấn đề theo cách này: bạn muốn có lợi tức đầu tư lớn nhất trên sự tập trung, năng lượng và công việc của bạn. Bằng cách tận dụng tối đa thời gian hiệu quả nhất trong ngày với các nhiệm vụ quan trọng nhất của mình, bạn sẽ trở thành một con người năng suất.
Tôi không có thời gian vào buổi sáng!
Tôi hiểu tình trạng tiến thoái lưỡng nan này. Bạn thức dậy mỗi ngày lúc 7h và bạn sẽ xuất hiện ở nơi làm việc vào 9h. Bạn có thể tìm đâu ra thời gian để làm việc cho các dự án cá nhân của bạn? Đơn giản thôi: bạn thức dậy sớm hơn.
Rất nhiều người đã làm được điều này với sự thành công bao gồm cả những người tại Asian Efficiency. Một ví dụ tuyệt vời nữa là Leo Babauta của Zen Habits, gần đây ông đã viết một bài viết tuyệt vời về vòng xoáy thành công xoay quanh thói quen, và ông nói rằng ông thức dậy sớm hơn như một phần của một trong những thói quen thành công của mình.
Ngay cả khi thức dậy chỉ một giờ sớm hơn cũng có thể giúp bạn đi được rất xa. Hãy nhớ rằng, nhiều kết quả nhỏ sẽ tích tụ dần theo thời gian. Giống như Albert Einstein đã từng nói: “The most powerful force in the universe is compound interest” (Tạm dịch: Lãi kép là lực mạnh nhất trong vũ trụ) .Bắt đầu từ hôm nay, hãy thức dậy sớm hơn và làm việc với những nhiệm vụ quan trọng nhất của bạn, bạn có thể đạt được những mục tiêu lớn (và đáng sợ) của mình.
Chìa khóa để thức dậy sớm là tính toán thời gian ngủ của bạn. Bạn cần bao nhiêu giờ để ngủ? Đặt lịch đi ngủ vào khoảng thời gian đó. Bây giờ bạn đi ngủ khoảng nửa đêm, thức dậy lúc 7h và ở chỗ làm vào 9h. Cố gắng thức dậy lúc 6h mà không ảnh hưởng đến giờ giấc ngủ mà bạn cần, điều đó có nghĩa là bạn cần phải lên giường lúc 11 giờ.
Chuyển đổi sang đời sống công sở
Ý tưởng ăn con ếch tất nhiên cũng có thể được áp dụng trong công việc của bạn và trong văn phòng. Ngay khi bạn bắt đầu công việc, hãy bắt đầu làm những công việc quan trọng nhất của bạn trước. Điều này không chỉ hiệu quả cho cuộc sống cá nhân của bạn. Ngay cả khi bạn đã ăn ếch trong những dự án cá nhân của bạn, bây giờ là thời gian để làm điều tương tự cho công việc của mình.
Tôi từng có một công việc văn phòng, và tôi sẽ thức dậy mỗi ngày vào lúc 6 giờ sáng để bắt đầu làm việc cho các dự án cá nhân của mình. Từ kinh nghiệm của tôi, tôi sẽ quá mệt mỏi vào cuối ngày để làm việc cho các dự án cá nhân (cộng với việc tôi thường có nghĩa vụ xã hội), vì vậy tôi đã cam kết làm việc vào buổi sáng. Một trong những quyết định tốt nhất mà tôi đã thực hiện.
Lịch “ăn ếch” của tôi cho công việc cá nhân và văn phòng. Tôi thức dậy lúc 6 giờ sáng, ăn sáng nhanh và sau đó làm việc theo các mục tiêu cá nhân của tôi cho đến 7:30 sáng. Giữa 9-11 giờ sáng tôi sẽ làm việc với những cơ hội lớn nhất trong vai trò văn phòng của mình.
Vào buổi sáng, tôi sẽ đến phòng gym vì tôi muốn có được thân hình cân đối và khi trở lại, tôi sẽ làm việc về một số dự án cá nhân, như Asian Efficiency và trang web khác. Khi tôi đến nơi làm việc, tôi đã cảm thấy mình đã làm rất nhiều công việc. Xu hướng này sẽ giúp tôi đảm bảo tôi sẽ ăn con ếch cho vai trò của tôi tại văn phòng, vì vậy hai giờ đầu tiên tôi sẽ tập trung vào những cơ hội lớn nhất của tôi.
Đến giờ trưa, tôi sẽ ăn trưa với đồng nghiệp ngay sau khi kiểm tra email. Tôi chắc chắn bạn đã nghe nó trước đây, nhưng đừng kiểm tra email của bạn điều đầu tiên vào buổi sáng. Đó là một sát thủ làm giảm năng suất.
Hành động tiếp theo
Đây là cách bạn có thể sử dụng kỹ thuật này ngay bây giờ.
1. Viết ra một danh sách các công việc bạn sẽ làm vào ngày mai sẽ giúp bạn tiến gần hơn với mục tiêu của bạn (trước hết hãy làm việc đó cho cuộc sống cá nhân của bạn và lặp lại điều đó cho công việc của bạn). Bạn có thể tự hỏi những câu hỏi sau:
- Các hoạt động có giá trị cao nhất của tôi là gì?
- Điều gì mà tôi và chỉ có tôi có thể làm được mà nếu làm tốt sẽ tạo ra sự khác biệt thực sự?
- Đâu là cách để sử dụng thời gian một cách có giá trị nhất tại thời điểm ngay lúc này?
2. Câu trả lời cho câu hỏi cuối cùng là con ếch lớn nhất của bạn. Đó sẽ là nhiệm vụ đầu tiên bạn sẽ làm vào ngày mai.
3. Lập kế hoạch cho bản thân vào ngày hôm sau để hoàn thành nhiệm vụ đó. Lập kế hoạch là cách bạn sẽ hoàn thành nhiệm vụ đó vào buổi sáng ngày mai. Đảm bảo tất cả các công cụ cần thiết sẵn sàng và ở đúng chỗ.
Đối với một số người điều có nghĩa là thức dậy sớm hơn hoặc đến văn phòng sớm hơn. Hãy làm điều này nếu bạn nghĩ rằng nó sẽ làm tăng khả năng không có sự phân tâm để bạn có thể tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng nhất của bạn.
4. Vào cuối ngày làm việc của bạn, lặp lại bước # 1. Mỗi ngày (làm việc).
Chỉ mất ít hơn 5 phút để thực hiện các bước trên mỗi ngày, nhưng nó có thể thay đổi đáng kể cuộc sống của bạn. Hãy cho chia sẻ với chúng tôi nếu mẹo năng suất đơn giản này hiệu quả với bạn.
:
DienDan.Edu.Vn Cám ơn bạn đã quan tâm và rất vui vì bài viết đã đem lại thông tin hữu ích cho bạn.DienDan.Edu.Vn! là một website với tiêu chí chia sẻ thông tin,... Bạn có thể nhận xét, bổ sung hay yêu cầu hướng dẫn liên quan đến bài viết. Vậy nên đề nghị các bạn cũng không quảng cáo trong comment này ngoại trừ trong chính phần tên của bạn.Cám ơn.
