ÁP DỤNG 5S VÀO VĂN PHÒNG LÀM VIỆC

Đầu tiên, ta phải phân loại tất cả đồ dùng trong văn phòng: Những vật cần dùng thì giữ lại, cái nào dùng thường xuyên thì để gần dễ lấy dùng, vật nào thỉnh thoảng dùng thì để xa hơn, vật cần lưu trữ thì đóng thùng cất… Còn những vật không cần thiết thì vất bỏ.

Sau khi đã phân loại đồ dùng thì ta sẽ chuyển sang việc sắp xếp. Trước khi sắp xếp ta nên chụp ảnh để dễ so sánh. Khi sắp xếp ta nên lưu ý:

• Không gian làm việc đã loại bỏ các đồ vật không cần thiết.
• Trao đổi với các đồng nghiệp về cách sắp xếp bố trí.
• Cách thức sắp xếp phải đảm bảo sự thẩm mỹ, gọn gàng, an toàn và thuận lợi khi lấy các đồ vật.

VD: Các đồ dùng nhỏ như bút, thước, ghim bấm,…thì nên bỏ gọn vào các hộp đựng nhỏ tránh vất lung tung trên mặt bàn.

• Các đồ vật/dụng cụ luôn luôn hoặc thường xuyên sử dụng phải được đặt gần người sử dụng để tiết kiệm thời gian di chuyển khi lấy các đồ vật đó.
• Khi đã sắp xếp gọn gàng mọi thứ, phải thông báo cách sắp xếp hoặc sơ đồ, vị trí để các đồ vật cho các đồng nghiệp. Tốt nhất là nên có lập một danh mục các vật dụng và nơi lưu giữ. Hãy ghi chú trên từng ngăn kéo, ngăn tủ, cặp tài liệu để mọi người biết cái gì được lưu giữ ở đó.

Thực hiện bước này sẽ giúp mọi người tiết kiệm thời gian khi muốn tìm kiếm đồ vật nào đó, lấy ra sử dụng và đặt lại đúng vị trí để người sau dễ dàng sử dụng, từ đó quá trình làm việc sẽ dễ dàng và thuận tiện hơn.
“Dễ tìm – dễ thấy – dễ lấy – dễ trả lại” là những cụm từ khái quát nhất cho bước này.

• Quét dọn, lau chùi và vệ sinh nơi làm việc kể cả máy móc thiết bị, dụng cụ, đồ đạc…một cách thường xuyên, liên tục để đồ vật không còn cơ hội để dơ bẩn. Đừng đợi đến lúc dơ bẩn mới vệ sinh.
• Nên dành 5 phút mỗi ngày để vệ sinh văn phòng.
• Mỗi thành viên trong tổ chức đều phải ý thưc và trách nhiệm với môi trường xung quanh nơi làm việc.
• Việc đảm bảo vệ sinh sạch sẽ phải được thực hiện thường xuyên, liên tục, được giám sát, mọi nhân viên coi đó là niềm tự hào và giá trị đóng góp cho tổ chức.

Để không lãng phí những nỗ lực đã bỏ ra, bạn không nên dừng lại sau khi đã thực hiện được 3S mà tiếp tục thực hiện Seiketsu (Săn sóc) để hiệu quả càng cao. Ở bước này, ta có thể:

• Tạo ra một hệ thống nhằm duy trì sự sạch sẽ, ngăn nắp ở nơi làm việc như sắp xếp lịch vệ sinh hay có thể phân công nhiệm vụ của từng cá nhân, tổ chức các buổi tổng vệ sinh nơi làm việc.
• Xây dựng các phong trào thi đua giữa các Phòng, ban cũng rất quan trọng và hiệu quả trong việc lôi kéo, cuốn hút mọi người tham gia  áp dụng 5S.
• Tạo dội ngũ chuyên kiểm tra và đánh giá thường xuyên mức độ thực hiện 5S của các thành viên, đơn vị thực hiện.
• Đừng chỉ có tìm chỗ xấu, kém để phê bình mà phải chú ý tìm ra cái hay, cái tốt để khen thường động viên.