Áp Dụng Chu Trình Chất Lượng Của Deming Vào Việc Ra Quyết Định

Gần đây tôi đã suy nghĩ rất nhiều về chu trình Deming. Tôi cũng không chắc chắn chính xác là lý do tại sao. Có lẽ đó là vì chất lượng đã nhường chỗ cho thần chú “hãy chuyển tới sớm và thường xuyên” để đánh giá ngành công nghiệp phần mềm. Hoặc có lẽ nó đến từ việc Tesla gần đây vượt trội hơn GM về giá trị thị trường, đó là một ví dụ tuyệt vời về chất lượng có thể đánh giá lại ngành công nghiệp đã 100 năm tuổi.

Chất lượng bắt đầu trong quá trình ra quyết định của bạn và nó nên được truyền vào mọi thứ bạn làm để xây dựng một văn hóa chiến thắng.

Chu trình Deming: lập kế hoach (Plan), thực hiện (Do), kiểm tra (Check) và hành động (Act) (PDCA) đã được W. Edwards Deming giới thiệu vào những năm 50 của thế kỷ XX như là một công cụ để quản lý chất lượng, nhưng tôi lại thấy nó như là một khuôn khổ hiệu quả cho việc lập kế hoạch tốt và ra quyết định nói chung .

Mục tiêu của bất kỳ quyết định nào là tạo ra một kết quả tối ưu. Nhưng kết quả tối ưu không phải là đạt được trong một giây phút “chớp nhoáng”. Thay vào đó, nó thường là một quá trình lặp đi lặp lại việc thử nghiệm, học tập và điều chỉnh hướng đi. Quá trình phát triển này thu hẹp phạm vi của việc ra quyết định và dẫn đến một kết quả tốt hơn.

Khái niệm này đơn giản và dễ hiểu. Để đạt được kết quả tối ưu đòi hỏi bạn phải thực hiện bốn giai đoạn Deming được định nghĩa dưới đây:

Chúng ta có thể so sánh như thế này, quy trình PDCA giống như một chiếc slinky (Slinky là một đồ chơi có hình thứ lò xo, do kỹ sư cơ khí Richard James sáng chế tại Philadelphia, Pennsylvania Hoa Kỳ. Nó hoạt động trên cơ chếcác cuộn căng ra và rút lại trong khi lực hấp dẫn kéo nó xuống mỗi nấc), với mỗi chiếc vòng trong chuỗi lò xo đại diện cho một chu trình PDCA hoàn chỉnh. Khi bạn lặp lại quá trình và các vòng di chuyển ở mức thấp, thì kiến ​​thức của bạn về hệ thống nhiều hơn hoặc vấn đề bạn đang cố gắng để giải quyết tăng lên.

Tôi tin rằng khái niệm đơn giản này cực kỳ hiệu quả và có thể áp dụng cho bất kỳ doanh nghiệp hoặc cá nhân nào. Ví dụ như trong hôn nhân. Tất cả chúng ta đều muốn có một cuộc hôn nhân tuyệt vời, sau tất cả thì người bạn đời là người ta quyết định dành cả phần đời còn lại của mình cho họ (Tôi đã kết hôn 30 năm!). Còn quyết định nào quan trọng hơn thế?

Nhưng làm thế nào để bạn đạt được nó? Bạn bắt đầu bằng việc hẹn hò.

Hẹn hò là một hoạt động PDCA. Bạn bắt đầu với một kế hoạch để gặp được ai đó (có lẽ trong lớp nấu ăn hoặc trên một trang web hẹn hò trực tuyến) và hẹn hò vài buổi (có thể ghé thăm một viện bảo tàng hoặc xem một bộ phim). Sau một vài ngày, bạn kiểm tra xem mọi thứ đang diễn ra như thế nào – chúng ta có sở thích tương tự, như là hóa học chẳng hạn? Cuối cùng, bạn bắt đầu biết những gì bạn thích từ đối tượng tiềm năng. Vì vậy, bạn hành động và củng cố kế hoạch.

Lần này bạn nhờ bạn bè mình giúp đỡ. Rốt cuộc, họ hiểu bạn nhất, và bạn đã hiểu rằng chia sẻ với nhau những điểm chung là chưa đủ và bạn cần phải chia sẻ cả những giá trị của mình nữa. Bạn đang có thêm hiểu biết và có những sự thay đổi cần thiết.

Xem, bạn đã đi xuống (hoặc lên) trong chu trình của những chiếc vòng trong slinky.

Chúng tôi sử dụng PDCA trong kinh doanh mọi lúc. Chúng tôi có thể có mục tiêu dừng phục vụ một khách hàng cụ thể. Vì vậy, chúng tôi đưa ra một kế hoạch để thâm nhập vào tài khoản khách hàng. Nó có thể bắt đầu với một lời kêu gọi lạnh lùng, hoặc có lẽ là một  lời giới thiệu từ một kết nối trên LinkedIn. Trước đó, chúng tôi nói chuyện điện thoại với người quản lý IT, nhưng chúng tôi biết rằng giải pháp của mình không phải là một quyết định IT. Vì vậy, chúng tôi đưa ra các bước tiếp theo.

Lần này, chúng tôi tinh chỉnh mục tiêu của mình để xâm nhập vào một doanh nghiệp cụ thể. Thay vì kêu gọi một cách lạnh lùng hoặc cố gắng để có được một lời giới thiệu, chúng tôi dự định tham dự một cuộc họp được tài trợ mỗi năm bởi các doanh nghiệp đặc biệt này và hy vọng sẽ đáp ứng được người ra quyết định ở đó.

Bạn mông lung. Bạn P-D-C-A cho đến khi bạn thâm nhập vào tài khoản thành công và liên hệ với người ra quyết định đúng.

Tôi muốn xây dựng nền văn hoá tại công ty tôi cho rằng PDCA là một lối tư duy. Mọi thứ có thể bắt đầu với một kế hoạch và phát triển với những dữ liệu và kiến ​​thức mới. Thử nghiệm là một phần quan trọng để văn hóa công ty này thành công. Nếu không có thử nghiệm, một công ty sẽ không phát triển vì mọi thứ đều dễ trở thành rủi ro bất lợi. Và nếu không có rủi ro, thì sẽ chẳng có phần thưởng xứng đáng. Ngoài ra, không có học hỏi từ thất bại, sẽ không thành công.

Vì vậy, lần tới khi bạn gặp một vấn đề lớn, sẽ không có câu trả lời ngay lập tức nhưng nếu bạn đang cố gắng tìm ra một giải pháp tối ưu thì hãy sử dụng PDCA và xem nó có phù hợp với bạn hay không.