Cách duy trì hoạt động nhóm hiệu quả

Thường xuyên tạo các cuộc đối thoại – Hầu hết sự bất thường trong hoạt động của đội đều bắt nguồn từ những thất bại về giao tiếp, chẳng hạn như sự lắng nghe kém, hay xen vào giữa cuộc đối thoại, nói dông dài, không có khả năng nắm bắt vấn đề, hay đơn giản là không trao đổi thường xuyên để có thể tạo nên sự gắn kết trong đội.

Hãy dành thời gian để tạo sự gắn kết trong nhóm – Các mối quan hệ không thể phát triển nếu không có sự tác động lẫn nhau. Dành ít thời gian cho nhau sẽ không tạo nên được những gắn kết bền vững. Xây dựng sự gắn kết hiệu quả trong đội ngũ đòi hỏi phải dành thời gian để tìm hiểu tác phong làm việc, tính cách và sở thích của nhau.

Hãy trung thực, thường xuyên có ý kiến phản hồi – Mọi người trong nhóm đều cần nhận được ý kiến phản hồi để thấy được kết quả cho những nỗ lực của đội ngũ. Cho dù thông tin phản hồi mang tính phê bình thì các thành viên trong đội ngũ đều biết rằng những đóng góp của họ đang được chú ý và đánh giá. Để đội ngũ được duy trì và tránh được những bất ổn, tất cả mọi người cần phải được trao đổi với nhau về những kỳ vọng, mục tiêu, thành tích, và phương pháp của họ.

Xây dựng sự hợp tác – Trong một đội ngũ mạnh, những cá nhân hỗ trợ lẫn nhau để thực hiện nhiệm vụ theo kế hoạch. Các đội ngũ mạnh sẽ gạt bỏ những thành viên không có ý thức hợp tác và thay thế bằng những người sẽ đưa đội ngũ đi lên, hoặc huấn luyện cho họ làm việc có trách nhiệm hơn.

Hoạt động một cách dân chủ – Trong một đội ngũ mạnh, mọi thành viên đều có quyền có tiếng nói của riêng mình. Mỗi thành viên trong đội đều có quyền đặt câu hỏi, góp ý, cũng như đánh giá sự tiến bộ của đội.

Đảm bảo các thành viên được đào tạo kỹ lưỡng – Đội ngũ không thể mạnh nếu có dù chỉ một thành viên yếu. Các thành viên được kỳ vọng là sẽ hoạt động trong một vai trò cụ thể đúng với những yêu cầu về kinh nghiệm và kiến thức. Những thành viên mới hơn có thể sẽ mang lại ít kinh nghiệm hơn cho nỗ lực của đội. Họ có thể rút ngắn khoảng cách này qua việc rèn luyện, giáo dục, học tập, và sự cống hiến. Đảm bảo cho các thành viên trong nhóm có cơ hội tiếp cận việc đào tạo, cái có thể giúp họ đóng góp được khả năng của mình.

Nhận ra những ưu điểm – Có thể khó để thấy được những thế mạnh của những thành viên khác. Trong một môi trường kinh doanh, nơi mà ít khi thấy được sự khen ngợi, nhiều người trong chúng ta mất dần thói quen tìm những điểm mạnh của người khác. Hãy dành thời gian để đưa ra đánh giá trung thực và chân thành về các thành viên khác.

Tạo nên sự đa dạng – Nếu chúng ta dành một ít thời gian suy nghĩ về nó, hầu hết chúng ta sẽ cảm thấy nhàm chán khi phải làm việc với một nhóm mà các thành viên trong đó đều có những tính cách giống nhau. Sự ảnh hưởng lẫn nhau trong nhóm sẽ thú vị nhiều hơn khi các thành viên có nhiều tính cách khác nhau. Khi chúng ta tạo nên những sự khác biệt cho chính mình, ta thừa nhận rằng tất cả chúng ta sẽ giàu có bởi cơ hội được cùng nhau làm việc.

Quản lý kết quả, chứ không phải nhiệm vụ – Vấn đề ở chỗ là đóng góp của mỗi thành viên cho mục tiêu và sứ mệnh của đội ngũ. Các đội ngũ mạnh, với những tính cách đa dạng, học cách tập trung với những kết quả mà mỗi thành viên đạt được, hơn là cố gắng làm cho mỗi cá nhân đạt được kết quả theo một cách nhất định. Điều này cho phép các cá nhân thể hiện tính cách của mình thông qua công việc, cũng như đóng góp đáng kể vào sự nỗ lực của đội.

Đẩy mạnh tinh thần cạnh tranh để tạo sự hợp tác – Cạnh tranh thân thiện sẽ tạo ra kết quả. Duy trì sự cạnh tranh giữa các đội và những kết quả đã đạt được của nó, chứ không phải giữa các thành viên trong đội với nhau. Làm cho cuộc cạnh tranh trở nên thú vị. Xem lại những thành công đã đạt được và tìm cách thử thách các đội để vượt qua những kết quả đó.