Cách phê bình hiệu quả

Tôi kiên nhẫn nghe người bạn cũ của tôi – giám đốc marketing của 1 trong số top 500 công ty lớn nhất Hoa Kỳ kể về những vấn đề mà cô ấy gặp phải với 1 trong những nhân viên cấp dưới của cô.

“Anh ta là người hay thay đổi. Có hôm anh ta làm việc rất tốt, rất đúng hạn, nhưng có hôm, anh ta chẳng làm được gì và cuối cùng tôi phải hoàn tất công việc giúp anh ta.”

Cô ấy biết rằng việc đe dọa và gửi ‘tối hậu thư’ không thể giúp cải thiện biểu hiện của anh ta. (1 phần là vì trước đây người quản lý cũ đã từng áp dụng những biện pháp này). Do đó, cô ấy đã thử biện pháp ‘góp ý xây dựng’. “Mỗi khi anh ta hoàn tất công việc đúng thời hạn đã định, tôi thường khen ngợi: “anh đã làm rất tốt nhưng tôi mong sau này anh cũng sẽ luôn hoàn thành công việc đúng hạn như hôm nay.” Sau đó, anh ta cũng cải thiện được một ít nhưng rồi đâu lại vào đấy, mọi việc lại trở lại như xưa.”

Tôi đã chỉ cho cô ấy thấy rằng chiến thuật này không hiệu quả chỉ vì 1 từ: ‘nhưng’. Nhiều người cảm thấy chiến thuật góp ý xây dựng của cô ấy rất tốt, nhưng ít ai biết rằng chỉ 1 từ rất nhỏ này đã hoàn toàn phủ nhận lời khen ngợi ở vế trước. (chú ý rằng khi bạn sử dụng từ ‘nhưng’ ở vế sau, tôi biết bạn đang chuẩn bị phủ nhận câu nói ở vế trước đó). Dường như đây là 1 lời khen có chủ ý. Mọi người đều biết rằng họ sắp bị phê bình khi nghe từ ‘nhưng’.

 Tôi gợi ý cô ấy dùng từ ‘và’ thay vì từ ‘nhưng’. Thế là lần sau, khi khen nhân viên, cô ấy đã nói rằng: “tốt lắm, hôm nay bạn đã hoàn tất công việc đúng hạn, và nếu ngày mai bạn cũng có thể làm được như vậy thì đội ngũ bán hàng sẽ có thề triển khai dự án của chúng ta đúng theo thời hạn đã định.”

Chỉ 1 sự thay đổi nhỏ nhưng lại mang đến một hiệu quả rất cao. Cô ấy đã truyền tải được điều cô ấy muốn nói mà không hề khiến người nhân viên cảm thấy tổn thương do nghĩ bị sếp phê bình. Cô ấy đã nói với anh ta rằng anh là một nhân viên rất có năng lực và những nhược điểm của anh ngày hôm qua hoàn toàn không ảnh hướng đến những gì người ta mong đợi ở anh trong tương lai.

 Tất cả chúng ta ai cũng đều gặp phải tình huống mà trong đó chúng ta buộc phải chỉ ra những hành vi không tốt của người khác. Bất kể tình huống đó như thế nào: dù là bảo đứa trẻ dọn dẹp phòng, cải thiện điểm số hay bảo chúng bỏ ngay cách cư xử khiến người khác phát cáu, thì cách duy nhất là hãy chỉ cho họ thấy vấn đề của họ. Tương tự như vậy, khi nhân viên cấp dưới hay đồng nghiệp của bạn có những biểu hiện chưa tốt, bạn cũng cần phải chỉ ra những điểm chưa tốt ấy của họ. Thay vì phê bình 1 cách thẳng thắn, bạn nên vận dụng những chiến thuật dưới đây để có thể nhận được những phản hồi tốt hơn từ phía người mà bạn phê bình:

1)     Hãy bắt đầu bằng những lời khen ngợi và đánh giá chân thành. Hãy chỉ cho người đó biết anh ta đã làm tốt việc gì và cho anh ta biết rằng bạn thật sự đánh giá cao những đóng góp của anh ta trong công ty. Người bạn của tôi kể, cô ấy đã nói với nhân viên của mình rằng chính sự sáng tạo của anh đã tạo nên sự khác biệt rất lớn đến chất lượng sản phẩm của công ty, và cô ấy đã thấy sự rạng rỡ trên khuôn mặt của anh ta. Sau đó, anh ta bắt đầu tự hào hơn về công việc của mình vì anh nghĩ người khác thật sự đánh giá cao những việc anh ta làm.

2)     Hãy chỉ ra những lỗi lầm của người khác một cách gián tiếp. Người bạn của tôi kể rằng: “thay vì phê bình anh ta vì đã không hoàn thành công việc đúng thời hạn đã định là vào ngày thứ sáu, tôi đã đến công ty vào sáng ngày thứ hai và nói với anh ta rằng tôi cảm thấy thật sự tồi tệ khi người đồng nghiệp của anh ta đã phải đến làm việc vào cuối tuần để hoàn tất dự án này. Tôi nói tôi muốn điều chỉnh lại lịch làm việc của nhóm để mọi người có thể có ngày nghỉ cuối tuần trọn vẹn. Sau đó, tôi yêu cầu anh ta thẳng thắn cho tôi biết theo anh thì tôi nên ra hạn như thế nào cho hợp lý để tình trạng này không tiếp diễn nữa.”

3)     Hãy nói về những lỗi lầm của bản thân trước khi phê bình người khác (tiên trách kỷ hậu trách nhân). Nhiều người trong chúng ta không phạm sai lầm ngày hôm nay đơn giản chỉ vì chúng ta đã phạm phải những sai lầm này trước đây. Vậy tại sao chúng ta lại có thể bực dọc  nhân viên, con cái, người thân hoặc bạn bè của ta khi họ mắc phải những sai lầm như ta? Người bạn của tôi đã áp dụng chiến thuật này. Cô ấy nói: “mỗi ngày tôi đều phạm phải những lỗi nhỏ. Do đó, tôi sẽ chỉ bắt đầu nói về tất cả những điều  nhỏ nhặt mà tôi nghĩ tôi có thể làm tốt hơn. Như vậy, anh ấy sẽ  nhận ra rằng tôi không mong đợi sự hoàn hảo ở mỗi một  người trong chúng ta. Điều này cũng đã tạo cơ hội cho chúng tôi ngồi lại, cùng bàn luận để giải quyết những vấn đề nhỏ nhặt trước khi những vấn đề này trở nên phức tạp, khó giải quyết.”

Đây chỉ là 3 trong số rất nhiều cách mà bạn có thể áp dụng nhằm tạo nguồn động lực để người khác làm những gì mà bạn mong muốn. Hãy vận dụng những chiến lược này vào thực tiễn và bạn sẽ có thể thay đổi cách nhìn của người khác về bạn và về cả thế giới.