Bạn muốn làm nổi bật một số ô tính có giá trị quan trọng nhưng ngại việc định dạng thủ công sẽ dễ gây nhầm lẫn và thiếu sót?
Chức năng Conditional Formatting (Định dạng có điều kiện) trong Excel sẽ giúp bạn giải quyết vần đề này. Với những tính năng đơn giản mà hiệu quả, Conditional Formatting trong thực tế rất cần thiết, giúp người sử dụng dễ dàng phân biệt các ô tính quan trọng, nhất là khi phải làm việc với một lượng dữ liệu lớn và cần kiểm tra lại hoặc nhấn mạnh các giá trị quan trọng trong bảng tính.
Ngoài ra, bạn không cần lo lắng định dạng theo điều kiện sẽ làm mất định dạng gốc vì Excel vẫn giữ lại định dạng cũ, chỉ bổ sung quy tắc mới và chép đè định dạng mới lên trên. Khi xóa quy tắc của Conditional Formatting, định dạng cũ của ô tính sẽ được trả lại như ban đầu. Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây của QuanTriExcel.info nhé.
1. Định dạng theo điều kiện có sẵn
Để bắt đầu sử dụng, bạn vào thẻ Home trên thanh Ribbon, nhấn Conditional Formatting trong mục Styles và chọn kiểu điều kiện bạn muốn:
a. Highlight Cells Rules – Quy tắc đánh dấu nổi bật ô tính theo giá trị:
Excel sẽ làm nổi bật ô tính thỏa mãn điều kiện bạn chọn dựa trên giá trị từng ô, cụ thể như sau:
- Greater Than: Lớn hơn một giá trị xác định.
- Less Than: Nhỏ hơn giá trị cho trước.
- Between: Nằm trong khoảng giá trị định sẵn.
- Equal To: Bằng đúng giá trị xác định.
- Text That Contains: Nội dung ô tính có chứa phần chữ cho trước.
- A Date Occurring: Giá trị ô tính chứa một ngày tháng định sẵn.
- Duplicate Values: Xác định những giá trị trùng lặp.
b. Top / Bottom Rules – Quy tắc xác định ô tính theo xếp hạng:
Excel xác định những giá trị theo thứ hạng dựa trên vùng ô tính chọn xét điều kiện và định dạng riêng các ô tính chứa các giá trị này.
- Top 10 Items: 10 giá trị lớn nhất.
- Top 10%: 10% số lượng ô tính có giá trị lớn nhất.
- Bottom 10 Items: 10 giá trị nhỏ nhất.
- Bottom 10%: 10% số lượng ô tính có giá trị lớn bé nhất.
- Above Average: Những giá trị lớn hơn giá trị trung bình của toàn vùng chọn.
- Below Average: Các giá trị nhỏ hơn giá trị trung bình của toàn vùng chọn.
Bạn có thể tùy chỉnh số lượng giá trị hoặc số phần trăm bất kỳ khác 10 với 4 kiểu định dạng đầu tiên.
c. Data Bars – Hiển thị mức độ lớn nhỏ của giá trị:
Với cách định dạng này, các giá trị sẽ được đo lường rõ ràng ngay trong từng ô tính của vùng chọn định dạng điều kiện.
d. Color Scales – Phân biệt độ lớn nhỏ của các giá trị bằng màu sắc:
Các giá trị thể hiện mức độ màu khác nhau dựa trên độ lớn nhỏ của từng giá trị trong vùng.
e. Icon Sets – Thêm biểu tượng vào ô tính dựa trên giá trị:
Tương tự như Data Bars và Color Scales, giá trị ô tính được phân nhóm theo biểu tượng.
2. Định dạng theo điều kiện riêng:
Ngoài các thao tác định dạng sẵn có, bạn còn có thể tự tạo quy tắc riêng cho định dạng điều kiện của mình. Bạn chỉ cần thực hiện tương tự như định dạng kiểu có sẵn và chọn More Rules ở từng kiểu hoặc New Rule (bên dưới Icon Sets) để tùy chỉnh riêng.
3. Xóa và quản lý Conditional Formatting
Bạn có thể chọn Clear Rules để xóa theo vùng đang chọn (Selected Cells), theo toàn bộ bảng tính (Entire Sheet), theo bảng này (This Table), theo bảng phân tích dữ liệu (This PivotTable).
Trong trường hợp cần quản lý các định dạng có điều kiện thì chọn Manage Rules để dễ dàng thay đổi, xóa và cập nhật các định dạng điều kiện mới.
Trong hình ví dụ trên, ta có thể thấy việc định dạng Duplicate Values giúp xác định lỗi đánh máy ở một trong hai mã hàng BC35. Sau khi chỉnh xong lỗi này, bạn có thể chọn quy tắc Duplicate Values và nhấn Delete Rule. Ngoài ra, giá tiền cũng thế hiện được mức độ cao thấp nhờ Data Bar.
Nguồn: Sưu tầm
Chúc các bạn thực hiện thành công!
?DienDan.Edu.Vn cám ơn bạn đã quan tâm và rất vui vì bài viết đã đem lại thông tin hữu ích cho bạn. https://diendan.edu.vn/
?Các bạn tham khảo hướng dẫn tải file trên Quản Trị Excel tại đây: http://www.quantriexcel.info/2018/11/huong-dan-tai-file-tren-quan-tri-excel.html
DienDan.Edu.Vn Cám ơn bạn đã quan tâm và rất vui vì bài viết đã đem lại thông tin hữu ích cho bạn.DienDan.Edu.Vn! là một website với tiêu chí chia sẻ thông tin,... Bạn có thể nhận xét, bổ sung hay yêu cầu hướng dẫn liên quan đến bài viết. Vậy nên đề nghị các bạn cũng không quảng cáo trong comment này ngoại trừ trong chính phần tên của bạn.Cám ơn.
