Chiến lược tuyển dụng (phần 2)

Trong phần 2 của cẩm nang hướng dẫn dành cho các nhà quản lý, Mike Grasa-nhân viên tư vấn của Kingston Smiths HR sẽ bàn về danh sách rút gọn ứng viên.

Rút ngắn danh sách là một quy trình có hệ thống của việc chọn lọc các đơn dự tuyển mà công ty đã nhận được cũng như quyết định bạn muốn phỏng vấn những ứng viên nào.

Việc lựa chọn này nên tiến hành dựa trên khả năng làm việc của ứng viên. So sánh kinh nghiệm, bằng cấp và năng lực của họ với những tiêu chuẩn mà bạn đã đưa ra qua bản mô tả công việc.

Bạn không cần phải gặp bất cứ ai đạt mức tiêu chuẩn tối thiểu. Hãy quyết định về số lượng cuộc phỏng vấn mà bạn muốn tiến hành để có thể lựa chọn phù hợp. Việc bám sát vào tiêu chuẩn mà bạn đã đưa ra là rất quan trọng, điều này giúp bạn tránh bị rối trí trước hàng đống hồ sơ. Ở bước này, càng chuyên nghiệp bạn càng tiết kiệm được thời gian.

Bất cứ ai không đạt được tiêu chuẩn bạn đặt ra đều có thể bị gạt ra ngoài. Nếu bạn thấy bạn vẫn còn quá nhiều hồ sơ, bạn cần phải xem xét kĩ hơn những vấn đề dưới đây:

-Ngữ pháp và chính tả-điểm này đặc biệt quan trọng khi vị trí tuyển dụng đòi hỏi soạn thảo thư từ và báo cáo chính xác, CV và thư xin việc là cách rất tốt để đánh giá điểm này.

-Kỹ năng-ví dụ như nhân viên y tế và an ninh phải bắt buộc được đào tạo chính quy trong lĩnh vực này.

-Khả năng chuyên môn-ứng viên phải đáp ứng chuyên môn ở mức độ nào?

-Khả năng phục vụ lâu dài-ứng viên có phải là người ưa nhảy việc hay không?

-Những lý do muốn được vào làm trong công ty bạn-hãy đọc kỹ những lý do mà họ đưa ra. Bạn có thể tìm kiếm được nhiều thông tin qua những việc mà họ đã làm, đồng thời biết được họ đã bỏ thời gian tìm hiểu công ty bạn nhiều hay ít.

Đối với những người không đủ tiêu chuẩn, đừng quên gửi thư phúc đáp để cho họ biết họ đã không được chọn lựa. Bạn không cần phải đưa ra lý do trong thư, nhưng có thể họ sẽ liên lạc với bạn để hỏi tại sao, chính vì thế, hãy chắc chắn rằng danh sách bạn rút ngắn phải công bằng để có thể giải thích thoả đáng. Nếu bạn nhờ một công ty tuyển dụng, bạn nên yêu cầu công ty này phải tiến hành các bước như trên.

Bây giờ bạn đã có danh sách rút ngắn để phỏng vấn, bạn cần quyết định cụ thể nên phòng vấn theo dạng nào. Có thể là phỏng vấn qua điện thoại, phỏng vấn trực tiếp…Bạn cũng cần xem xét có nên tiến hành kiểm tra trình độ hay không. Khi mời ứng viên tới phỏng vấn, hãy cho họ biết việc chọn lựa sẽ được tiến hành như thế nào.

Phỏng vấn là bài kiểm tra chung nhất trong quá trình tuyển dụng, đối với ứng viên cũng như người phỏng vấn, việc lên kế hoạch và chuẩn bị là chìa khoá dẫn tới thành công.

Một cuộc phỏng vấn không chỉ là cơ hội để bạn đánh giá ứng viên, đó còn là dịp để bạn biết được họ có thích bạn và công ty của bạn hay không. Tiến hành phỏng vấn cũng là cách để bạn giới thiệu công ty mình rộng rãi hơn và chi tiết hơn.

Bạn cần xem xét nên tiến hành dạng phỏng vấn nào. Nếu bạn đang tìm kiếm cho vị trí quản lý, có thể bạn cần tới một hội đồng phỏng vấn để bạn có thể đưa ra quyết định sau khi cân nhắc nhiều quan điểm khác nhau của cả hội đồng.

Nếu vị trí tuyển dụng là nhân viên thông thường, bạn có thể chỉ cần một người phỏng vấn, nếu nhiều hơn thì cần phải có sự thống nhất trong hội đồng phỏng vấn.

Chọn khu vực phỏng vấn càng độc lập càng tốt để không bị ngắt giữa chừng. Tắt điện thoại cá nhân và ngắt điện thoại bàn, treo biển “không làm phiền” ngoài cửa để tránh có khách đột xuất. Tất cả những công đoạn này thể hiện bạn là người tôn trọng ứng viên và đảm bảo điều kiện tốt nhất cho họ thể hiện, trừ phi bạn muốn dùng một vài tình huống đặc biệt nào đó để thử phản ứng của họ.

Khi ứng viên tới hãy giúp họ bớt căng thẳng bằng cách hướng dẫn họ ngồi vào vị trí và lấy nước cho họ. Cố gắng đừng bắt họ chờ đợi một cách không cần thiết, bởi vì điều này có thể làm cho họ thấy căng thẳng và tạo ấn tượng xấu. Khi chào đón họ, hãy giới thiệu về mình và hỏi xem họ tìm đường tới công ty có dễ không.

Bắt đầu cuộc phỏng vấn bằng cách giải thích bạn là ai (vị trí công việc) và nói ngắn gọn về công việc của bạn. Sau đó cho họ biết cách thức phỏng vấn và những điều cần trao đổi. Việc thông báo trước sẽ khiến cho ứng viên thấy thoải mái hơn do không phải cố đoán điều gì sẽ xảy ra. Bạn cũng có thể yêu cầu ứng viên đặt câu hỏi vào cuối buổi phỏng vấn nếu họ muốn.

Tất nhiên những điểm được chú ý đầu tiên là trình độ học vấn, quá trình làm việc, năng lực chuyên môn. Tất cả các câu hỏi cần phải liên quan tới công việc, tránh những câu mà bạn có thể không hỏi được ở các ứng viên khác. Đừng hỏi những câu khiến bạn có thể phân biệt trực tiếp hay gián tiếp như về tôn giáo, tín ngưỡng…Nên đưa ra những câu hỏi mở chứ không phải là câu hỏi trả lời “có” hay “không”. Câu hỏi phải cho bạn biết rõ về những điều bạn cần tìm hiểu ở ứng viên, nên hỏi đến cùng nếu bạn cần thông tin cụ thể hơn.

Điểm bắt đầu tốt nhất là hỏi ứng viên xem họ biết gì về công ty bạn và tại sao họ lại thích thú với công việc này.

Tuỳ thuộc vào bản chất công việc mà nên có bài kiểm tra thực hành hay không. Ví dụ, nếu bạn tuyển thư kí, hãy bố trí một máy tính để họ có thể soạn thảo một tài liệu mà bạn cần.

Kết thúc cuộc phỏng vấn, bạn nên cho ứng viên biết kết quả càng sớm càng tốt, tốt nhất bạn nên gửi thư cho họ. Cố gắng phỏng vấn tất cả các ứng viên bạn đã chọn trong thời gian ngắn để người được phỏng vấn đầu tiên không phải chờ đợi lâu. Điều này cũng giúp bạn tạo được hình ảnh chuyên nghiệp cho công ty và tránh bị mất những ứng viên giỏi.