Chiêu thứ 3: Ngăn chặn người sử dụng thực hiện một số hành động nào đó nhất định

Bạn có thể quản lý việc tương tác với các bảng tính của bạn bằng cách giám sát và đáp ứng các sự kiện. Các sự kiện (event), là những hành động xảy ra khi bạn làm việc với các bảng tính hoặc các Sheet. Những sự kiện này thường bao gồm việc mở (open) một bảng tính, lưu (save) nó, và đóng (close) nó. Bạn có thể bảo Excel chạy những mã Visual Basic (macro) một cách tự động khi xảy ra bất kỳ một trong những sự kiện như thế.

Tuy nhiên, bạn nên biết rằng, người sử dụng có thể vượt qua tất cả những mã bảo vệ bởi Visual Basic bẳng cách vô hiệu hóa việc thực thi các macro: Nhấn nút Office ➝ Excel Opions ➝ Trust Center ➝ Trust Center Setting ➝ Macro Settings [E2003: Tools | Macro | Security]. Nếu đặt mức độ an toàn là Disable all macros with notification [E2003: mức Medium], mỗi khi mở một bảng tính có chứa macro, Excel sẽ xuất hiện một hộp thông báo và cho phép người sử dụng có cơ hội để tắt các macro. Nếu đặt mức độ an toàn là Disable all macros without notification[E2003: mức High], Excel sẽ ngăn không cho chạy tất cả các macro có trong bảng tính. Nói cách khác, khi cần phải dùng các macro có trong bảng tính, người sử dụng sẽ chọn một mức an toàn thích hợp để cho phép sử dụng các macro.​

Bạn hãy nhập đoạn code sau đây vào cửa sổ VBE. Sau khi nhập xong, nhấn Alt+Q để trở về Excel, rồi lưu lại bảng tính:

Private Sub workbook_BeforeSave(ByVal SaveAsUI As Boolean, _
Cancel As Boolean)
Dim lReply As Long
If SaveAsUI = True Then
lReply = MsgBox("Sorry, you are not allowed to save this workbook as another name." _ 
& "Do you wish to save this workbook?", vbQuestion + vbOKCancel)
Cancel = (lReply = vbCancel)
If Cancel = False Then Me.Save
Cancel = True
End If
End Sub

Thử một tí. Bạn nhấn Ctrl+S (hoặc gọi lệnh Save) xem. Bảng tính của bạn lưu bình thường. Bây giờ bạn nhấn F12 (hoặc gọi lệnh Save as), bạn sẽ gặp một cảnh báo, nói rằng bạn không thể lưu lại bảng tính này dưới bất kỳ một tên nào khác, trừ phi bạn vô hiệu hóa các macro.

Nói thêm, khi bạn lưu một bảng tính có chứa macro hoặc code trong Excel 2007, bạn sẽ được nhắc nhở rằng bạn phải lưu file ở dạng cho phép macro hoạt động (macro-enable workbook), có phần mở rộng là *.xlsm, chứ không thể lưu ở dạng bình thường (*.xlsx).​

Private Sub workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean)
Cancel = True
MsgBox "Sorry, you cannot Print from this workbook", vbInformation
End Sub

Nhấn Ctrl+Q để quay về Excel và lưu lại. Từ bây giờ, nếu có ai có muốn ra lệnh in bảng tính này, sẽ không có gì xảy ra. Dòng lệnh MsgBox ở đoạn code trên chỉ là một tùy chọn, nhưng bạn nên sử dụng nó, vì ít nhất thì nó cũng để lại một thông tin gì đó, để người khác sẽ không tưởng lầm rằng máy in của họ bị hư, hoặc là chương trình Excel có lỗi!

Nếu bạn chỉ muốn ngăn chận in một phần nào đó trong bảng tính, ví dụ không cho in Sheet1 và Sheet2, bạn sử dụng đoạn code sau:

Private Sub workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean)
Select Case ActiveSheet.Name
Case "Sheet1", "Sheet2"
Cancel = True
MsgBox "Sorry, you cannot print this sheet from this workbook", _
vbInformation
End Select
End Sub

Dĩ nhiên bạn có thể thêm vào bất kỳ Sheet nào có trong bảng tính của bạn. Chỉ việc nhập tên của nó vào trong hàng có lệnh Case, và tách biệt Sheet này với Sheet khác bằng dấu phẩy, và nhớ nhập tên Sheet trong một cặp dấu nháy kép. Trong trường hợp bạn chỉ muốn ngăn chận không cho in một Sheet mà thôi, bạn chỉ cần nhập tên của Sheet đó (trong cặp nháy kép) sau chữ Case, và không cần gõ dấu phẩy.​

Private Sub Workbook_NewSheet(ByVal Sh As Object)
Application.DisplayAlerts = False
MsgBox "Sorry, you cannot add any more sheets to this workbook", _
vbInformation
Sh.Delete
Application.DisplayAlerts = True
End Sub

Khi có ai đó chèn thêm một Sheet mới vào trong bảng tính, trước tiên Excel sẽ xuất hiện hộp cảnh cáo: “Xin lỗi, bạn không thể thêm bất kỳ Sheet nào vào trong bảng tính này”, rồi ngay lập tức, Excel sẽ xóa cái Sheet mới thêm vào khi nút OK trong hộp cảnh báo được nhấn. Công dụng của dòng lệnh Application.DisplayAlerts = False là không hiển thị hộp cảnh báo xác nhận việc xóa một Sheet nào đó trong Excel.

Một cách khác để ngăn chận việc chèn thêm Sheet vào bảng tính là bạn chọn Review trên thanh Ribbon, chọn lệnh Protect Workbooktrong nhóm Changes, rồi chọn lệnh Protect Structure and Windows [E2003: Tools | Protection | Protect Workbook… đánh dấu kiểm vào tùy chọn Structure] và nhấn OK (có thể đặt password nếu thích). Tuy nhiên, như đã nói ở đầu bài, việc này sẽ ngăn chận hết mọi thao tác với các Sheet trong bảng tính.