Chuẩn bị đàm phán như thế nào?

– Trong quá trình đàm phán, cần có khả năng đoán ý qua lời nói và sắc mặt của đối phương cũng như hành vi, nhất cử nhất động, nắm bắt tâm lý của họ, để từ đó đưa ra những hình thức đàm phán tốt nhất, đồng thời áp dụng các sách lược ứng phó với đối tác đàm phán. Việc đoán ý qua lời nói và sắc mặt chính là những phòng bị của người đàm phán.

Một thương gia người Mỹ gốc Hoa tên là Thi Lộ Hoa có khả năng đoán ý của người khác qua lời nói và sắc mặt, vì thế mà ông đã giành được rất nhiều thành công trong sự nghiệp kinh doanh. Một lần, trong một bữa tiệc, Thi Lộ Hoa đã gặp mặt thương gia buôn bán gỗ Richard tới từ Pennsylvania. Richard là người luôn có cảm giác tự ti, điều này khiến ông ta luôn nhìn người khác với ánh mắt nghi ngờ. Tuy nhiên vợ của Richard là một phụ nữ rất năng động, tháo vát, những kinh nghiệm giao tiếp xã hội cũng rất giỏi, vì thế đã giúp cho Richard giành được không ít thành công trong kinh doanh, và tài sản của họ tích luỹ được ngày càng nhiều. Bạn của Richard luôn chúc mừng anh khi cưới được một người vợ tuyệt vời. Nhưng nghe những lời khen này, Richard lại cảm thấy không vui lắm.khi Thi Lộ Hoa muốn cùng Richard kí kết hợp đồng hợp tác đại lý dài hạn, thì số hàng gỗ của Richard được vận chuyển tới Pennsylvania, đúng lúc này thì mọi người đang khen tài kinh doanh của vợ Richard. Thi Lộ Hoa ngẫm nghĩ một lúc rồi cười nói với Richard: “ Ông Richard, ông đến thật đúng lúc, chúng tôi đang nói chuyện về ông đây! ” Richard dưới ánh nhìn nghi ngờ, nghe Thi Lộ Hoa nói: “ Chúng tôi đang tranh luận một vấn đề. Có người nói, tất cả sự nghiệp kinh doanh của ông đều do vợ ông làm được mà có, nếu tự bản thân ông thì ông không làm được! ” Nói tới đây, Thi Lộ Hoa cố ý ngừng lại để xem phản ứng của Richard như thế nào. Sau đó lại tiếp tục nói: “ Tôi thì tôi không đồng tình với cách nói này, tôi nghĩ rằng ông Richard là một thương gia năng động, chuyện gì cũng có thể làm được, tuy nhiên vì tôn trọng quyền phụ nữ nên một số việc nhẹ nhàng để vợ gánh vác, còn mình sẽ giải quyết những việc to lớn hơn, ông thấy tôi nói vậy có đúng không? ” . “ …., ông nói rất đúng ”. Bất chợt, Richard cười. Ông kéo Thi Lộ Hoa lại gần, và xem Thi Lộ Hoa như một người bạn tốt. Ngày thứ hai, họ đã cùng nhau thống nhất kí kết một hợp đồng hợp tác kinh doanh gỗ dài hạn.
Trong cuộc đàm phán, để có cách nhìn nhận nhạy bén đoán ý người khác qua cử chỉ và lời nói thì cần nắm rõ những ý nghĩa của ngôn ngữ cơ thể sau đây:
1, Trong vòng một giây mà chớp mắt liên tục thì đây là biểu hiện tinh thần thoải mái, có hứng thú với mọi sự vật, sự việc, có khi lại được hiểu là cảm giác khó chịu, sợ sệt, không dám nhìn thẳng đối phương; mở to mắt nhìn biểu thị sự thích thú.
2, Mắt nhấp nháy liên tục, đây là cử động bình thường, thường được hiểu như che giấu một hành động nào đó hay tính cách không thành thật.
3, Con ngươi mắt biến đổi chứng tỏ rất có ý chí để khống chế mọi việc. Khi con người ở vào trạng thái khẳng định, vui mừng, thích thú thì con ngươi mắt mở to, ánh mắt có thần; khi ở trong trạng thái phủ định, đau khổ, căm ghét thì con ngươi mắt nhỏ lại, ánh mắt không được sáng. Thời cổ ngày xưa, thương gia Chu Ngọc rất quan tâm tới vấn đề này, ông có thể nhìn vào con ngươi mắt của khách mà biết được rằng đối phương có thích hàng hoá hay không, để từ đó định mức giá cả cao thấp. Vì vậy mà có một số người thường đeo một chiếc kính đổi màu để che đi những khuyết điểm của mình.
4, Khoanh hai tay trước ngực, hai chân vắt chéo, biểu thị không muốn nói chuyện với người khác; hơi ngẩng đầu, tay đặt trên ghế hay trên bàn, hai chân để ra trước, hai mắt nhìn đối phương điều này biểu thị cảm giác thích thú được trò chuyện.
5, Lưng thẳng, đằng trước và sau luôn ở trạng thái thẳng, điều này có nghĩa là cảm xúc của người này rất dồi dào, tự tin, năng lực mạnh mẽ. Ngược lại, hai vai trùng xuống, biểu hiện cảm xúc mệt mỏi, thất vọng, bị động, tiêu cực.
6, Khi hút thuốc, thổi khói lên trên là biểu hiện sự tích cực, tự tin, đầu ngẩng cao. Khi khói thuốc bay xuống dưới, đó là biểu hiện của thái độ tiêu cực, kém ý chí, có sự hoài nghi lo lắng.
7, Hút thuốc không ngừng là biểu hiện nội tâm mâu thuẫn, phức tạp hay nôn nóng bất an. Điều này chính là những biểu hiện không có ý chí hay tâm lí bất an.
8, Để thuốc cháy nhưng rất ít hút, là biểu hiện cảm xúc hay suy nghĩ căng thẳng.
9, Chưa hút hết thuốc đã vứt bỏ là biểu hiện muốn kết thúc cuộc nói chuyện hoặc hạ quyết tâm.
Khi phân tích và phán đoán ngôn ngữ cơ thể, nhất thiết phải xem xét vô cùng tỉ mỉ, do ý nghĩa biểu đạt ngôn ngữ cơ thể so với tính cách cũng như bối cảnh văn hoá của con người là không giống nhau, nên nhất thiết phải căn cứ vào một số người nào đó trong những trường hợp đặc biệt mới lĩnh hội được ý nghĩa sâu xa của nó. Trong đàm phán, đối phương có khi lợi dụng một vài động tác hay thái độ, hành vi nhằm mê hoặc bạn, nhưng nếu quan sát xâu chuỗi những hành động đó ngay từ đầu hay theo dõi những hành động trước sau của anh ta cùng những mặt liên quan đến nội dung lời nói, ngữ âm, ngữ khí và ngữ điệu từ đó có thể tìm ra những sơ hở, vạch ra chân tướng sự việc. Người đàm phán nắm bắt tốt những ý nghĩa của ngôn ngữ cơ thể, sẽ có tác dụng rất lớn trong việc tìm ra chính xác ngọn ngành phán đoán.
Mặt khác trong việc tiến hành cuộc đàm phán cần chú ý tới việc ứng biến nhanh, tốt, điều này sẽ mang lại khả năng phòng bị cho người phán đoán. Trong quá trình đàm phán, đôi bên sẽ đưa ra những lời lẽ sắc bén để bảo đảm lợi ích cho mình, tiếp đó là những biến hoá thay đổi của hai bên đối tác, hình thức đàm phán nhờ đó mà trở nên phong phú, mở rộng hơn. Lúc này người đàm phán nên áp dụng những ứng biến linh hoạt, sử dụng những phương án khả thi và tính toán lại quyết sách của mình. Ngược lại, tư tưởng bảo thủ cùng với những lề thói cũ chỉ làm cho cuộc đàm phán thất bại và rơi vào bế tắc.
Thông thường, một cuộc đàm phán thành công luôn phải được tiến hành ba lần. Lần đầu, hai bên thám thính tình hình đối phương, ví dụ như thám thính những chính sách kinh doanh chủ yếu của công ty đối tác có thể hay không thể mang lại cơ hội hợp tác v.v. Lần thứ hai, đàm phán dựa trên cơ sở những tình hình đã nắm bắt được, sau đó đề ra mong muốn cùng hợp tác và yêu cầu hợp tác. Vì thế mà người đàm phán cần chủ động nắm bắt tình hình và tư liệu của đối tác ngay từ trước, đồng thời cần xác định được hiệu quả của cuộc đàm phán nằm ở chỗ nào.
Việc ứng biến linh hoạt nhằm mục đích khống chế được tình hình cục diện tốt hơn, để làm tốt điều đó thì người đàm phán phải hiểu rõ đặc điểm mấu chốt. Nắm chắc vấn đề trọng tâm trong cuộc đàm phán. Điều này không hoàn toàn để lộ bản thân bạn cũng như mục đích chính, vì thế gọi là sách lược “ nói thế này nhưng nghĩ thế kia ” hay “ dương đông kích tây ” “ mờ ám tránh sự thật ”, áp dụng biện pháp này để tránh việc đối phương nắm trúng tim đen khiến bạn mất đi quyền làm chủ của mình.
Ví dụ như, trong cuộc đàm phán giữa một công ty gang thép Hàng Châu và công ty gang thép của Mỹ, về phía công ty của Mỹ đã đưa ra yêu cầu giá cả quá cứng nhắc. Đại diện công ty Mỹ cho biết, nếu như công ty Trung Quốc không cung cấp thiết bị thì sẽ gặp thất bại trên thị trường; Về phía Trung Quốc, đại diện công ty cho rằng, nếu cuộc đàm phán giữa hai bên thất bại thì xảy ra tổn thất là điều đương nhiên, nhưng sau đó còn rất nhiều cơ hội. Về phí công ty Mỹ sau ba lần cân nhắc, đặc biệt quan tâm tới việc đàm phán giữa hai bên gặp thất bại, điều này rất có thể sẽ mất đi cả một thị trường Trung Quốc rộng lớn, vì thế mà không thể không nhượng bộ. Trong cuộc đàm phán này, Trung Quốc trên thực tế đã che giấu những yêu cầu cấp bách của mình, trên cơ sở nắm bắt tốt nhu cầu của đối phương mà giành được thành công.
Khống chế được cục diện là vấn đề chủ yếu nhất cần nắm bắt, không thể bỏ qua một tình tiết nhỏ nào, Khi đối phương công kích gây hấn hay có thái độ đối đầu gay gắt thì bạn nên cách ứng phó sắc xảo, vận dụng nhiều kĩ ảo đàm phán để nắm chắc và khống chế được cục diện.
Đàm phán thương vụ chính là sự giao chiến tương đối phức tạp về mặt ngôn ngữ giữa hai bên đàm phán Trong quá trình đàm phán tâm lí hai bên đã trải qua nhiều thử thách và cam go. Nếu như người đàm phán không có khả năng có được tâm lí vững vàng thì rất khó có thể giành được thành công trong cuộc đàm phán. Tố chất tâm lí tốt cũng là một trong những năng lực chuẩn bị tốt.
Trong đàm phán, để bảo vệ quyền lợi và lợi ích của mình mà hai bên đàm phán đã nảy sinh mâu thuẫn xung đột, đối phương có thể nôn nóng hấp tấp hay có ý làm khó dễ thì rất có thể chuyển hướng thay vì đàm phán về việc thì chuyển sang người. Với những hành vi thô bạo hay có ý xấu nếu như chúng ta châm biếm lại thì rất dễ gây ra cãi vã, ảnh hưởng đến hoà khí, lại làm hỏng tiến trình đàm phán. Tốt nhất lúc này chúng ta nên kìm chế cảm xúc, giữ thái độ bình tĩnh, tránh xảy ra xung đột nghiêm trọng. Phương án tốt nhất là bình tĩnh lắng nghe ý kiến đối phương, biết nhìn nhận những lỗi sai của mình, sau đó đưa ra ý kiến tiến hành lại cuộc đàm phán, cũng như chuyển hướng đưa ra những ý kiến khác nhau với đối phương, hay sau khi bất đồng phát sinh thì biết dừng lại, sau khi điều chỉnh lại trạng thái tâm lí thì tiếp tục tiến hành thảo luận. Bình tĩnh xử lý tốt vấn đề đó cũng là biểu hiện một trạng thái tâm lí tốt, vững vàng.
Làm người luôn mang trong mình tố chất tâm lí bền vững, ý chí quật cường và một tinh thần thép. Là một người đàm phán cũng cần mang trong mình phẩm chất cũng như sự quyết tâm vững chắc. Giống như câu nói của Miroslav Klose thuộc công ty MSI ( McClellan Summation Index ): “ trên thế giới này không gì có thể thay thế được “ kiên định ”; “ tài năng ” cũng không thể thay thế, vì một người có tài nhưng cũng chưa đạt được thành công; “ thiên tài ” cũng không thể vì thiên tài ngày càng bị mai một; “ giáo dục ” cũng không thể, vì đa số là những đồ phế thải đã nhận được sự giáo dục; chỉ có “ sự kiên định ” và “ quyết tâm ” mới là vô cớ ”.
Ngoài ra, một người đàm phán khi phải ứng phó với nhiều cục diện khác nhau, đòi hỏi cần phải có sự quyết tâm. Trong thời gian đàm phán, nếu như trước đó bạn lo buồn thái quá hay có tâm lí áp lực nặng nề thì sẽ làm tâm trí rối bời, không tập trung được. Trong khi đàm phán, đối với mỗi người đàm phán mà nói thì trước tiên nên để đầu óc thư thái, tinh thần được tập trung cao độ, vì vậy mà trong lúc đàm phán không nên lo lắng quá nhiều, nên có tâm lí đàm phán “ thắng bại là chuyện thường tình ”, đồng thời kết quả đàm phán cũng không nhất định lúc nào cũng thất bại. Nếu như trong bạn luôn tồn tại tâm lí trở ngại, trong khi đàm phán luôn có cảm giác quá tự ti, khi nói không rành mạch, đầu xuôi đuôi lọt, thì có thể khẳng định bạn sẽ thất bại trước đối thủ. Đối với tình hình này, người đàm phán nên tiến hành rèn luyện trong thực tiễn, luôn giữ thái độ tình cảm lạc quan, tích cực tham gia các hoạt động xã hội tập thể, để giành được thành công trong khi đàm phán.
Đàm phán chính là quá trình hiệp thương giữa hai bên, yêu cầu người đàm phán phảI trang bị những năng lực đàm phán thông thạo, so với thực tế thì đó cũng là năng lực giao tiếp. Năng lực giao tiếp yêu cầu người đàm phán phải có khả năng diễn đạt ngôn ngữ tốt. Đàm phán không giống như diễn thuyết, nên không yêu cầu mỗi người đàm phán có khả năng điều chỉnh ngôn ngữ thông thạo, nhưng phải biểu đạt rõ ràng các vấn đề và hướng ý. Nếu không, đối thoại không rành rọt sẽ cản trở quá trình đàm phán.
Cần thực hiện tốt việc lưu thông, cần biết tranh luận để hiểu hơn về đối phương. Bình tĩnh lắng nghe tình hình của đối phương, ví dụ như sở thích của đối phương hay những cách nhìn nhận của họ đối với sự vật sự việc. Cũng thông qua ngôn ngữ trò chuyện để tìm hiểu kĩ hơn. Đồng thời, cũng tạo điều kiện để đối phương hiểu bạn, tìm hiểu những suy nghĩ, hành động, hay cách nhìn nhận của bạn về sự vật, cũng như thái độ lập trường của bạn đối với cuộc đàm phán, điều này sẽ trợ giúp đối phương rất nhiều và cũng giúp cho cuộc đàm phán giành được thành công.
Cần tìm hiểu đối phương, áp dụng các phương pháp giao tiếp phù hợp, ví dụ như mời khách hay “ đối thủ ” dùng tiệc, đánh tennis hay chơi Bowling. Điều này sẽ giúp cho tư tưởng được thông suốt, giúp tinh thần đối phương không bị căng thẳng. Thông qua những phương pháp tìm hiểu đối phương để từ đó nắm chắc trong tay thế chủ động.

DienDan.Edu.Vn Cám ơn bạn đã quan tâm và rất vui vì bài viết đã đem lại thông tin hữu ích cho bạn.
DienDan.Edu.Vn! là một website với tiêu chí chia sẻ thông tin,... Bạn có thể nhận xét, bổ sung hay yêu cầu hướng dẫn liên quan đến bài viết. Vậy nên đề nghị các bạn cũng không quảng cáo trong comment này ngoại trừ trong chính phần tên của bạn.
Cám ơn.