Lập Kế hoạch công việc là gì?
Kế hoạch là một tập hợp những hoạt động được sắp xếp theo lịch trình thời gian, có thời hạn, nguồn lực thực hiện, ấn định những mục tiêu cụ thể sẽ đạt được và xác định biện pháp tốt nhất… để thực hiện một mục tiêu cuối cùng đã được đề ra.
 |
| Lập kế hoạch công việc |
Tại sao phải lập kế hoạch công việc?
Khái niệm lập kế hoạch công việc là gì? Bạn có thể tham khảo thêm ở bài viết trước tại đây
Lập kế hoạch công việclà một nhiệm vụ không thể thiếu của nhà quản lý cấp trung để thực hiện chức năng quản lý công việc. Một bản kế hoạch tốt sẽ giúp nhà quản lý cấp trung dễ dàng hơn trong điều hành công việc và ngược lại, một nhà quản lý cấp trung không biết cách xây dựng bản kế hoạch công việc hiệu quả thì hiệu quả làm việc của bản thân nói riêng và toàn bộ tổ chức nói chung sẽ không cao. Nắm được phương pháp lập kế hoạch sẽ giúp nhà quản lý thực hiện tốt chức năng này.
Vai trò của lập kế hoạch công việc
Bản kế hoạch công việc giữ vai trò như la bàn chỉ đường để nhà quản lý cùng tổ chức của mình có thể đi tới đích một cách nhanh nhất đồng thời hiệu quả và tiết kiệm chi phí nguồn lực nhất. Bởi lẽ lập kế hoạch công việc giúp nhà quản lý cấp trung trong các khía cạnh sau:
 |
| Vai trò của lập kế hoạch công việc |
Tư duy có hệ thống hơn để tiên liệu các tình huống xảy ra.
Phối hợp mọi nguồn lực hữu hiệu hơn.
Lập kế hoạch giảm được sự chồng chéo và những hoạt động lãng phí. Hiển nhiên là khi mục tiêu và những phương tiện đã rõ ràng thì những yếu tố phi hiệu suất cũng được bộc lộ.
Tập trung vào các mục tiêu
Bản kế hoạch đã đặt rõ mục tiêu đề ra cần đạt được vì vậy, mọi hoạt động trong bản kế hoạch đều hướng tới việc hoàn thành mục tiêu đề ra. Tập trung vào các mục tiêu đó giúp tiết kiệm các nguồn lực không cần thiết tránh lãng phí.
Nắm vững các nhiệm vụ cơ bản của tổ chức để phối hợp với các vị trí quản lý khác.
Việc phối kết hợp giữa các bộ phận khác nhau và các quản lý cấp trung với nhau giữ vai trò rất quan trọng. Nếu không căn cứ vào bản kế hoạch, có thể các công việc sẽ bị trùng lặp ở một hay một số giai đoạn nào đó. Đồng thời rất dễ dẫn đến mâu thuẫn giữa các bộ phận với nhau. Việc lập kế hoạch công việc giúp nhà quản lý tránh được những khó khăn này.
Sẵn sàng ứng phó và đối phó với những thay đổi của môi trường bên ngoài.
Phải thống nhất rằng, bản kế hoạch không phải là một sản phẩm hoàn hảo nhất là trong điều kiện môi trường nhiều biến động như hiện nay.
Lập kế hoạch có tác dụng là dự liệu trước những tình huống có thể xảy ra và đề xuất phương án dự phòng. Lập kế hoạch buộc những người quản lý phải nhìn về phía trước, dự đoán những thay đổi trong nội bộ cũng như ngoài môi trường, cân nhắc ảnh hưởng của chúng và đưa ra những phản ứng đối phó thích hợp.
Phát triển hữu hiệu các tiêu chuẩn kiểm tra.
Phương pháp lập kế hoạch công việc
Lên kế hoạch là quá trình bạn dự định sử dụng thời gian của mình như thế nào. Nếu bạn biết cách lên kế hoạch, bạn có thể giảm stress và tối đa hiệu quả công việc của mình. Đây cũng được coi như một trong những kỹ năng quản lý thời gian quan trọng nhất.
Trước khi bạn có thể lên kế hoạch hợp lý, bạn cần có một hệ thống lên kế hoạch hiệu quả. Nó có thể là một cuốn nhật ký, cuốn lịch, bảng biểu vạch ra trên giấy hoặc gói phần mềm. Giải pháp tốt nhất phụ thuộc vào hoàn cảnh của bạn.
Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc why?
Đây là yêu cầu bắt buộc bạn không thể bỏ qua khi lập kế hoạch. Mục tiêu là đích mà bạn muốn đạt được khi thực hiện kế hoạch của mình. Bản kế hoạch không có mục tiêu cũng như đi đường mà không có đích tới. Bạn không biết mình sẽ đi đâu thì sẽ không bao giờ có thể biết bạn cần đi như thế nào? Do vậy, việc xác định mục tiêu là vô cùng quan trọng. Để làm tốt điều này, bạn cần trả lời được các câu hỏi sau:
- Tại sao bạn phải làm công việc này?
- Ý nghĩa của công việc đó với hoạt động của tổ chức
- Hậu quả nếu bạn không thực hiện công việc này?
Xác định nội dung công việc (what)
Sau khi đã xác định đúng đắn mục tiêu mà bạn cần đạt được thì việc tiếp theo là liệt kê nội dung các công việc mà bạn sẽ phải làm để đạt được mục tiêu đề ra.
Xác định 3W: where, when, who+ 1H
Công việc đó thực hiện khi nào, khi nào thì phát triển, khi nào kết thúc…bạn phải lên lịch trình thời gian cụ thể cho các hạng mục công việc. Công việc này khi nào phải hoàn thành, tất cả đều phải có deadline để đảm bảo: thứ nhất : tiêu chí đánh giá hiệu quả công việc, thứ hai công việc này hoàn thành là điều kiện cần để thực hiện công việc tiếp theo.
 |
| Lập kế hoạch công việc-thứ tự ưu tiên công việc |
Một điểm cần lưu ý đó là thứ tự ưu tiên công việc, điều này tưởng đơn giản nhưng lại rất quan trọng. Bạn cần xác định, việc nào là quan trọng nhất trong kế hoạch của bạn? Việc nào cần hoàn thành trước …để từ đó sắp xếp thời gian cho từng hạng mục công việc.
Đồng thời xác định địa điểm thực hiện công việc : có thể tại nơi làm việc và điều kiện hoàn thành công việc. Cuối cùng bạn cần xác định nhân lực nào là người thực hiện công việc đó? Điều này cần được căn cứ vào rất nhiều yếu tố: năng lực nhân viên, điều kiện cá nhân nhân viên, yêu cầu của công việc, ….
Xác định cách thức thực hiện 1H (how):
Xác định phương pháp kiểm tra, kiểm soát
Một bản kế hoạch được lập ra bao giờ cũng cần có phương án kiểm tra, giám sát nhằm kịp thời phát hiện những điểm bất cập còn tồn tại, sửa chữa sai lầm để đảm bảo kế hoạch hoàn thành theo đúng tiến độ. Thậm chí lên phương án thay đổi kế hoạch khi cần thiết. Những người được phân công công việc kiểm tra giám sát phải thật sự là những người mà bạn hoàn toàn tin tưởng về chuyên môn lẫn trách nhiệm trong công việc, có như vậy công tác kiểm tra, kiểm soát mới phát huy tác dụng.
Xác định nguồn lực thực hiện 5M
Nguồn lực thực hiện được đưa ra theo công thức 5M: Man-Money- Method- Materia-Machine tương ứng với 5 yếu tố Con người- tài chính- thời gian- nguyên vật liệu- kỹ thuật hỗ trợ.
Tất nhiên, đây là các nguồn lực không thể thiếu để đảm bảo kế hoạch được thực hiện một cách hiệu quả nhất.
Trên đây là phương pháp để bạn xây dựng bản kế hoạch công việc cho tổ chức. Tùy từng mục tiêu ngắn hạn hay dài hạn trong công việc để bạn có thể linh hoạt xây dựng các bản kế hoạch khác nhau.
Học viện doanh nhân INCIP– Đơn vị chuyên thiết kế các chương trình đào tạo cho doanh nghiệp, đặc biệt là Khóa học quản lý cấp trung, khóa học thu hồi công nợ và Kỹ năng bán hàng. Nếu doanh nghiệp bạn đang gặp khó khăn trong vấn đề nhân sự, liên hệ với chúng tôi để được tư vấn trực tiếp.
HOTLINE: 0982 463 980
DienDan.Edu.Vn Cám ơn bạn đã quan tâm và rất vui vì bài viết đã đem lại thông tin hữu ích cho bạn.DienDan.Edu.Vn! là một website với tiêu chí chia sẻ thông tin,... Bạn có thể nhận xét, bổ sung hay yêu cầu hướng dẫn liên quan đến bài viết. Vậy nên đề nghị các bạn cũng không quảng cáo trong comment này ngoại trừ trong chính phần tên của bạn.Cám ơn.
