Excel là một công cụ được khá nhiều kế toán sử dụng trong công việc quản lý hàng hóa hay thu chi. Chính vì vậy những mẫu file Excel quản lý thu chi cũng dần trở nên quen thuộc hơn với các công ty, doanh nghiệp. Hãy cùng tìm hiểu rõ hơn về phương pháp quản lý thu chi bằng Excel dưới đây để theo dõi và kiểm soát thu chi hợp lý nhất nhé.
1. Ưu nhược điểm và những nội dung có trong file quản lý thu chi bằng Excel
Quản lý thu chi công ty bằng excel
1.1. Ưu nhược điểm khi sử dụng Excel quản lý thu chi
Quản lý thu chi tiền mặt bằng Excel không chỉ có thể theo dõi thu chi của các công ty mà còn phù hợp cho các cá nhân khi kiểm soát chi tiêu của bản thân. Phương pháp này khá được ưa chuộng bởi những lợi ích thiết thực đưa đến khi quản lý thu chi:
- Thống kê thu chi chi tiết theo từng hạng mục qua từng ngày, từng tuần, từng tháng giúp dễ dàng hơn trong việc quản lý, đánh giá tình hình thu chi.
- Số liệu chính xác, rõ ràng giúp lên kế hoạch thu chi khoa học và hiệu quả hơn.
- Tạo báo cáo tổng hợp tình hình chi tiêu hàng tháng cũng như báo cáo so sánh chi tiêu thực tế so với kế hoạch giúp cân đối thu chi hợp lý nhất.
- Có thể chủ động trong việc cập nhật số liệu nhanh chóng và thêm bớt danh mục.
- Chi phí đầu tư và sử dụng thấp.
Tuy nhiên bên cạnh đó quản lý thu chi bằng Excel vẫn còn tồn tại một vài hạn chế như sau:
- Để quản lý thu chi bằng Excel, người dùng phải am hiểu và thành thạo sử dụng Excel bởi các hàm và công thức của nó sẽ khá phức tạp.
- Khi phải quản lý quá nhiều thông tin, phần mềm sẽ gặp tình trạng chậm và thiếu linh hoạt trong việc thống kê, theo dõi.
- Khó phân tích thống kê mang tính quản trị trên Excel vì vậy nó chỉ phù hợp cho những doanh nghiệp mới thành lập, quy mô nhỏ.
- Tính bảo mật không cao, dễ dàng xảy ra hiện tượng thất lạc file.
1.2. Những nội dung có trong file quản lý thu chi bằng Excel
Để xây dựng một mẫu file Excel quản lý thu chi công ty hay cá nhân hiệu quả, người dùng cần có những nội dung sau trong file:
- Thông tin về chứng từ: Số thứ tự, ngày tháng (đối với thu chi công ty)
- Thông tin về giao dịch: Họ và tên người thực hiện, nội dung giao dịch (đối với thu chi công ty)
- Thông tin về tài khoản phát sinh: Thu/chi, nội dung, số tiền, ghi chú (nếu có)
2. Một số mẫu quản lý thu chi bằng Excel thông dụng
2.1. Mẫu file Excel quản lý thu chi công ty
Quản lý thu chi công ty bằng Excel sẽ phức tạp hơn so với quản lý thu chi cá nhân bởi nó liên quan đến nhiều giao dịch phát sinh của công ty. Bên cạnh đó thu chi công ty cũng cần được kê khai rõ để tạo điều kiện cho việc lên kế hoạch thu chi cũng như đánh giá lợi nhuận của công ty. Các chủ cửa hàng có quy mô nhỏ và vừa cũng có thể tham khảo mẫu file sau để áp dụng cho việc quản lý thu chi cửa hàng.
Link download: TẠI ĐÂY
2.2. Mẫu file Excel quản lý thu chi cá nhân
Khi quản lý thu chi cá nhân bằng Excel, người dùng sẽ dễ dàng biết được tình hình chi tiêu của bản thân và có thể cân đối thu chi hợp lý hơn. Mẫu file quản lý thu chi cá nhân cũng đơn giản hơn nhằm phù hợp với cuộc sống hàng ngày.
Link download: TẠI ĐÂY
3. Quản lý thu chi đơn giản bằng phần mềm bán hàng. Tại sao không?
Với công nghệ phát triển hiện nay, các phần mềm hiện đại ra đời đưa đến rất nhiều hỗ trợ cho người dùng. Trong đó các phần mềm bán hàng có tính năng quản lý thu chi được nhiều người ưa chuộng, đặc biệt là các chủ cửa hàng bởi sự đơn giản thuận tiện khi sử dụng của chúng.
Quản lý thu chi bằng phần mềm bán hàng KiotViet
3.1. Các tính năng quản lý thu chi bằng phần mềm
- Lập phiếu thu chi nhanh chóng: Khi có các khoản thu chi phát sinh, người dùng có thể lập phiếu thu chi một cách nhanh chóng. Giao diện thân thiện của các phần mềm sẽ giúp bạn lập phiếu mà không gặp quá nhiều khó khăn.
- Tự động cập nhật khoản thu chi: Với mỗi giao dịch phát sinh: nhập/xuất hàng, hệ thống tự động cập nhật khoản thu chi tương ứng. Nhờ đó chủ cửa hàng có thể dễ dàng tìm kiếm, theo dõi và kiểm soát mà không cần nhập liệu thủ công như trước đây.
- Quản lý nguồn thu chi tiền mặt/ngân hàng: Phần mềm sẽ giúp chủ cửa hàng dễ dàng và chủ động hơn trong việc kiểm soát dòng tiền. Từ đó sẽ hạn chế được tình trạng vượt mức thu chi.
- Báo cáo trực quan: Phần mềm bán hàng hỗ trợ người dùng tối đa trong việc tạo các báo cáo thu chi. Hệ thống có thể thể hiện báo cáo ở nhiều dạng với đầy đủ thông tin giúp chủ cửa hàng có cái nhìn bao quát nhất về tình hình tài chính của cửa hàng.
Hiện tại phần mềm bán hàng đang có chương trình dùng thử MIỄN PHÍ cho mọi khách hàng đăng ký TẤT CẢ CÁC TÍNH NĂNG. Nó sẽ giúp bạn hoàn toàn THẢNH THƠI bán hàng:
3.2. Những tính năng khác
Bên cạnh quản lý thu chi, phần mềm bán hàng còn đưa đến nhiều tính năng tuyệt vời khác hỗ trợ tối đa cho công việc kinh doanh và quản lý.
- Quản lý hàng hóa: Với các phần mềm bán hàng, chủ cửa hàng có thể dễ dàng cập nhật thông tin hàng hóa mọi lúc mọi nơi cũng như điều chỉnh mức giá bán cho các mặt hàng. Hơn nữa, phần mềm còn giúp theo dõi chặt chẽ hàng tồn kho, giảm thiểu tỷ lệ thất thoát cho cửa hàng.
- Quản lý thông tin khách hàng/nhà cung cấp: Tính năng này của phần mềm bán hàng sẽ giúp theo dõi được khách hàng/nhà cung cấp theo các thông tin chi tiết như thời gian mua hàng, số lần mua hàng, công nợ hiện tại, loại khách hay khu vực. Nhờ đó chủ cửa hàng sẽ có thể nắm rõ được tình hình của khách hàng/nhà cung cấp và có được những chương trình ưu đãi phù hợp với từng nhóm.
- Quản lý giao dịch: Các giao dịch như đặt hàng, bán hàng, trả hàng,….sẽ được ghi lại một cách chi tiết trên hệ thống của phần mềm. Những thông tin này sẽ giúp chủ cửa hàng quản lý giao dịch sát sao và chính xác hơn, hạn chế tình trạng sai sót trong hoạt động kinh doanh cửa hàng.
- Hỗ trợ bán hàng nhanh chóng: Nhờ có các phần mềm bán hàng, nhân viên sẽ dễ dàng hơn trong các nghiệp vụ như tạo hóa đơn, đặt hàng, trả hàng,…Điều này giúp việc bán hàng được thực hiện một cách hiệu quả và năng suất hơn, giúp mang lại doanh thu cao hơn cho cửa hàng.
Quản lý hàng hóa bằng phần mềm bán hàng
Quản lý thu chi là một trong những yếu tố quan trọng trong công việc kinh doanh cũng như trong đời sống hàng ngày. Việc sử dụng mẫu file Excel quản lý thu chi sẽ giúp người dùng theo dõi chi tiết và có được cái nhìn tổng quát về tình hình thu chi. Hy vọng những chia sẻ trên sẽ giúp bạn quản lý thu chi hiệu quả và dễ dàng hơn.
DienDan.Edu.Vn Cám ơn bạn đã quan tâm và rất vui vì bài viết đã đem lại thông tin hữu ích cho bạn.DienDan.Edu.Vn! là một website với tiêu chí chia sẻ thông tin,... Bạn có thể nhận xét, bổ sung hay yêu cầu hướng dẫn liên quan đến bài viết. Vậy nên đề nghị các bạn cũng không quảng cáo trong comment này ngoại trừ trong chính phần tên của bạn.Cám ơn.
