Nghệ thuật viết email cho nhà tuyển dụng

Bạn đang có nhu cầu tìm việc?

Một địa chỉ Email “bất bình thường” có thể lập tức trở nên “phản chủ” khi bạn xin việc. Điều này có vẻ không công bằng cho lắm, nhưng nó là một thực tế giống như việc các nhà tuyển dụng đưa ra nhận xét về ứng viên dựa trên những biểu hiện bên ngoài. 

Bạn nên nhớ “ấn tượng đầu tiên là hết sức quan trọng”

Một địa chỉ Email kỳ cục có thể làm người khác phải đỏ mặt. Một nhà tuyển dụng đã kể lại câu chuyện của mình: “Có vẻ như chúng tôi đã tìm được một ứng viên khá giỏi cho vị trí dịch vụ khách hàng. Vấn đề duy nhất lại là Email của người này. Địa chỉ Email làm cho chúng tôi thắc mắc về cô ấy: 

cogaikieuky@h…com. Có ứng viên khác lại có địa chỉ bethichyeu@…..com. Rõ ràng Email này gợi lên một hình ảnh, nhưng lại không phải là hình ảnh mà chúng tôi có thể giao thiệp một cách thân mật với một người phụ trách dịch vụ khách hàng có năng lực”. “Tôi phải là tôi chứ…” bạn có thể tranh luận như vậy. “Nếu như nhà tuyển dụng không thừa nhận cách tôi là tôi thì tôi cũng chẳng muốn làm việc với họ nữa”. Bạn có thể từ chối nhà tuyển dụng theo cách đó nếu bạn muốn. Thực tế, thậm chí tại trang web fatjob.com, một trang web thông tin hỗ trợ cho những người kỳ khôi, cũng khuyên người ta nên cẩn thận với địa chỉ email của mình. Ví dụ, nếu bạn mơ ước trở thành một trợ lý cho một người có danh tiếng, và địa chỉ email của bạn là celebstalker@hotmail (phát ngôn viên cho người nổi tiếng), bạn có thể sẽ không thành công như một người có email là organized@assistant.com (người tổ chức). 

Nếu bạn không chắc chắn về loại thông điệp nào mà địa chỉ Email của mình mang lại, hãy tìm phản hồi từ bè bạn và thậm chí từ một số nhà tuyển dụng nếu có thể. Hãy tìm ra những gì mà địa chỉ Email của bạn giao tiếp. Nếu địa chỉ Email của bạn có thể làm cho các nhà tuyển dụng đánh giá một cách tiêu cực, hãy nghĩ đến việc tạo một cái mới nghe có vẻ chuyên nghiệp hơn từ một dịch vụ Email miễn phí. Hầu hết các nhà tuyển dụng ưa chuộng một địa chỉ email dựa trên tên của bạn, chẳng hạn như Thuthuy@yahoo.com hơn là một địa chỉ Email như bupbebangbong@email.com Gửi Email cho công ty tuyển dụng Email đã trở nên thông dụng đến mức bạn có thể gửi C.V qua Email để đăng ký phỏng vấn và cũng có thể được gửi một Email sau khi phỏng vấn để tiếp tục phỏng vấn lần hai. Thế mà hầu như không có một cuốn sách nào dạy bạn quy tắc Email cả. Tại sao chúng ta lại phải chú ý đến Email như vậy? Vì nó chuyển tải một hình ảnh làm việc chuyên nghiệp và hiện đại. Một vài điều bạn cần lưu ý khi gửi e-mail đến công ty tuyển dụng:

– Ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề. Nếu bạn cần nói nhiều hơn thì tốt nhất là gửi fax hoặc đến tận nơi. Mình thật sự là rất ngại đọc những Email dài ngoằng 3,4 trang nhưng nội dung chính thì không thấy đâu. Ví dụ, mình tuyển nhân viên marketing trực tuyến, mình cần thông tin về khả năng của bạn như SEO, sử dụng các phần mềm làm đồ họa, video clip… (đã nêu trong bản tin tuyển dụng) nhưng các bạn cứ lan man về các hoạt động xã hội của bạn thì … thực sự, nhà tuyển dụng không thích tí nào. 

– Trả lời đầy đủ các câu hỏi, ở mức tốt nhất mà bạn biết, để tránh cho công ty phải hỏi thêm. Nếu Email của bạn không có đủ thông tin và công ty phải gọi điện hỏi lại, hoặc gửi Email hỏi thêm thì họ sẽ rất khó chịu. Nếu bạn cho rằng một vài thông tin của bạn có thể làm nảy sinh câu hỏi thêm thì bạn hãy trả lời luôn cả những câu hỏi đó. Nhà tuyển dụng sẽ rất ấn tượng với phong cách làm việc chu đáo của bạn. 

– Viết đúng ngữ pháp, chính tả và các dấu câu, dù bạn viết bằng ngôn ngữ nào. Viết sai ngữ pháp hoặc dấu câu sẽ làm Email của bạn rất khó hiểu. Nếu bạn viết tiếng Anh, có thể dùng chức năng kiểm tra chính tả để soát lỗi. 

– Trả lời Email thật sớm. Lý do chính để chúng ta gửi Email là vì chúng ta cần và hy vọng một hồi âm nhanh chóng. Nếu không thì chúng ta đã gửi fax hoặc thư. Email của công ty tuyển dụng nên được bạn trả lời trong vòng 24g. Nếu bạn chưa có câu trả lời, hãy gửi một Email thông báo là bạn đang suy nghĩ về vấn đề đó và cho họ biết khoảng bao giờ thì họ có câu trả lời chính xác. Cái này các bạn trẻ hay mắc phải, có lẽ là do chưa biết đến điều này nên các bạn cứ nghĩ là không cần. 

– Cách trình bày cũng rất quan trọng vì thư của bạn sẽ được đọc trên màn hình nên khó hơn đọc trên giấy rất nhiều. Nên dùng những đoạn văn ngắn và cách dòng giữa các đoạn, nên viết ngắn gọn và nêu những ý chính thôi. 

– Cuối cùng, đừng attach những files không thật sự cần thiết. Khi gửi những files đính kèm quá lớn, bạn có thể làm cho công ty ngại mở ra vì sợ virus, hoặc có những hệ thống còn xóa files đính kèm ngay khi Email đến… (sự thật là mình rất … không thích những email gửi đến mà đính kèm đến 5, 7 cái file, tốt nhất các bạn nên gom các file đó vào 1 folder, nén lại thì nhà tuyển dụng chỉ cần tải 1 lần là được, điều này cũng giảm thiểu được các lỗi do quá trình truyền tải nữa)