Nhân Viên Mới – Làm thế nào để viết một bản báo cáo nhân sự ??

Báo cáo có thể được chia thành nhiều loại khác nhau (có nhiều tiêu chí phân loại khác nhau). Tùy vào mục đích mà bạn phải chọn sẽ dùng loại nào. Có báo cáo định kỳ, có báo cáo bất thường,- có báo cáo nhanh, có báo cáo tổng quan, có báo cáo chi tiết, có báo cáo tình hình/tiến độ thì nặng về cung cấp thông tin và mô tả, báo cáo đánh giá thì nặng về đánh giá, so sánh… Tóm lại là muôn màu muôn vẻ. Mỗi loại báo cáo khác nhau cũng sẽ khác nhau về cách làm, bố cục. Nhưng, nhìn chung để có một bản báo cáo tốt cần thực hiện các bước dưới đây: 

– Phải xác định đựơc mục đích yêu cầu của bản báo cáo, báo cáo thường kỳ hay báo cáo chuyên đề, từ đó mới có cơ sở để xây dựng đề cương báo cáo.

– Xây dựng đề cương khái quát.

– Tùy theo mỗi loại báo cáo mà người soạn thảo lựa chọn một bố cục cho thích hợp, ngoài những phần tiêu đề, tên cơ quan, tên báo cáo… phần nội dung thường có 3 phần nhỏ:

– Đánh giá tình hình hoặc mô tả sự việc, hiện tượng xảy ra.

– Phân tích nguyên nhân, điều kiện của sự việc, hiện tượng, đánh giá tình hình, xác định những công việc cần tiếp tục giải quyết.

– Nêu những phương hướng, nhiệm vụ chính để tiếp tục giải quyết các biện pháp tổ chức thực hiện, những tồn tại đang cần giải quyết, những nhiệm vụ tiếp tục đặt ra.

– Thu thập tài liệu, số liệu để đưa vào báo cáo.

– Chọn lọc tài liệu, tổng hợp sự kiện và số liệu phục vụ các yêu cầu trọng tâm của báo cáo.

– Đánh giá tình hình qua tài liệu, số liệu một cách khái quát.

– Dự kiến những đề xuất kiến nghị với cấp trên.

Có thể nêu những điểm chính về nhiệm vụ, chức năng của tổ chức về chủ trương, công tác do cấp trên định hướng xuống. Đồng thời nêu những điều kiện, hoàn cảnh có ảnh hưởng lớn đến việc thực hiện các chủ trương và nhiệm vụ trên.

+ Kiểm điểm những việc đã làm, những việc chưa hoàn thành.

+ Những ưu khuyết điểm của quá trình thực hiện.

+ Đánh giá kết quả, rút ra bài học kinh nghiệm.

Lưu ý: Có thể đánh giá những công việc chủ yếu của đơn vị theo từng nội dung công việc. Nếu là báo cáo tổng hợp, có thể kiểm điểm riêng từng nội dung, nhiệm vụ gồm kiểm điểm công việc đã làm và chưa làm đựơc, đánh giá ưu khuyết điểm và tìm nguyên nhân tồn tại riêng đối với từng lĩnh vực công tác, từng nhiệm vụ được giao.

+ Phương hướng, mục tiêu phấn đấu tiếp tục.

+ Nhiệm vụ cụ thể khắc phục các tồn tại, khuyết điểm.

+ Những kiến nghị với cấp trên.

+ Nhận định những triển vọng.

– Báo cáo nên viết bằng ngôn ngữ phổ thông, nêu các sự kiện, nhận định, đánh giá, có thể dùng chữ số để minh họa, trình bày theo lối biểu mẫu, theo sơ đồ và các bản đối chiếu nếu xét thấy dễ hiểu và ngắn gọn hơn.

– Nên dùng cách hành văn rõ ràng, mạch lạc, thiết thực, không nên dùng lối hành văn cầu kỳ. Khi đánh giá tình hình, cần dùng các sự kiện, số liệu khách quan và công bằng. Không nên dùng từ ngữ thể hiện tính chủ quan một chiều họăc quá khoa trương mà không có căn cứ sẽ làm cho người đọc thiếu tin tưởng. Đối với các báo cáo chuyên đề, có thể dùng bảng phụ lục để tổng hợp các số liệu liên quan đến nội dung báo cáo, có thể lập bảng thống kê các biểu mẫu so sánh, các tài liệu tham khảo trong phần phụ lục.

– Cần tổ chức cuộc họp hoặc hội nghị để lấy ý kiến đóng góp, bổ sung, sửa đổi bản dự thảo báo cáo cho thống nhất và khách quan hơn.

– Đối với bản báo cáo gửi lên cấp trên, báo cáo trước hội nghị, báo cáo chuyên đề… cần phải có sự xét duyệt của lãnh đạo trước khi gửi nhằm thống nhất với các quyết định quản lý và các thông tin khác mà người lãnh đạo chủ chốt đã cung cấp cho cấp trên hoặc hội nghị.

– Cuối cùng là việc ký, đóng dấu và gửi báo cáo đi, nếu là báo cáo khoa học thì tên tác giả phải ghi ở đầu sau tên báo cáo và không điền các mục khác ở phần tiêu đề như các báo cáo thông thường. Việc gửi báo cáo trình cấp trên hoặc chuyển cho cơ quan khác thì phải có công văn hay thư riêng gửi kèm theo.

– Tình hình nhân sự chung : cho biết sự thay đổi về số lượng nhân sự của công ty từ đó biết được lượng tăng giảm của nhân viên chính thức, thử việc.

– Tỷ lệ nhảy việc:  Số lượng nhân viên rời (trong thời gian đã qua ) chia cho số trung bình của nhân viên (trong trong thời gian đã qua ) làm việc.

Lưu ý: Không tính nhân viên thử việc. Và tách giữ thôi việc chủ động và cho thôi việc

Tỷ lệ này cho biết : tỷ lệ càng cao thì chi phí tuyển dụng càng lớn …. ( còn nữa )

– Cơ cấu theo công việc: Cơ cấu này cho biết tỷ lệ an toàn giữa các khối đảm bảo cho hoạt động công ty. Cần so sánh với ngành và các công ty khác để đánh giá.

– Tình hình tuyển dụng chung khối: Cho biết mức tăng giảm, chi phí cho từng khối

Chỉ số này đo lường mức độ hiệu quả truyền thông của bạn, số lượng CV bạn nhận được nhiều có thể là do danh tiếng công ty bạn có thể do truyền thông tốt, có thể do công việc hấp dẫn.

Bạn cần làm một bảng đánh giá hỏi lại ứng viên để xem xét xem số lượng CV của bạn nhiều hay ít vì lý do nào để cải tiến cho các đợt tuyển dụng sắp tới.

Đó là mức các ứng viên đạt các yêu cầu cơ bản theo tiêu chuẩn của bạn.

Tỷ lệ này =

Nếu tỷ lệ này càng cao thì chứng tỏ bạn đã truyền thông những cốt lõi của bạn đến các ứng viên, điều này giúp bạn đỡ vất vả trong việc lọc hồ sơ ứng viên.

Nếu tỷ lệ này quá thấp, chứng tỏ bạn đã không truyền thông cho ứng viên hiểu tiêu chuẩn, nội dung công việc và điều kiện công việc là gì (quan trọng là họ có thể hiểu được các thông điệp của bạn).

Tổng chi phí / Tổng số CV. Chỉ tiêu này xác định xem để thu được một CV bạn mất bao nhiêu đồng.

Số người tuyển được/từng kênh

–    Tình hình đào tạo chung khối: Cho biết mức độ quan tâm đến đào tạo, chi phí đào tạo cho từng khối

–    Chi phí huấn luyện / NV

Chi phí huấn luyện cho bạn biết bạn đang đầu tư cho một nhân viên bằng bao nhiêu.

Chi phí huấn luyện trung bình = tổng chi phí / tổng nhân viên. Lưu ý, bạn nên tính chi phí theo chức danh.

Trong đó tổng chi phí gồm chi phí thuê giảng viên (hoặc giảng viên nội bộ), các giáo trình, phương tiện…<

–    Tỷ lệ nhân viên đào tạo:

Tỷ lệ này được tính cho số nhân viên được đào tạo / tổng số nhân viên cần đào tạo áp dụng cho cùng một chức danh và lĩnh vực đào tạo nào đó.

Bạn có thể dùng các tỷ lệ nhân viên được đào tạo nội bộ hay đào tạo bên ngoài.

–    Tình hình lương thưởng chung của các khối:  Cho biết mức độ tăng giảm lương cho từng khối.

Công thức: =

Khi xem xét mức thu nhập trung bình toàn công ty, giúp bạn xem xét mức thu nhập trung bình của công ty bạn đã phù hợp hay chưa với thu nhập trung bình của ngành hay các đối thủ cạnh tranh khác.

Mức thu nhập trung bình không phản ánh một cách chính xác thu nhập của các chức danh trong công ty của bạn.

Ngoài ra, bạn cần xây dựng mức thu nhập trung bình của từng chức danh để xây dựng quy chế lương (click vào để xem về xách xây dựng quy chế lương).

Công thức: =

Khi xem xét mức thu nhập trung bình theo chức danh, giúp bạn xem xét mức thu nhập trung bình của công ty bạn đã phù hợp hay chưa với thị trường.

Công thức:

Bạn cũng cần xem xét xem mức chi phí này đã hợp lý chưa, có phù hợp với tỷ lệ trong ngành hay không?

Tỷ lệ này bằng số lượng vi phạm trong một tháng.

Bạn có thể phân loại vi phạm theo bộ phận, nếu gom theo lĩnh vực thì càng tốt, ngoài ra bạn có thể phân làm mức độ nghiêm trọng của vi phạm.

Bạn xem xét tổng thời gian đi muộn từng tháng, và so sánh sự tăng giảm của nó để có các biện pháp quản trị thích hợp.

So sánh thời gian đi làm muộn của các bộ phận

Công thức:

Dựa vào chỉ số này, bạn biết rằng bộ phận nào bị mất thời gian nhiều nhất, do vậy bạn sẽ có biện pháp để hạn chế.

Tỷ lệ ngày nghỉ, công thức =

Nếu công ty có tỷ lệ này cao, bạn cần xem xét lại các nguyên nhân để khắc phục.

Nội dung    Năm 2010

Số lượng    30/07/2010    30/08/2010    Thay đổi / Ghi chú

(1)    (2)    (3)=(2)-(1)

Chính thức đầu kỳ    161    164    Chính thức đầu kỳ tháng sau = chính thức đầu kỳ tháng trước + ký chính thức tháng trước

Thử việc tính đến cuối tháng    6    12    Thử việc mới tháng sau = thử việc tháng sau + ký chính thức trong tháng sau – thử việc tháng  trước

Ký chính thức trong tháng    3    2

Thời vụ    1    1    0

Tổng số    171    179    +5

Số nhân sự     Thôi việc trong tháng  (Bao gồm giảm biên chế)    Thôi việc trong tháng (Không tính giảm biên chế)

T1    179    3    3

T2    179    2    1

T3    173    8    5

T4    168    3    3

T5    167    10    6

T6    163    7    5

T7    168    6    3

T8    173    1    1

Trung bình    171,3    5    3,4

Tỷ lệ thôi việc     23%    16%

(Tổng Số thôi việc/Nhân sự TB)

Khối    Số lượng    Tỷ lệ %    Ghi chú

(1)    (2)=(1)/(3)

Khối Kinh doanh    57    32,95    Cán bộ Kinh doanh/Trợ lý

Khối Đầu tư PT – Tư vấn    14    8,09    Tư vấn + Marketing

Khối Kỹ thuật    55    31,79    Dịch vụ triển khai + Dịch vụ khách hàng + Giải pháp CN

Khối Chức năng/Hỗ trợ    40    23,12    Kế toán/Muahàng/Hành chính/Nhân sự/Quản lý chất lương

Ban Giám đốc+ Trợ lý    7    4,05

TỔNG CỘNG    173    100%

Khối    Kế hoạch tháng    Phát sinh tháng

(Yêu cầu Tuyển thay thế hoặc tuyển do thay đổi KH)    Tổng yêu cầu     Thực hiện     % so    %  so

Tổng yêu cầu     Kế hoạch

(1)    (2)    (3)=(1)+(2)    (4)    (5)=(4)/(3)    (6)=(4)/(1)

Khối chức năng hỗ trợ    0    0    0    0    0%    0%

Khối Đầu tư PT – Tư vấn    1    10    11    0    0%    0%

Khối Kinh doanh    1     6    7     0    0%    0%

Khối Kỹ thuật    1    3    4    0    0%    0%

TỔNG CỘNG    3    19    22    0    0%    0%

Vị trí tuyển dụng    Số lượng    Đã tuyển     CV đã nộp    Gọi phỏng vấn    Chi phí    Ghi chú

Tổng hợp    15    12

Cán bộ Kinh doanh TT KD #8    2    1

CB Tư vấn (MS)    3    2

Kỹ sư Giải pháp     2    2

CB Triển khai     4    3

Trợ lý bảo hành    1    1

Quản trị mạng    2    2

CB Đào tạo    1    1

v.v.

Tham khảo một mẫu báo cáo công tác tuần/tháng/quý theo cuốn Nghiệp vụ thư ký văn phòng và tổ chức của Khoa văn bản và công nghệ hành chính – Học viện hành chính Quốc Gia: Nhân Viên Mới Share