Phần mềm Microsoft Excel đã trở nên quá quen thuộc đối với dân văn phòng bởi tính tiện lợi của nó. Nhưng liệu bạn đã cách làm việc hiệu quả với phần mềm này?
Chắc hẳn bạn đã có ít nhất vài năm kinh nghiệm với Excel, nhưng những phím tắt vô cùng tiện lợi của phần mềm này thì không phải ai cũng biết. Nếu biết thêm được một vài thủ thuật này, bạn sẽ có thể sử dụng nó được nhanh hơn, hiệu quả công việc cũng tăng lên và người khác sẽ nhìn nhận bạn như những “chuyên gia” Excel thực thụ. Hãy cùng bỏ túi cho mình 11 “chiêu thức” thú vị trong Excel được chia sẻ bởi Business Insider nhé:
1. Nhảy qua lại giữa các Sheet bằng Ctrl + PageDown và Ctrl + PageUp
2. Nhảy tới dòng trên cùng, dưới cùng, cạnh trái và cạnh phải của bảng bằng Ctrl + phím mũi tên
Nếu bảng Excel đang làm việc của bạn dài tới vài nghìn dòng thì hãy tiết kiệm thời gian khi tìm tới ô cuối bảng bằng cách nhấn phím Ctrl cùng với phím mũi tên theo hướng bạn muốn sẽ giúp chúng ta chuyển nhanh vị trí chọn tới ô cuối của bảng trong nháy mắt.
3.Nhấn thêm nút Shift để khoanh vùng chọn tới cuối bảng
Giống như phím tắt thứ 2 bên trên, chúng ta chỉ cần thêm nút Shift để chọn vùng dữ liệu đến cuối bảng thay vì chỉ di chuyển ổ chọn xuống cuối bảng.
4. Click đúp để copy công thức xuống cuối bảng
Thông thường các bạn đặt chuột vào góc dưới bên phải của ô gốc cho tới khi nó hiện lên dấu cộng (+) và bắt đầu giữ chuột kéo cho tới cuối bảng để copy công thức. Tuy nhiên nếu bảng quá dài thì việc này sẽ rất mất công nếu chẳng may bạn thả tay giữa chừng. Để nhanh gọn hơn bạn có thể đặt chuột vào vị trí dấu cộng như bình thường, nhưng thay vì kéo thì hãy click đúp chuột trái, công thức sẽ được copy tận xuống cuối bảng.
5. Sử dụng phím tắt để định dạng nhanh loại dữ liệu
– Định dạng ô là dạng số thập phân với 2 số sau dấu phẩy thì nhấn Ctrl + Shift + 1 (!)
– Định dạng ô là tiền tệ $ thì nhấn Ctrl + Shift + 4 ($)
– Định dạng ô là số % thì nhấn Ctrl + Shift + 5 (%)
6. Biến 1 ô thành giá trị tuyệt đối bằng nút khóa (F4)
Khi chép công thức bằng cách kéo dấu +, những công thức chứa vị trí ô khác như B1, C2 v.v… cũng sẽ được thay đổi khi cóp xuống dòng dưới trở thành B2 và C3 1 cách tự động. Nhưng đôi lúc bạn không muốn công thức tự nhảy số như vậy mà còn muốn khóa giá trị tại 1 ô cố định. Và để khóa nhanh một ô, chúng ta có thể nháy phím F4.
7. Kết hợp nội dung của 2 ô bằng kí tự &
Để ghép nội dung của 2 cột vào 1 cột duy nhất, bạn hãy nhảy sang cột thứ 3 và gõ công thức =ô 1&” “&ô 2 trong đó phần ” ” để tạo 1 dấu cách giữa nội dung của 2 ô sau khi ghép. Sau đó copy công thức này xuống cuối bảng bằng mẹo số 4, bạn sẽ có kết quả 1 cột với nội dung ghép của cột 1 và 2.
8. Tính tổng nhanh một cột bằng phím Alt + =
Với phép tính tổng, bạn có thể bôi đen vùng cần cộng và bôi thêm 1 ô trống bên dưới, sau đó nhấn Alt + =. Kết quả trong ô cuối cùng sẽ là tổng của tất cả các ô còn lại trong vùng chọn.
9. Điền nhanh giờ hiện tại và ngày hiện tại vào 1 ô
Bạn chỉ cần chọn vào ô cần điền và bấm Ctrl + Shift + ; (nút chấm phẩy) và giờ hiện tại trên đồng hồ của máy sẽ được điền nhanh chóng vào ô đó.
Đối với ngày, các bạn cũng làm tương tự nhưng phím tắt là Ctrl + ; (dấu chấm phẩy).
10. Ẩn nhanh 1 hàng hoặc 1 cột
Để ẩn nhanh 1 hàng, bạn đặt ô chọn vào 1 ô trong hàng và bấm Ctrl + 9.
Để ẩn nhanh 1 cột, bạn đặt ô chọn vào 1 ô trong cột và bấm Ctrl + 0.
11. Xem toàn bộ các ô ở dạng công thức
Để xem công thức của các ô một cách nhanh chóng, bạn chỉ cần nhấn Ctrl + ~ (dấu ngã cạnh số 1) tất cả các ô sẽ hiển thị dạng công thức.
Một lưu ý nhỏ cho bạn là những công thức này hoàn toàn có thể áp dụng được trên Google Sheet, vậy nên với những phím tắt này bạn sẽ xử lý được rất nhanh trong bất cứ môi trường bảng tính nào. Chỉ một vài cách thức đơn giản, bạn hoàn toàn có thể trở thành “cao thủ” Excel và tăng hiệu suất làm việc của chính mình.
