Phong cách quản lý độc đáo của Bill Gates (2) – Sự thực thi là yếu tố cốt lõi

Bill Gates luôn tham gia vào mọi quyết định mang tính chiến lược và vấn đề quản lý chủ yếu ở Microsoft cũng như giữ vai trò chủ chốt trong phát triển công nghệ, sản phẩm mới.

Bill kiểm soát công ty sát sao hơn bất cứ sự kiểm soát của một giám đốc điều hành ở một công ty lớn nào khác. Hàng tháng, lãnh đạo của các nhóm dự án và lãnh đạo riêng của từng dự án trao đổi e-mail để báo cáo về hiện trạng của từng dự án và những vấn đề nổi lên của nó. Mẫu báo cáo hàng tháng có định dạng sẵn và xoay quanh việc làm nổi lên hai vấn đề đáng quan tâm nhất: hiện trạng của dự án và những vấn đề phát sinh.

Ở Microsoft, sáng thứ bẩy hàng tuần, Bill thường dành ít nhất một tiếng mời các vị phó chủ tịch đến, nghe trình bày và “thọc” vào các chi tiết của từng dự án. Bill đặc biệt rất quan tâm về các hiệu suất công việc. Bill giữ được kiểm soát tới từng bộ phận thông qua các phó chủ tịch công ty.

Hàng năm, toàn thể công ty Microsoft được chở tới tụ tập ở những nơi có sân khấu biểu diễn bằng những chuyến xe buýt để vui vẻ nói chuyện với nhau về những vấn đề lớn nhất của công ty như mục tiêu chiến lược và chiến thuật thực hiện của Microsoft do Bill Gates trực tiếp diễn giảng. Các thành viên của nhóm cũng thoải mái thảo luận xem xét sắp tới nhóm mình sẽ đi về đâu. Nó tuy là những cuộc họp nhưng “không buồn ngủ” vì Bill nói chuyện rất vui và sâu sắc. Sau những buổi vui như vậy, mọi người đều hiểu hơn về tầm nhìn xa trông rộng của Bill Gates.

Có những cuộc họp của Bill chỉ là để Bill biết thêm về một dự án hay một vấn đề đặc biệt. Những cuộc họp này mang tính chất trực tiếp, tập trung và thẳng thắn đôi khi có những tranh luận kịch liệt. Bill nói chuyện trực tiếp với chính người thực hiện dự án, kể cả những chi tiếp lập trình. Ðặc biệt là Bill có thể nhớ tất cả về cuộc họp đã từng diễn ra trước đó.

Ðể tiếp xúc với Bill bạn phải sắc sảo cả về kỹ thuật lẫn kinh doanh. Ðôi khi để tiếp xúc thực tế, Bill tạt ngẫu nhiên thăm các nhóm làm việc để nhận thêm những hình ảnh chi tiết về một dự án và phỏng vấn tốt nhất về dự án, tham dự vào nhận tin của từng cá nhân. Bill có thể xuất hiện, bất kỳ lúc nào là một nhắc nhở với mỗi nhân viên Microsoft rằng Bill sẽ luôn ở bên bạn.

Tại Microsoft, những nhân viên điều hành khác cũng có những cách làm việc tương tự như phong cách của Bill. Ðiều này nói lên rằng với Microsoft bức tranh diễn ra hiện tại và tương lai với giới lãnh đạo là rất rõ ràng và sáng sủa.

Bill và các quan chức điều hành cấp cao khác đều là những người có các trang Web riêng của mình. Mọi người làm việc trong công nhiều năm đều có thể gửi e-mail cho Bill và anh sẽ hành động theo những e-mail này khi cảm thấy cần thiết. Ðiều này có nghĩa là Bill có mặt khắp mọi nơi, mọi lúc, thường xuyên nhận được mọi thông tin cần thiết cho công việc điều hành và ra quyết định đúng lúc của mình.

Sản xuất phần mềm là một ngành luôn phải đối mặt với một thị trường mà tính đặc thù của nó không có ở bất cứ một thị trường nào trước đó trong lịch sử loài người. Ðó là sự cạnh tranh gay gắt mang tính sống còn hàng ngày. Một thất bại trong lĩnh vực này có khi kéo theo sự sụp đổ của cả một công ty lớn. Lịch sử tuy ngắn của công nghiệp phần mềm nhưng đã có không ít những thí dụ để chứng minh điều đó.

Nhiều công ty lớn đang thống trị thị trường đột nhiên sụp đổ hay bị công ty khác mua lại, “nuốt mất”. Lý do có nhiều, có thể là do nó không nhận ra một cơ hội đang xuất hiện cho sản phẩm mới và cơ hội đó bị đối thủ tiềm tàng của mình giật mất, cũng có thể là nó nhận ra cơ hội những không đủ sức để tận dụng cơ hội đó.

Trong cuộc chiến khi chỉ tồn tại hai khả năng thắng-sống và thua-chết thì cách duy nhất là phải huy động tổng lực cho trận chiến đó. Bao nhiêu công việc, toan tính khác cần phải dẹp hết, “phải đánh cược cả công ty vào một trận chiến cụ thể nào đó !”. Ðấy chính là điều mà trong các cuộc họp công ty hàng năm, Bill Gates luôn nhắc đi nhắc lại không biết mệt mỏi. Như gần đây, Bill thường nói: “Chúng ta đặt cược cả công ty vào Internet !”. Ðấy chính là tình huống mà xảy ra tích “Hàn Tín qua sông đốt thuyền” trong thời kỳ Hán Sở tranh hùng ở Trung Quốc vậy. Hai câu chuyện sau đây giúp chúng ta hiểu rõ hơn bí quyết giành chiến thắng này của Bill Gates và Microsoft.

Microsoft thường được gọi là ngôi nhà được dựng lên từ sản phẩm MS-DOS. MS-DOS đã từng là nguồn lợi tức chủ yếu của Microsoft trong tất cả những năm đầu và MS-DOS đã chiếm tới 80-80% thị trường hệ điều hành cho máy PC hồi đó. Nó được cài đặt cho mọi máy PC mới, thực tế không đòi hỏi mất công nhiều hơn cho quảng cáo và những chi phí để phát triển cũng là tối thiểu.

Ngày nay, MS-DOS không còn được bán nữa. Bạn có thể hỏi :”Vậy công ty nào đã lấy mất nguồn lợi nhuận căn bản này từ tay Microsoft ?” Xin trả lời “Chính Microsoft đã chủ ý làm điều đó !”. Lại hỏi: “Tại sao ngay khi sản phẩm này chiếm được thị trường, mang lại lợi nhuận chính cho mình thì Microsoft lại bắt đầu vứt bỏ nó ?” Trả lời: “Vì Microsoft thay thế bằng một sản phẩm tốt hơn, mà trong trường hợp này là Windows, thì một sản phẩm khác tương tự như Windows của hãng khác tất yếu sẽ ra đời, và khi đó sự tồn tại của Microsoft sẽ chấm dứt”.

Trong câu chuyện trên ta thấy, Microsoft đã luôn chủ động “giết” các sản phẩm của mình, không bao giờ dành việc đó cho các đối thủ. Nói đúng hơn là họ thường xuyên cải tiến hoàn thiện những sản phẩm của mình dù nó đang chiếm lĩnh tuyệt đối thị trường, như trường hợp Word và Excel. Hoặc thay thế hoàn toàn một sản phẩm nào bằng một sản phẩm khác hẳn, tức là chủ động “giết” các sản phẩm đó một khi họ thấy là cần thiết. Còn sau đây là câu chuyện “đặt cược cả công ty vào Internet” mà Bill luôn nói ở trên.

Internet xuất hiện, rồi sau đó một vài năm là World Wide Web. Microsoft đã quen dùng Internet và sống gần gũi với e-mail. Cho nên Internet không phải là mới hoặc không ai biết. Nhưng bỗng nhiên Web bắt đầu bùng nổ, không trường đại học kỹ thuật nào lại không dùng nó. Netscape với phần mềm duyệt Internet “Netscape Navigator” xuất hiện trong khung cảnh đó và đe doạ Microsoft và sự độc quyền của Microsoft về Windows, đe doạ quyền sở hữu chiến lược phần mềm cho máy tính để bàn và cuối cùng là đe doạ toàn mô hình kinh doanh của Microsoft bằng việc chuyển phần lớn tính toán để bàn sang chạy trên bộ phục vụ Web.

Thực ra Microsoft không có ưu thế nào trong trò chơi Internet và hoàn toàn đi sau Netscape. Tại đại bản doanh, Bill Gates nhìn vào Internet và nhận thấy những điều sắp xảy ra và những việc cần phải làm ngay. Lệnh hành quân thần tốc được ban bố:”Tương lai của công ty bây giờ là Internet !”. Tất cả các kế hoạch cho những năm tới, các thiết kế dự án, các chiến dịch tiếp thị… đều bị cắt bỏ, thậm chí huỷ bỏ khi chúng cản trở mục tiêu mới. Kết quả là trong vòng 9 tháng Microsoft đã đi từ không có chiến lược Internet trở thành tập trunh vào Internet và đã áp đảo được đối thủ Netscape. Liệu có bất kỳ công ty nào trong hàng ngàn công ty hàng đầu thế giới có thể thay đổi tiến trình của mình 180 độ trong vòng 9 tháng không? hay thậm chí trong vòng 9 năm ? Chỉ có mình Microsoft mới có thể làm được điều này !

Ông cha ta thường nói: “Một lần ngã là một lần bớt dại, ai nên khôn mà chẳng dại đôi lần !”.

Microsoft người ta không sợ thất bại và sai lầm, và đôi khi còn hơn thế nữa: sai lầm được coi là tất yếu, điều có thể xảy ra với tất cả mọi người. Nói cách khác, thượng đế không ban cho ai đặc quyền tránh được sai lầm hay thất bại. Các nhà lập trình làm sao lại không phạm lỗi vô ý nào đó trong chương trình máy tính được? Những lỗi này là do các điều kiện họ đã không xem xét tới, không hiểu một cách đầy đủ vấn đề hay hệ thống, sai phạm khi gõ vào máy…. Các công ty phần mềm phải chấp nhận rằng các nhân viên của mình không phải lúc nào cũng tuyệt đối hoàn hảo và rằng sai hỏng là một phần thường xuyên của công việc tạo ra các phần mềm. Và chừng nào chúng không ngây ngô quá đáng thì về cơ bản chúng sẽ bị quên đi và bỏ qua. Vấn đề mấu chốt là tìm ra các hỏng hóc nhanh chóng nhất có thể được và tìm mọi cách để khắc phục chúng.

Ðể hiểu về những sai lầm được chấp nhận hay thậm chí còn được khuyến khích ở Microsoft ta hãy hình dung một tình huống có thể xảy ra tại các doanh nghiệp khác về việc tổ chức triển lãm của hãng. Nếu người điều hành chấp thuận một cuộc triển lãm và thế rồi cuộc triển lãm đó thất bại thì thường người này sẽ bị sa thải, nhưng nếu người đó không chấp nhận việc triển lãm thì công việc của người đó chẳng có rủi ro gì xảy đến cả. Ða số những công ty kinh doanh lớn đền làm việc và đánh giá nhân viên theo phương châm: “Thành công là tốt, nhưng thất bại thì không thể chấp nhận được”.

Tại Microsoft nếu thất bại là nhanh chóng thì được chấp nhận nhưng thất bại chậm chạp thì lại không chấp nhận được. Nhưng thậm chí còn không chấp nhận được hơn là không thất bại. Nếu người ta không bao giờ thất bại thì người ta không thể cố gắng vươn lên. Thất bại có nghĩa là phải cố gắng làm theo một cách khác hay làm một cái khác trước. Trong phần lớn các trường hợp, bạn sẽ tìm ra một cách tiếp cận khác, một hệ thống khác, một giải pháp khác tốt hơn mà sẽ phải áp dụng.

Thất bại nhanh chóng thông thường là dẫn tới việc tìm ra một giải pháp khác thành công một cách nhanh chóng mà không đóng lại toàn bộ dự án. Phần lớn dự án thất bại thì được coi là không thất bại vì không còn cách nào có thể làm cho chúng đi đến thành công. Chúng ta đã đi sai đường và không ai có thể thay đổi hướng đi một khi đã thành một điều hiển nhiên rằng con đường đó mang định mệnh duy nhất – thất bại.

Một việc trình bày về trạng thái của dự án cho cấp quản lý cũng phải bao gồm một điều là các nhân tố rủi ro hiện có của dự án và các rủi ro thực tế sẽ được đo lường như thế nào? Không ai trong cấp quản lý lại có thể chấp nhận một báo cáo trạng thái mà không có một danh sách các rủi ro được biết tới và chính yếu. Tại Microsoft thất bại là được dự kiến, không ai đã thành công ở đó mà không có một thất bại điển hình nào. Trong một vài trường hợp người chịu trách nhiệm cho thất bại lại đáng được nêu gương bởi những điều họ học được từ các thất bại đó. Có những thất bại có thể tránh được. Ðôi khi kết quả của việc không có khả năng hoặc là của yếu kém, điều chủ chốt là bạn hiểu tại sao các thất bại đó xuất hiện.

Tại Microsoft không có sự trừng phạt cho những thất bại không thể hiểu được. Trên con đường đi tới thành công, bên cạnh những điều ng.u dốt quá đang và có những phần thưởng xứng đáng cho sự thành công, cho nênnhững nhân viên của Microsoft sẽ cố gắng hết sức từ thành công này đến thành công kia mà không phải quá lo lắng về những nỗ lực đó có thể không dẫn tới thành công. Ðiều quan trọng nữa là các nhân viên sẽ không phí phạm nhiều thời giờ vào các nhiệm vụ mà không có hiệu suất, được mang nghĩa bao quát bất kỳ sự khiển trách nào về những sai lầm dẫn đến thất bại.

Ngay lập tức sau khi mỗi dự án được hoàn tất, Microsoft cũng như nhiều công ty kỹ nghệ cao sẽ họp tổng kết dự án. Trong các cuộc họp, người ta luận về mọi điều đã làm, làm đúng hay sai và những điều có thể để làm tốt hơn. Mục đích cuộc họp là để vạch ra cách thức tiến hành đó tốt hơn, ít sai lầm nhất vào lần sau.

Các bài học về sai lầm được phổ biến rộng rãi cho mọi người rút kinh nghiệm. Thu được bài học từ những sai lầm của người khác bai giờ cũng phải trả giá thấp nhất. Trong công ty có quy tắc bất thành văn là một tin tức xấu đều phải được phát tán, loan báo nhanh chóng. Mọi điều cảnh báo chỉ có giá trị khi ta biết trước khi chúng có thể xảy đến.

Tại Microsoft, các nhân viên không phải lo lắng gì về sự bất đồng đơn giản có lý do hợp lý đều được trông đợi và mọi người đều thực hiện điều đó. Sự sẵn sàng tranh đấu này và việc không có bất đồng nghiêm trọng với cấp quản lý đen lại cho các nhân viên quyền lực phi thường. Khi có sự bất đồng thì người nhân viên phải có một lý dio hợp lệ, cụ thể hỗ trợ và phải đưa ra được giải pháp tốt hơn. ở đây, bất đồng với thủ trưởng không phải là điều đáng sợ, mà sợ nhất là mình không nhìn ra sai lầm của chính mình.