Phong cách quản lý độc đáo của Bill Gates (3) – Cần tạo lập môi trường làm việc ưu việt

Người ta thường nói đến Microsoft như là một công ty độc quyền khổng lồ sẵn sàng nuốt chửng những gì nó gặp phải trên đường tiến. Tuy nhiên, do quy mô lớn, các công ty loại này thường kém năng động hoặc chậm thay đổi để thích nghi với thị trường hơn các công ty nhỏ, dẫn tới việc các công ty lớn thường trì trệ, tăng trưởng chậm. Còn Microsoft lại là ngoại lệ, mặc dù có quy mô khá lớn nhưng công ty lại tăng trưởng như những công ty nhỏ. Vậy bí quyết nằm ở đâu?

Rõ ràng là nếu coi hiệu suất công việc là quan trọng thì nhóm làm việc nhỏ là cách tổ chức tốt nhất. Các nhóm làm việc nhỏ thường có rất nhiều sáng tạo trong công việc, đổi mới công nghệ, cải tiến để làm tăng hiệu suất chung. Cấu trúc tổ chức được thiết kế theo nhóm dự án là hợp lý, vừa sát với công việc lại rất dễ dàng đổi mới khi cần thiết. Vì vậy, Microsoft được tổ chức như là tập hợp các nhóm làm việc nhỏ gọn. Công ty dành mọi ưu tiên tối đa về thời gian và nguồn lực, phương tiện cho các nhóm. Trong công ty chỉ có vài bộ phận như bộ phận làm nhiệm vụ thư tín-điện thoại, thông tin quản lý hay trung tâm quảng cáo, luật để đảm bảo sự hiện diện của công ty như một bức tranh thống nhất. Các bộ phận này được quản lý bởi một trung tâm điều hành, theo dõi sự phối hợp giữa các nhóm trong công ty mẹ. Công ty cũng cai quản các dự án theo nghĩa trong khi từng nhóm kiểm soát công việc của mình trong dự án thì nó cũng nằm cả trong một chiến lược lớn của công ty.

Công ty lớn nhưng hoạt động vẫn linh hoạt như một công ty nhỏ, đấy chính là một bí quyết của sự tăng trưởng nhanh chóng của Microsoft.

Tinh thần của toàn công ty là một ưu thế cạnh tranh cực kỳ lớn của Microsoft. Khi cần tham gia một trận đánh lớn thì lúc đó tinh thần toàn công ty gồm trên 30.000 người được bộc lộ mãnh liệt nhất, như đã thể hiện trong việc cho ra đời phần mềm Internet Explorer trong một thời lượng kỷ lục là 9 tháng để đuổi kịp và vượt Netscape Navigator. Với tinh thần đoàn kết đó, tất cả đều cố gắng để hoàn thành bất kỳ việc gì, đều tập trung để đạt đến cùng một mục tiêu.

Ðể gắn kết mọi người với công ty, Microsoft có một chính sách để tất cả các nhân viên đều sở hữu một phần dự án của mình. Hiển nhiên là tất cả những người này đều phải làm việc với nhau nhưng mỗi người vẫn sở hữu riêng một phần kết quả công việc của mình.

Ðiều chủ chốt tượng trưng cho tinh thần của toàn công ty là sự tập trung tối đa vào một đề án của mỗi người. Sự tập trung này tạo cho mỗi nhân viên một cái gì đó để sống và chết. Các nhân viên có thể sống, ăn, ngủ và thở theo dự án của họ và họ sẽ làm như vậy. Ðiều này không phải là nói quá. Mọi người tại Microsoft vào mọi lúc sẽ làm một chút ít gì đó khác hơn là việc ngủ và làm việc. Họ thường làm việc ngoài giờ mà đấy là sự tình nguyện của họ chứ không phải bởi vì họ được yêu cầu phải làm. Cách làm việc tập trung cũng cho phép nhân viên đạt được hiệu suất hơn. và một môi trường hiệu suất giúp tái tạo ra tinh thần toàn công ty bởi vì mọi người hạnh phúc hơn, sung sướng hơn.

Trong công ty thường tổ chức những buổi họp, sinh hoạt chung với mục đích duy nhất là giải trí, và ở đó đã diễn ra nhiều trò chơi như những cuộc đấu gươm giữa những người quản lý cấp dưới và cấp trên chẳng hạn. Mọi người đều cùng cười vui với nhau, mọi người đều có điều gì đó để nói về những ngày sắp tới, tham dự vào những sự kiện chung là một phần chủ chốt để xây dựng nên tinh thần của toàn công ty bên trong tổ chức. Phần lớn những cuộc chơi này đều kết thúc với một bữa tiệc với những thức ăn tươi, ngon.

Ðiều này làm cho mọi người một cơ hội phụ để nói chuyện với nhau và xây dựng nên tinh thần nhóm. Chạy quanh và bắn bóng hay súng phun nước trong các phòng hoặc làm một cái gì đó rất thú vị là chuyện bình thường ở công ty. Mọi người đang làm việc cũng đều cảm thấy vui vẻ. Vấn đề là họ quyết định làm theo cách của riêng mình nên mọi sự họ làm nói chung không thể tìm thấy được làm ở đâu khác nữa.

Không có nhiều phần thưởng được trao tại Microsoft. Phần thưởng trong mọi trường hợp là cổ phiếu Microsoft bổ sung. Việc mua bán cổ phiếu không phải là mục tiêu chủ chốt để xây dựng nên tinh thần toàn công ty, nhưng là cách hiệu quả nhất và dễ dàng thực hiện nhất. Việc mua bán cổ phiếu cũng quan trọng tương đương trong việc giữ mọi người ở lại công ty. Có một thực tế là hơn 5000 nhân viên Microsoft đã trở thành các triệu phú thông qua hoạt động cổ phiếu ưu đãi (stock-option) – một điều chưa từng có ở bất kỳ một công ty nào trên thế giới. Lương không phải là điều hấp dẫn nhất tại Microsoft. Bill Gates từng nói: “Tôi không trả lương cao cho nhân viên, nhưng ai nấy đều thấy khoan khoái vì có cảm giác rằng mình là người đang thay đổi thế giới”. Thực tế, tiền lương Microsoft trả cho nhân viên kém các công ty khác đến 15%. Nhưng không sao, cái quan trọng là thu nhập từ stock-option mà tổng trị giá lên đến 25 tỷ.

Vốn đầu tư của Microsoft tăng lên liên tục, giá cổ phiếu – do công ty ăn nên làm ra tăng không ngừng. Trong không đầy 3 năm, giá cổ phiếu tăng từ 23,4 USD lên khoảng 140 USD hiện nay. Các phân phối stock-option của Microsoft cũng làm các nhân viên toàn tâm, toàn ý với công ty dốc lòng, dốc sức đưa công ty đi lên.

Khẩu hiệu của công ty Microsoft thật là đơn giản: Ngày hôm nay bạn định đi đâu? (Where do you want to go today ?) . Vâng, ngày hôm qua bạn đã tạo ra một đơn vị kinh doanh mới, bạn tiến bước vào thị trường và chiếm lĩnh được một phần của nó, bạn đã chi phối nó, thế rồi sao nữa? Ðó là chuyện của ngày hôm qua, điều thực sự đáng quan tâm bây giờ ở hãng chỉ là: bạn định làm gì ngày hôm nay?

Microsoft luôn hiểu rõ những quy luật vận động khắt khe đầy những sôi động và biến chuyển khó lường hết của thị trường và luôn trông chờ những kết quả mới của bạn ở phía trước chứ không nhìn vào những cái bạn đã làm. Ðây chính là khái niệm đáng sợ cho mọi nhân viên vì bạn không thể dừng lại để nghỉ ngơi nhiều được. 10 năm phục vụ tận tình chẳng có nghĩa gì cả, hàng ngày bạn phải tiếp tục chứng minh, khẳng định giá trị của mình.

Không ai tại Microsoft tốn kém nhiều thời gian vào việc bào chữa. Nếu có vấn đề, mọi người tập trung vào mục đích và muốn nghe về giải pháp giải quyết khó khăn. Lời bào chữa chỉ làm chậm tiến độ giải quyết vấn đề. Tại Microsoft thành công là thước đo duy nhất nên những lời bào chữa lầm lỗi trở thành vô nghĩa. Vấn đề chủ chốt là cần phải làm gì để sửa chữa sai lầm.

Microsoft đã hấp dẫn các nhân viên bởi công ty tạo ra một môi trường làm việc thân thiện, sôi động, khuyến khích và tạo mọi điều kiện cho sự tiến bộ mọi mặt và nhất là thành công của mỗi người. Ða số mọi người đang làm tại Microsoft đều từng là những học sinh thông minh nhất, học giỏi nhất ở trường phổ thông hay các trường đại học. Khi rơi vào môi trường sôi động ở Microsoft, xung quanh toàn là những người giỏi hơn, thông minh hơn, mỗi người đều cảm thấy thoả mãn vì mình có thể học tập được nhiều hơn và chính môi trường cạnh tranh chất lượng càng giúp cho họ phấn đấu vươn lên. Họ học cách suy nghĩ mọi việc, xoay vần xem xét nhiều mặt một vấn đề. Hàng ngày họ cố gắng nâng giới hạn khả năng của cá nhân mình: làm cho công việc hiện tại tốt hơn, cần cù hơn, đổi mới nhiều hơn, sáng tạo nhiều nữa. Tất cả mọi người đều giúp nhau làm cho tính tích cực của cá nhân, tập thể trong việc đưa công việc của công ty tiến triển nhanh.

Từ những ngày đầu thành lập công ty, Bill Gates và Paul Alen đã đưa tác phong làm việc của chính mình thành “chuẩn mực” của Microsoft. Họ muốn làm cho các nhân viên của mình thật là thoải mái, hiệu suất và sung sướng nhất có thể trong công việc. “Chuẩn mực” đó là gì vậy? Câu trả lời tìm ở đâu?

Bạn hãy nhìn về gia đình. Mọi người thiết kế gia đình của mình để thành một nơi mình cảm thấy thoải mái và thích thú nhất. Họ thiết kế văn phòng của gia đình để là một nơi có thuận tiện, dễ dàng làm việc, dễ đạt hiệu suất cao.

Microsoft tạo cho tất cả các nhân viên làm việc chính thức có văn phòng riêng của mình, còn những người làm việc hay thực tập nội trú thì dùng chung một văn phòng thay cho phòng riêng cho mỗi người. Trong đó, tất cả mọi người đều có không gian riêng tư của mình. Ðó là của họ. Họ có thể đóng cửa lại, bật nhạc lên, điều chỉnh ánh sáng và làm việc.

Tại Microsoft, văn phòng mới nói chung giống nhau cho tất cả mọi người. Các tay lập trình, thiết kế và phó chủ tịch có được văn phòng rộng gấp đôi. Các nhân viên có quyền tạo ra môi trường làm việc ưa thích riêng của mình, họ có thể bày biện văn phòng của mình để ứng với nhu cầu đặc biệt của họ. Bạn có thể treo lên những bức tranh ảnh, kim loại nặng lên tường, các đèn lên trên bàn làm việc của mình, rồi các bức tranh, đồ hoạ… lên cửa nếu bạn quyết chọn như vậy.

Nhiều văn phòng ở Microsoft đều có cửa sổ. Một lần nữa điều này lại tuân theo hướng dẫn về việc tưởng tượng ra một văn phòng gia đình vì thực tế không ai có một văn phòng gia đình lại không có một cửa sổ nào cả. Theo quan điểm đó, gần đây Microsoft xây thêm các toà nhà nhỏ hơn chứa khoảng 200 văn phòng và được thiết kế để sao một nửa các văn phòng có cửa sổ. Kích cỡ toà nhà nhỏ giúp cho duy trì được môi trường thân thiện hơn. Toàn bộ tổ dự án Windows 95 có một toà nhà riêng, nó có thể vận hành về mặt vật lý như một đơn vị tách biệt. Không có luật quy định về ăn mặc tại Microsoft. Thay cho các bộ comlê và carvat mà ta thấy ở các công ty khác, ở Microsoft, trong mùa hè, ra lại thấy các kiểu áo cộc, áo phông và mọi thứ khác. Cũng như vậy, bản tin MicroNewws của công ty có đưa ra một lời thông báo rằng đi chân đất ở mọi nơi đều chấp nhận được, thậm chí khi vào quán cafe. Tóm lại, làm việc tại nhà bạn mặc gì thì các nhân viên có thể cũng mặc theo cách như thế ở chỗ làm việc. Mặc dù chưa thấy ai mặc một bộ đồ tắm để làm việc, nhưng điều đó chắc cũng được chấp nhận.

Ở Microsoft có một phòng cung cấp luôn mở. Bất kỳ thứ gì thông dụng đều có sẵn để cho mọi người lấy dùng. Máy photocopy nếu bạn cần có thể tới đó. Với bất kỳ cái gì ít được sử dụng thường xuyên thì nhận viên gửi e-mail tới chỗ cung cấp và thứ yêu cầu đó sẽ được giao vào ngày hôm sau.

Ở Microsoft không có việc quy định giờ làm việc với các nhà lập trình và điều hành. Tuy nhiên, một số vị trí cần làm đúng giờ như nhân viên hỗ trợ kỹ thuật, nhân viên tiếp tân của toà nhà. Các nhân viên có thể chọn giờ làm việc của mình nhưng phải có những khoảng thời gian xác định hàng ngày. Mọi người có thể bắt đầu vào những thời gian khác nhau và làm việc theo những giờ khác nhau mỗi ngày. Liệu điều này có dẫn đến mọi người làm việc ít hơn không? Ngược lại phần lớn mọi người đều làm ít nhất 10h ngày. Không có hệ thống ghi hay kiểm tra giờ giấc nhân viên. Nhân viên được đánh giá dựa trên công việc họ phải hoàn thành. Không cần đòi hỏi nhiều hơn cũng không ít hơn.

Microsoft có nhiều quán cafe tại chỗ. Ðiều này quan trọng vì chúng giúp các nhân viên không cần phải rời khỏi chỗ để đi ăn. Trong quán có cả món đặc sản, cafe trong một toà nhà này thì ăn chay,nơi khác phục vụ người sành ăn bánh pizza, hay món ăn dân tộc. Tất nhiên cũng có những quán cafe cung cấp bánh mỳ kẹp thịt, xa lát… ăn tại chỗ giúp ích cho công việc. Một lợi ích phụ xuất hiện là các nhóm làm việc trên một dự án hoặc có cuộc họp mở rộng thì có thể kéo nhau tới một quán cafe để thảo luận ở đó, không có sự gián đoạn trong những luồng suy nghĩ nhóm, với cafe, thức ăn ngon lành, không khí thoải mái họ không có các đặc điểm như ở khách sạn bốn sao nhưng phục vụ thì tốt hơn nhiều. Giống như nước uống được cung cấp miễn phí, cafe cũng được dùng thoải mái trong môi trường tốt hơn ở nhà với nhiều thứ dễ chọn. Bill cũng ăn trong những quán cafe hay ngay tại phòng làm việc. Không có các phòng ăn cho khách đặc biệt vì các chế độ đặc biệt cho các nhân viên cao cấp chỉ gây hại cho đạo đức công ty.

Cách tổ chức nơi làm của công ty chỉ nhằm một mục đích là làm tăng thêm tinh thần làm việc của nhân viên và do đó tăng thêm năng suất của từng thành viên. Chế độ trả lương trực tiếp cũng giữa cho họ tập trung vào công việc. Thực tế các nhân viên trong hãng sẽ dành nhiều giờ hơn cho công việc của họ, do đó, Microsoft đã nhận được ích lợi tối đa từ từng nhân viên của mình.

Tại Microsoft có một cách nhìn về nề nếp làm việc trong công ty rất độc đáo. Công ty giả thiết rằng tất cả các nhân viên của mình đều thông minh và dựa trên những nhân viên này mà đưa ra những quyết định thông minh và nếu một nhân viên không làm như vậy thì công ty sẽ giải quyết riêng với nhân viên đó thay vì áp đặt những quy tắc không cần thiết lên tất cả mọi người. Microsoft thực thi một nguyên tắc là đừng bao giờ tạo ra một quy định nếu như người ta không định tuân theo. ở đây, các quy tắc được đề ra không nhiều, vì vậy các nhân viên đều có thể nhớ hết và tuân thủ chúng.

Từ nhận thức, các cuộc họp thường làm hao mòn hiệu suất lao động lớn nhất, việc tổ chức các cuộc họp ở Microsoft được cân nhắc hết sức cẩn thận. Các cuộc họp được tổ chức đều có trọng tâm, tập trung vào những vấn đề chủ chốt và không xa lầy vào những chi tiết không quan trọng hoặc đi lang thang khắp mọi vấn đề không mấy liên quan. Hiếm khi người ta phải dự một cuộc họp tại Microsoft mà lại cảm thấy phí thời gian.

Nhiều cuộc họp đáng ra phải tổ chức đã được xoá bỏ, bởi việc sử dụng một cách hiệu quả hệ thống e-mail và mạng nội bộ. Có thể nói, đó là dòng máu sống của Microsoft. Qua e-mail và các trang Web, thông tin được thông suốt trong công ty, từ người này tới người khác, từ một người tới mọi người. Phần lớn những vấn đề nhỏ và cả nhiều vấn đề quan trọng đã được quyết định nhờ e-mail. Trong cuốn sách Kinh doanh theo tốc độ tư duy mới đây của mình, Bill Gates đã đặt nguyên tắc đầu tiên của việc áp dụng công nghệ thông tin trong một công ty lớn là : “Triệt để sử dụng e-mail cho truyền thông”. Bill cho rằng, e-mail là một thành phần then chốt của khái niệm “Hệ thần kinh số”, e-mail đã san bằng mọi kiến trúc đẳng cấp của một tổ chức. Nó khuyến khích các nhà quản lý học cách nghe nhiều hơn. Cả việc tiếp xúc với khác hàng cũng vậy, e-mail và các trang Web là những phương tiện tin cậy, hiệu quả và mau chóng nhất.

Tại nhiều công ta thường thấy một phong cách quản lý thông tin, chia sẻ thông tin chủ yếu dựa trên quyền lực, địa vị. Mọi người giữ thông tin khư khư cho bản thân mình và để nó nhỏ giọt ra chút ít chỉ khi tuyệt đối cần thiết. Microsoft làm điều ngược lại. Mọi người ở đây phát tán các báo cáo tiến độ, các lịch biểu thiết kế ứng dụng một cách rộng rãi nhất có thể được. Thông tin này được theo dõi và được bổ sung khi có yêu cầu. Nếu nhân viên tại Microsoft không phát tán thông tin thì người khác sẽ cho rằng thông tin đó không tồn tại hoặc nhân viên đó che dấu những thông tin xấu. Ðiều này làm cho hệ thống thông tin thông suốt, hiệu quả hơn nhiều và loại bỏ đi các mức độ quan liêu mà việc bảo vệ thông tin đòi hỏi.