Maggie Jackson. Ảnh: hbs.edu

Tính năng đa nhiệm được thiết kế với mục đích cuối cùng là đạt được hiệu quả cao trong công việc: giả sử như việc cùng một lúc có thể thực hiện nhiều nhiệm vụ khác nhau.

Tuy nhiên, việc thực nhiều việc cùng một lúc chẳng qua là sự di chuyển tới lui giữa việc này với việc khác một cách tiếp nối và liên hoàn rất nhanh; và như thế cũng có nghĩa là người thực hiện chúng không thể nào tập trung cao độ vào bất cứ nhiệm vụ nào.

Từ đó dẫn đến việc hoạt động kém năng suất trầm trọng, biểu hiện của việc này là sự thường xuyên bị gián đoạn. Mỗi lần chúng ta bị gián đoạn – hoặc đơn giản là chúng ta tự gián đoạn mình – sẽ tốn rất nhiều thời gian để trở lại với đúng chỗ chúng ta vừa dừng.

Việc thường xuyên bị gián đoạn sẽ dẫn tới dòng ý tưởng bị đứt quãng, tư duy nghẽn lại, và sự căng thẳng kéo dài. Khi chúng ta liên tục làm đứt mạch công việc chúng ta đang cố gắng thực hiện, sẽ rất khó để xác định và theo đuổi mục tiêu cuối cùng. Những ý tưởng mới sẽ bị rơi vào lãng quên trước khi chúng thực sự vừa mới bắt đầu hiện hữu.

Khi dồn tâm trí vào thực hiện nhiều công việc cùng một lúc, trí não của chúng ta không còn chỗ dành cho sự quan sát hay tình cờ phát hiện ra điều gì đó, cũng có nghĩa là không có cả  thời gian lẫn không gian để khơi nguồn sáng tạo. Kết quả của một cuộc nghiên cứu (trong đó 9000 người thuộc giới trí thức được yêu cầu viết nhật kí theo dõi tác động của việc bị gián đoạn trong công việc của họ) đã được đăng tên tạp chí Havard Business Review; theo kết quả nghiên cứu cho biết thì chỉ khi nào có khoảng thời gian không bị đứt quãng thì họ mới cảm thấy tràn đầy sức sáng tạo.

Sáng tạo không phải là công việc trí óc duy nhất chịu ảnh hưởng bởi môi trường thông tin quá tải hay sự gián đoạn liên tiếp. Một nghiên cứu khác cho thấy: một phần ba số người làm các công việc liên quan tới tri thức đều nói rằng họ không có đủ thời gian để suy ngẫm lại về kết quả công việc của mình: cụ thể là những gì đáng lẽ họ đã có thể làm tốt hơn và làm thể nào để hoàn thành nhiệm vụ hiệu quả hơn. Chúng ta đang sống trong nền kinh tế tri thức, và nếu không thể suy ngẫm lại về những gì mình đã làm thì đó là một tổn thất lớn – đồng thời còn là một dấu hiệu cảnh báo đáng ngại.

Mặc dù vậy, điều đáng quan tâm hơn hết chính là thứ bậc tri thức ngày càng được san bằng. Khi những gì chúng ta chú ý và tập trung tinh thần lại dồn cả vào bức thư điện tử cuối cùng mới nhận được, thì lúc đó thứ quan trọng nhất và nhỏ nhặt nhất cũng trở nên ngang nhau mà thôi.

Não chúng ta luôn có một khu để dự trữ một lưu lượng nhất định sự tập trung dành cho cả các ý tưởng lẫn các mối quan hệ. Dù cho bạn đang cố gắng để bắt kịp với một loạt những nguồn thông tin đa chiều, hay hàng trăm – thậm chí là hàng nghìn – những người bạn trên Facebook, thì bạn cũng chỉ có ngần đó sự tập trung để phân bổ.

Khi nỗ lực để theo đuổi quá nhiều sự ràng buộc như vậy, thì các mối quan hệ không những sẽ không giúp gì nhiều mà chỉ càng ngày khiến chúng ta cảm thấy bị ngạt thở. Chúng rút bớt năng lượng cũng như thời gian để chúng ta tư duy thấu đáo mọi việc hay tạo dựng, và gìn giữ những mối quan hệ bền chặt.

Tôi đã trăn trở về vấn đề này và phát hiện ra rằng sự tập trung là chìa khóa then chốt cho sự thịnh vượng trong môi trường làm việc thế kỉ 21. Ý nghĩ đầu tiên của tôi là: Chúng ta có thể tận dụng các ứng dụng công nghệ một cách tối ưu hơn. Tẩt cả những gì chúng ta đang giải quyết không bắt đầu với BlackBerry, mà thực ra nó bắt nguồn từ những phát minh, sáng chế cách đây đến cả 150-200 năm và từ những trải nghiệm mới về thời gian và không gian chúng mang lại. Chẳng hạn như sự di động là một ví dụ, trong đó phải kể đến máy điện báo.

Khả năng cùng một lúc làm hai hay nhiều việc từ lâu đã kích thích chúng ta. Sự say mê tốc độ và du lịch có mối liên quan trực tiếp tới xu hướng ngày nay của chúng ta cho rằng việc đi nhanh từ nơi này đến nơi khác, từ ý tưởng này đến ý tưởng khác là rất tuyệt vời; còn việc ở nguyên một chỗ và tập trung tư duy vào một nơi hay một ý tưởng nhất định thì không.

Vì vậy có thể nói môi trường gây chứng loạn trí, sự phân tâm, hay nói cách khác là sự đánh giá không đúng giá trị của từng nhiệm vụ, không bắt nguồn duy nhất từ công nghệ. Tuy vậy, chúng ta vẫn thường xuyên nhầm lẫn giữa sự thành thạo về công nghệ với sự sản sinh tri thức.

Có quá nhiều việc cần làm nhưng sự tập trung của bộ não chỉ có hạn. Ảnh: Corbis

Chúng ta cần nhìn nhận lại giá trị của sự tĩnh mịch và những tư duy có chiều sâu, không phải lúc nào cũng ưu tiên sự vận động qua lại, hay tích cực hoạt động.

Trước tiên, hãy lưu tâm đến sự tập trung tinh thần của chính mình: cần phải nhận thức một cách rõ nét xem bạn đang dồn tâm trí cho công việc nào và vào thời điểm nào. Bạn có đang phản ứng lại với bất kì sự việc nào vụt qua hay không?

Có những lúc đòi hỏi cần sự tập trung cao độ, nhưng phản ứng của bạn lại có thể đẩy lùi nỗ lực tiến tới các mối quan hệ bền chặt hơn, những cuộc đối thoại trọn vẹn hơn. Cũng có những lúc bạn bị gắn chặt quá mức vào thực tại, mà không thể nào có thời gian đê suy ngẫm và lên kế hoạch thực sự cho tương lai. Hãy lưu ý tới tất cả những thời điểm như vậy!

Thứ hai, hãy học cách phân bổ thời gian làm việc. Gần đây, tôi thực sự nghiêm túc và cẩn trọng trong việc làm sao để dành ra thời gian cũng như không gian cho việc tư duy một cách tĩnh lặng và sâu lắng.

Chúng ta cần biết cách kiểm soát sự tập trung của mình, vẽ ra những giới hạn cho chúng, thay vì lúc nào cũng phản ứng lại với bất kì đòi hỏi cần sự tập trung, điều đó sẽ đẩy chúng ta chìm ngập trong hàng trăm thứ việc chẳng đâu vào đâu.

Điều mà tôi thường xuyên nghe thấy từ những nhân viên làm các công việc liên quan tới tri thức là: “Để hoàn thành công việc, hãy để tôi về nhà”. Điều này cho thấy rằng có gì đó thật sự không ổn với môi trường làm việc của chúng ta. Các nhà lãnh đạo cần tạo ra hình mẫu tiêu biểu về sự tập trung. Khi bạn đang ở trong một cuộc họp, và lúc nào cũng cứ nhìn chằm chằm vào chiếc BlackBerry, điều đó có nghĩa là bạn đang gửi tới diễn giả một thông điệp là: Anh chẳng đáng làm mất thời gian của tôi.

Bạn cũng đang gửi đi một thông điệp tương tự tới tất cả những người khác có mặt tại buổi họp. Bằng cách chuyển hướng sự tập trung của mình đi một nơi nào đó khác, bạn đang làm tiêu tan cơ hội để có được một “cuộc gặp gỡ của tinh thần”. Và cũng có nghĩa là bạn đang tạo ra một hình mẫu không đẹp đối với tất cả những ai chứng kiến được hành vi đó.

Các công ty có thể áp dụng những biện pháp nhất định để giảm thiểu sự mất tập trung của các nhân viên. Những văn phòng quản cáo từ lâu đã khuyến khích mọi người tự tạo ra “không gian trằng” – để lên kế hoạch dành thời gian cho việc nghỉ ngơi, tập trung suy ngẫm hay đơn giản là để động não về vấn đề gì đó.

Một văn phòng quảng cáo tại Texas đã đưa ra một sáng kiến về “Căn phòng trung tâm” – nơi nhận và phát triển các ý tưởng mới. IBM thì có Ngày thứ Sáu tư duy (Think Fridays). Đó là một phát kiến rất ban đầu xuất phát từ phòng kỹ thuật phần mềm, và sau đó đã lan rộng ra khắp cả tổ chức.

Làm thế nào để cả nhà quản lý và nhân viên phân bổ sự tập trung của mình sẽ là thử thách hàng đầu trong thế kỉ 21 này.