Giả sử, bạn gửi một email mà không kiểm tra lại và sau đó nhận ra rằng mình đã mắc sai lầm, người nhận email sẽ nhìn nhận bạn là người cẩu thả và thiếu chuyên nghiệp. Nhưng có những sai lầm trong giao tiếp khác dẫn tới hậu quả nghiêm trọng hơn nhiều. Chúng có thể hủy hoại danh tiếng doanh nghiệp, khiến khách hàng phật lòng, và thậm chí khiến doanh số của công ty bị ảnh hưởng nặng nề. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng xem xét 10 lỗi thường gặp trong giao tiếp, và cùng thảo luận xem làm thế nào để có thể tránh được những lỗi này.
Thật xấu hổ khủng khiếp khi mắc lỗi trong giao tiếp. Giả sử, bạn gửi một email mà không kiểm tra lại và sau đó nhận ra rằng mình đã mắc sai lầm, người nhận email sẽ nhìn nhận bạn là người cẩu thả và thiếu chuyên nghiệp.
Nhưng có những sai lầm trong giao tiếp khác dẫn tới hậu quả nghiêm trọng hơn nhiều. Chúng có thể hủy hoại danh tiếng doanh nghiệp, khiến khách hàng phật lòng, và thậm chí khiến doanh số của công ty bị ảnh hưởng nặng nề.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng xem xét 10 lỗi thường gặp trong giao tiếp, và cùng thảo luận xem làm thế nào để có thể tránh được những lỗi này.
Sai lầm 1: Không Chỉnh sửa Văn bản
Những sai sót về chính tả, giọng văn và ngữ pháp nói lên rằng bạn là người cẩu thả. Vậy nên, việc kiểm tra lại mọi thông tin trước khi gửi đi là điều tối quan trọng.
Đừng quá phụ thuộc vào tính năng kiểm tra chính tả trong Office: chúng sẽ không phát hiện ra những từ bị dùng sai cách đâu. Thay vào đó, hãy nhai đi nhai lại thư từ, emai trước khi gửi đi, và đừng ngại tra từ (trực tuyến hoặc dùng từ điển) để tìm ra từ ngữ thích hợp nhất.
Bởi việc tự nhìn ra lỗi sai của bản thân là không dễ chút nào, vậy nên bạn hãy nhờ đồng nghiệp xem kỹ lại những tài liệu quan trọng trước khi gửi đi hay đệ trình lên cấp trên. Ngoài ra, hãy đọc thành tiếng – việc này giúp bạn phát hiện những lỗi chính tả và lỗi hành văn dễ dàng hơn. Sau đó, hãy dành thời gian để đối chiếu lại các tài liệu, và sửa lại lần cuối nếu cần
Sai lầm 2: Truyền tin “dữ” bằng Email
Liệu bạn có báo tin sa thải nhân viên bằng email hoặc sử dụng mạng nội bộ? Nếu bạn làm vậy, chắc chắn không mấy ai sẽ cảm thấy dễ chịu.
Nếu bạn nghĩ việc sử dụng các kênh thông tin liên lạc bằng văn bản có thể giảm bớt tính chất nghiêm trọng của thông điệp bạn định truyền tải, thì bạn đã lầm. Bạn có nghĩ đến cảm nhận của những người nhận được thông điệp không? Cách thức liên lạc này không thể giúp bạn xoa dịu tức thì cảm xúc của đối phương vào lúc họ nhận được tin.
Nếu bạn cần phải truyền tải tin xấu, hãy gặp mặt trực tiếp người có liên quan. Bạn có thể nhìn ra mọi tín hiệu từ người đối diện trong trường hợp họ hiểu sai vấn đề, hoặc phản ứng thái quá trước tin xấu. Từ đó, bạn có thể làm rõ điều mình muốn truyền tải, hoặc giúp đỡ đối phương đối mặt với thông tin tiêu cực.
Sai lầm 3: Lảng tránh những trường hợp khó khăn
Đôi khi, bạn sẽ cần phải đưa ra phản hồi tiêu cực. Thường thì ai cũng có khuynh hướng né tránh những cuộc đối thoại như thế này, nhưng càng làm thế càng khiến cho tình huống tồi tệ hơn và khiến chuyện bé xé ra to.
Công tác chuẩn bị là chìa khóa để đối mặt với những tình huống giao tiếp khó xử. Hãy học cách thẳng thắn đưa ra những phản hồi rõ ràng và có thể giúp ích cho người nhận đưa ra những bước đi hay quyết định đúng đẵn hơn. Ngoài ra, hãy tập dượt trước khi nói để có thể tự tin hơn trong cả lời nói và khi sử dụng ngôn ngữ cơ thể.
Sai lầm 4: Không quyết đoán
Sự quyết đoán được hiểu là sự thẳng thắn trong việc diễn đạt những gì mình muốn mà vẫn quan tâm đến mong muốn và nhu cầu của người khác.
Trong giao tiếp, khi bạn biết rõ điều mình muốn là gì và nói chuyện một cách thẳng thắn, tự tin, nhiều khả năng bạn có thể điều khiển mọi việc theo ý mình, hoặc ít nhất là đạt được thỏa thuận có lợi cho cả đôi bên.
Sự quyết đoán cũng đồng nghĩa với việc nói “không” khi cần thiết. Và nghệ thuật ở đây là làm thế nào để từ chối đề nghị, yêu cầu của người khác mà không làm hỏng mối quan hệ.
Chú ý:
Sự quyết đoán không giống với sự hung hăng. Hung hăng nghĩa là tìm mọi cách áp đặt suy nghĩ và mong muốn của mình lên người khác mà chẳng mảy may quan tâm đến quyền lợi, mong muốn và nhu cầu của đối phương.
Sai lầm 5: Phản ứng, chứ không Phản hồi
Bạn đã bao giờ phản ứng dữ dội với đồng nghiệp khi cảm thấy ức chế, hoặc gửi mail trả lời cộc lốc mà chưa suy tính trước sau chưa? Nếu vậy, bạn là người có khuynh hướng phản ứng dựa theo cảm xúc, thay vì phản hồi một cách điềm tĩnh.
Kiểu phản ứng dựa trên cảm xúc này có thể gây tổn hại đến thanh danh của bạn. Bạn có thể làm mếch lòng người xung quanh với những cảm xúc bộc phát quá mạnh mẽ, và khiến cho người khác nghĩ rằng bạn là người không có khả năng điều khiển cảm xúc và có chỉ số EQ thấp.
Sai lầm 6: Không Chuẩn bị kỹ lưỡng
Những bài thuyết trình, báo cáo, hoặc email chuẩn bị một cách qua loa sẽ gây khó chịu cho người nhận, và về lâu về dài sẽ ảnh hưởng xấu đến danh tiếng của bản thân bạn. Chính vì thế việc chuẩn bị và lên kế hoạch giao tiếp một cách cẩn thận là vô cùng cần thiết.
Đầu tiên, hãy dành thời gian để lên kế hoạch kỹ lưỡng. Hãy thử sử dụng Quy trình tạo động lực của Monroe để tạo ra một thông điệp đáng tin, thú vị và hay ho, đánh trúng cảm xúc cũng như mối quan tâm của người tiếp nhận.
Hãy dành thời gian để biên tập nội dung, chỉnh lý hình ảnh, và để kiểm tra cài đặt định dạng file sao cho phù hợp với phần mềm trên máy của người khác. Và, nếu bạn đang chuẩn bị một bài diễn văn hay một bài thuyết trình, hãy luyện tập kỹ càng, để bài phát biểu của bạn vừa diễn ra trôi chảy vừa truyền được cảm hứng tới người nghe.
Sai lầm 7: Dùng một chiến lược cho mọi mặt trận
Việc sử dụng một cách thức duy nhất cho mọi tình huống thể hiện rằng bạn chẳng hề quan tâm tới sự khác biệt tính cách, nhu cầu và kỳ vọng của người nghe. Trên thực tế, khi lựa chọn các phương thức khác nhau trong giao tiếp, việc tính đến những khác biệt này là tối quan trọng.
Nếu bạn đang chuẩn bị một bài thuyết trình, hãy luôn nhớ rằng mỗi khán giả lại có một cách tiếp nhận thông tin khác nhau, khả năng hấp thu thông tin khác nhau. Và việc của bạn là phải làm sao để giúp cho mọi người đều nắm bắt nội dung bạn truyền tải dễ dàng nhất. Nghĩa là, bạn cần đảm bảo rằng, tất cả mọi người – từ những người thích học bằng cách đọc sách cho tới những người có khuynh hướng học hỏi qua thực hành – đều có thể thu điều gì đó hữu ích sau khi nghe bạn nói.
Sai lầm 8: Không cởi mở khi gặp gỡ người khác
Môi trường làm việc ngày nay là nơi giao thoa rất nhiều chủng tộc, tôn giáo, lứa tuổi, khuynh hướng giới tính, năng lực và quan điểm của những con người khác nhau. Những khác biệt này tạo ra những trải nghiệm rất đa dạng và những quan niệm rất phong phú, có tác động không nhỏ chút nào tới đời sống của mỗi cá nhân.
Tuy nhiên, việc đặt ra các giả định hoặc chụp mũ cho một đồng nghiệp vừa mới quen hay khách hàng mới chỉ bằng một vài mẩu thông tin chắp vá có thể là quá vội vã. Bạn rất có thể cư xử như vậy nếu không dành thời gian tìm hiểu kỹ lưỡng đối phương.
Những kết luận vội vàng kiểu này có thể giết chết những cuộc hội thoại cởi mở, chỉ đơn giản là vì bạn không để tâm đến hoàn cảnh sống, tính cách và kinh nghiệm đặc biệt của mỗi người. Theo thời gian, điều này có thể gây nguy hại cho mối quan hệ của bạn với mọi người xung quanh.
Vì vậy, hãy lắng nghe tâm sự của một người bạn mới gặp, để họ nói lên quan điểm của bản thân, và dành thời gian để suy ngẫm những điều đó.
Sau đó, hãy học cách dung hòa những khác biệt văn hóa, để từ đó bạn có thể hiểu được nhu cầu và kỳ vọng của những người khác nhau. Nếu bạn phải thường xuyên làm việc với người nước ngoài, hãy làm quen với khái niệm CQ (Cultural intelligence – Chỉ số am hiểu văn hóa) để từ đó bạn có thể bắt đầu điều chỉnh hành vi khi làm việc với những con người đến từ các nền văn hóa khác nhau.
Sai lầm 9: Tự cho rằng tất cả mọi người đều hiểu ý của bạn
Hãy luôn dành thời gian để xem xem mọi người đã hiểu đúng thông điệp của bạn hay chưa.
Giả sử, khi soạn nội dung email, bạn nên kết thúc bằng câu hỏi để người nhận phản hồi, hoặc trả lời nếu có nội dung nào họ không hiểu rõ. Hoặc, nếu bạn thuyết trình, hãy dành thời gian cho mọi người bàn bạc về các luận điểm chính, hoặc để dành cho việc giải đáp thắc mắc sau khi bài nói kết thúc.
Mẹo:
Có một cách để “đo đạc” sự hiểu của mọi người là liên tục đặt các câu hỏi mở “làm thế nào”, “tại sao”, hoặc “cái gì.” Những câu hỏi này khuyến khích sự phản hồi ngược lại, và sẽ giúp khán giả diễn đạt những gì họ hiểu sau khi nghe bạn nói.
Sai lầm 10: Vô tình xâm phạm quyền riêng tư của người khác
Đã bao giờ bạn chuyển tiếp một email nhạy cảm tới nhầm người, hay đính kèm nhầm văn bản chưa? Những sai sót này có thể gây ra các hậu quả nghiêm trọng trong kinh doanh, xâm phạm sự riêng tư của người khác, và khiến bạn vừa thẹn vừa bối rối.
Để tránh tình trạng này, hãy kiểm tra thật kĩ địa chỉ email người nhận. Nếu ứng dụng gửi email của bạn có tính năng tự động điền các địa chỉ email, bạn nên tắt tính năng này, để có thể chọn đúng địa chỉ người nhận.
Bạn có thể nháp nội dung trong một file word hoặc một email trắng rồi copy nội dung này vào một email mới. Làm như vậy giúp bạn tránh để lộ hoặc vô ý quote (trích dẫn) lại thông tin nhạy cảm từ chuỗi email trước đó
Thêm vào đó, nếu bạn đính kèm một tập tin mang thông tin nhạy cảm hoặc tuyệt mật, cần phải chắc chắn rằng văn bản bạn gửi là phiên bản chuẩn.
Những điểm chính
Ai cũng có thể mắc lỗi trong giao tiếp. Tuy nhiên, bạn sẽ bảo vệ được thanh danh của mình nếu không vấp phải những lỗi sai cơ bản thường gặp, như việc không chỉnh sửa văn bản, vô tình vi phạm sự riêng tư của người khác khi chuyển tiếp các email, và không quyết đoán.
Chìa khóa để giao tiếp hiệu là quan tâm đến nhu cầu của người đối diện. Hãy chuẩn bị nội dung mỗi email, tài liệu, và bài thuyết trình một cách cẩn thận, và dành thời gian để kiểm tra lại toàn bộ.
Trên hết, hãy nhớ rằng giao tiếp là một quá trình hai chiều. Hãy sẵn sàng cho các câu hỏi, và lắng nghe lời nói của đối phương.
Theo thời gian, bạn sẽ thấy rằng việc giao tiếp tốt và hiệu quả có thể giúp các mối quan hệ trong công việc trở nên bền chặt hơn cũng như khiến bạn hài lòng hơn với công việc hiện tại.
DienDan.Edu.Vn Cám ơn bạn đã quan tâm và rất vui vì bài viết đã đem lại thông tin hữu ích cho bạn.DienDan.Edu.Vn! là một website với tiêu chí chia sẻ thông tin,... Bạn có thể nhận xét, bổ sung hay yêu cầu hướng dẫn liên quan đến bài viết. Vậy nên đề nghị các bạn cũng không quảng cáo trong comment này ngoại trừ trong chính phần tên của bạn.Cám ơn.
