Bài 17: Hướng Dẫn Kế Toán Ghi Sổ Kép

  Khi nghiên cứu những phần trên chúng ta thấy rằng: Cứ mỗi một nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều có liên quan đến sự vận động biến đổi ít nhất 2 đối tượng kế toán.

Đồng thời khi nghiên cứu bảng cân đối kế toán chúng ta cũng đã xác định.

Sự thay đổi của bảng do các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tạo ba chỉ có 4 trường hợp tổng quát.

Trong đó mỗi trường hợp cụ thể đều liên quan đến sự tăng giảm của ít nhất 2 đối tượng kế toán.

Từ đó nhằm đảm bảo phản ánh một cách toàn diện, liên tục chính xác tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị thì khi một nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán phải phản ánh vào ít nhất 2 tài khoản có liên quan, nếu ghi Nợ cho tài khoản này thì phải ghi Có cho tài khoản khác theo nguyên tắc số tiền ghi Nợ và ghi Có bằng nhau, do đó tổng số dư Nợ và tổng số dư Có của các tài khoản luôn bằng nhau.

Việc ghi chép phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các tài khoản kế toán phải ghi số tiền 2 lần như trên gọi là: ghi sổ kép.

  Xí nghiệp chuyển tiền gửi ngân hàng mua 500.000đ công cụ dụng cụ nhập kho.

  Nghiệp vụ này làm cho công cụ, dụng cụ trong kho tăng lên 500.000đ và làm giảm tiền gửi ngân hàng 500.000đ.

Các tài khoản có liên quan trong nghiệp vụ này là tài khoản công cụ  dụng cụ và tài khoản tiền gửi ngân hàng.

Cả 2 tài khoản này đều thuộc tài khoản tài sản.

Căn cứ vào kết cấu của tài khoản tài sản đã giới thiệu ở phần trên kế toán sẽ ghi.

  Ví dụ 2: 

   Xuất vật liệu cho SXKD 3.000.000đ, trong đó cho chế tạo sản phẩm là 2.700.000đ và cho quản lý doanh nghiệp là 300.000đ.

  Nghiệp vụ này làm cho vật liệu trong kho giảm xuống 3.000.000đ đồng thời làm tăng chi phí quản lý doanh nghiệp lên 300.000đ và tăng chi phí NVL trực tiếp là 2.700.000.

Các tài khoản có liên quan trong nghiệp vụ này là tài khoản: nguyên vật liệu, chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp, chi phí quản lý doanh nghiệp.

Căn cứ vào kết cấu của các tài khoản đã giới thiệu ở phần trên kế toán sẽ ghi.

  Ví dụ 3:

  Xí nghiệp vay ngắn hạn ngân hàng để mua TSCĐ hữu hình trị giá 40.000.000đ

  Nghiệp vụ kinh tế này làm cho TSCĐ  tăng lên 40.000.000đ và khoản vay ngắn hạn cũng tăng lên 40.000.000đ.

Các tài khoản có liên quan trong nghiệp vụ này là tài khoản TSCĐ hữu hình và tài khoản vay ngắn hạn. Kế toán sẽ ghi:

   Ví dụ 4:

  Xí nghiệp dùng tiền gửi ngân hàng để trả nợ người bán 100.000.000đ

 Nghiệp vụ kinh tế này làm cho khoản phải trả người bán giảm xuống 100.000.000đ và làm cho tiền gửi ngân hàng cũng giảm xuống 100.000.000đ.

Các tài khoản có liên quan trong nghiệp vụ này là tài khoản phải trả người bán và tài khoản tiền gửi ngân hàng.

Tài khoản phải trả người bán là tài khoản nguồn vốn, tài khoản tiền gởi ngân hàng là tài khoản tài sản.

Do đó kế toán sẽ ghi:

  2. Định khoản kế toán 

 Muốn phản ánh một nghiệp vụ kinh tế phát sinh nào đó vào tài khoản kế toán, ta cần phải biết nghiệp vụ kinh tế đó có liên quan đến những tài khoản nào?

Kết cấu của những tài khoản đó ra sao?

Từ đó xác định tài khoản nào ghi Nợ, tài khoản nào ghi Có, với số tiền ghi vào từng tài khoản là bao nhiêu?

Công việc đó được gọi là định khoản kế toán.

  Như vậy định khoản kế toán là hình thức hướng dẫn cách ghi chép số liệu của nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các tài khoản kế toán một cách chính xác tuỳ theo nội dung kinh tế cụ thể.

Định khoản kế toán là cụ thể hoá của việc ghi sổ kép.

Định khoản kế toán có 2 loại là: Định khoản giản đơn và định khoản phức tạp.

– Định khoản giản đơn: Là những định khoản chỉ liên quan đến 2 tài khoản. Trong đó một tài khoản ghi Nợ và một tài khoản ghi Có với số tiền bằng nhau.

– Định khoản phức tạp: Là những định khoản liên quan đến ít nhất từ 3 tài khoản trở lên.

Trong  đó một tài khoản ghi Nợ và nhiều tài khoản ghi Có; hoặc một tài khoản ghi Có và nhiều tài khoản ghi Nợ; hoặc nhiều tài khoản ghi Nợ và nhiều tài khoản ghi Có, nhưng tổng số tiền ghi Nợ và ghi Có bao giờ cũng bằng nhau.

  Ví dụ  l: 

  Xí nghiệp X tính ra tiền bảo hiểm xã hội phải trả cho công nhân sản xuất trực tiếp là 4.500.000đ, nhân viên phân xưởng là 500.000đ, nhân viên quản lý doanh nghiệp là 4.000.000đ.

Nghiệp vụ kinh tế này làm cho giá trị tài khoản chi phí nhân công trực tiếp tăng 4.500.000đ, chi phí sản xuất chung tăng 500.000đ, chi phí quản lý doanh nghiệp tăng 4.000.000đ, phải trả phải nộp khác tăng 9.000.000đ. Các tài khoản có liên quan trong nghiệp vụ này gồm:

Tài khoản 622 – Chi phí nhân công trực tiếp

Tài khoản 627 – Chi phí sản xuất chung

Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp

Tài khoản 338 – Phải trả phải nộp khác

4 tài khoản này thuộc loại tài khoản nguồn vốn và tài khoản chi phí, do đó kế toán sẽ ghi:

Nợ TK 622: 4.500.000đ

Nợ TK 627: 500.000đ

Nợ TK 642: 4.000.000đ

     Có TK 338: 9.000.000đ

  Ví dụ 2: 

  Xí nghiệp X trích trước lương phép theo kế hoạch của công nhân trực tiếp sản xuất là 9.000.000đ. Nghiệp vụ kinh tế này làm cho chi phí phải trả  tăng lên 9.000.000  đồng thời làm tăng chi phí nhân công trực tiếp là 9.000.000. Các tài khoản có liên quan trong nghiệp vụ này gồm:

Tài khoản 622 – Chi phí nhân công trực tiếp

Tài khoản 335 – Chi phí phải trả

Trong đó tài khoản chi phí nhân công trực tiếp là tài khoản chi phí có kết cấu chung là tăng bên Nợ, giảm bên Có; tài khoản chi phí phải trả là tài khoản tài sản có kết cấu chung là tăng bên Có, giảm bên Nợ. Do đó kế toán sẽ ghi:

Nợ TK 622: 9.000.000đ

    Có TK 335: 9.000.000đ

  Ví dụ 3:

  Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh sau đây:

1. Rút TGNH mua một số công cụ, dụng cụ nhập kho 1.000.000đ

2. Xí nghiệp vay ngắn hạn ngân hàng  để trả  nợ người bán 50.000.000đ

3. XN dùng tiền mặt để trả nợ khoản vay ngắn hạn 25.000.000đ

4. XN rút TGNH để nhập quỹ TM: 20.000.000đ

Định khoản: (ĐVT: 1.000đ)

(1) Nợ TK 153: 1.000

            Có TK 112: 1.000

(2) Nợ TK 331: 50.000

            Có TK 311: 50.000

(3) Nợ TK 311: 25.000

            CÓ TK 111: 25.000

(4) Nợ TK 111: 20.000

            Có TK 112: 20.000

Phản ánh vào tài khoản như sau:

  Không phân biệt  định khoản giản  đơn hay  định khoản phức tạp mỗi định khoản phải được thực hiện bằng một lần ghi và gọi là bút toán.

Mỗi quan hệ kinh tế giữa các tài khoản có liên quan với nhau trong từng bút toán gọi là quan hệ đối ứng tài khoản. Mối quan hệ này luôn luôn là quan hệ Nợ – Có.

Quan hệ đối ứng tài khoản có tác dụng kiểm tra việc ghi chép có chính xác hay không và có thể thấy được nội dung kinh tế của từng nghiệp cụ được ghi chép trên tài khoản.

– Thông qua quan hệ đối ứng giữa các tài khoản, có thể thấy được nguyên nhân tăng, giảm của các đối tượng kế toán. Từ đó có thể phân tích được hoạt động kinh tế của xí nghiệp.

– Kiểm tra được việc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế vào các tài khoản có chính xác hay không. Tính chất cân đối về số tiền ở 2 bên Nợ, có trong từng bút toán làm cơ sở cho việc kiểm tra tổng số phát sinh của các tài khoản trong tổng kỳ nhất định, theo nguyên tắc:

Tổng số phát sinh bên Nợ của tất cả các tài khoản bao giờ cũng bằng với tổng số phất sinh bên Có của tất cả các tài khoản.