Bài 7: Chứng từ Kế toán

Chứng từ kế toán là nội dung đầu tiên trong chương 2 chứng từ kế toán và kiểm kê.

1. Khái niệm về chứng từ kế toán

Trong một đơn vị kinh tế, hàng ngày diễn ra các hoạt động cụ thể làm, giảm tài sản, nguồn vốn của đơn vị gọi là những nghiệp vụ kinh tế.

Vì có rất nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh, nên để có thể phản ánh, xác nhận nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh và đã hoàn thành làm căn cứ pháp lý và có thể kiểm tra lại được từng nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh, kế toán đã có phương pháp đáp ứng yêu cầu đó gọi là phương pháp chứng từ.

Vậy cụ thể chứng từ là gì? và nội dung chứng từ phải có những yếu tố nào?

Luật Kế toán đã chỉ rõ: “Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán “.

Chứng từ kế toán có nhiều loại và được tập hợp thành hệ thống chứng từ. Trong đó có 2 hệ thống chứng từ kế toán là: Hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc và hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn.

Hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc là hệ thống những chứng từ phản ánh các quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân hoặc có yêu cầu quản lý chặt chẽ mang tính chất phổ biến rộng rãi. Đối với loại chứng tỏ này Nhà nước tiêu chuẩn hóa về quy cách biểu mẫu, chỉ tiêu phản ánh, phương pháp lập và áp dụng thống nhất cho tất cả các doanh nghiệp, các thành phần kinh tế.

Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn chủ yếu là những chứng từ sử  dụng trong nội bộ đơn vị. Nhà nước hướng dẫn các chỉ tiêu  đặc trưng để các ngành, các thành phần kinh tế trên cơ sở đó vận dụng vào từng trường hợp cụ thể thích hợp.

Các ngành, các lĩnh vực có thể thêm bớt một số chỉ tiêu cụ thể, thích hợp với yêu cầu và nội dung phản ánh nhưng phải bảo đảm những yếu tố cơ bản của chứng từ và có sự thỏa thuận bằng văn bản của Bộ Tài chính.

– Tên gọi chứng từ (hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi…).

– Số hiệu của chứng từ.

– Ngày, tháng, năm lập chứng từ.

– Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ.

– Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ.

– Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.

– Các chỉ tiêu về số lượng, đơn giá và giá trị.

– Chữ ký, họ và tên của người lập và những người chịu trách nhiệm liên quan đến chứng từ. Những chứng từ phản ánh quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân thì phải có chữ ký của người kiểm tra (kế toán trưởng) và người phê duyệt (thủ trưởng đơn vị), đóng dấu đơn vị.

Đối với những chứng từ liên quan  đến việc bán hàng, cung cấp dịch vụ thì ngoài những yếu tố đã quy định nêu trên còn phải có chỉ tiêu: thuế suất và số thuế phải nộp. Những chứng từ dùng làm căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán phải cỏ thêm chỉ tiêu định khoản kế toán.

– Chứng từ kế toán phải được lập đầy đủ số liên theo quy định. Ghi chép chứng từ phải rõ ràng, trung thực, đấy đủ các yếu tố gạch bỏ phần để trống. Không được tẩy xóa, sửa chữa trên chứng từ. Trường hợp viết sai cần hủy bỏ, không xé rời ra khỏi cuốn.

– Thủ trưởng và kế toán trưởng đơn vị tuyệt đối không được ký trên chứng từ trắng, mẫu in sẵn khi chưa ghi đầy đủ nội dung, yếu tố phát sinh.

– Chứng từ kế toán có ý nghĩa rất lớn trong công tác lãnh đạo kinh tế cũng như trong công tác kiểm tra, phân tích hoạt động kinh tế và bảo vệ tài sản của đơn vị.

Ngoài việc đảm bảo tính pháp lý cho các số liệu trong sổ kế toán, chứng từ kế toán còn là cơ sở để xác định người chịu trách nhiệm vật chất, nhằm ngăn ngừa những hiện tượng vi phạm các chính sách, chế độ, thể lệ kinh tế tài chính do Nhà nước ban hành; phục vụ cho việc thông tin kinh tế, truyền đạt và kiểm tra việc thực hiện các mệnh lệnh chỉ thị của cấp trên và có cơ sở để giải quyết mọi sự tranh chấp, khiếu tố nếu có.

Để thuận tiện trong việc phân biệt và sử dụng từng loại chứng từ kế toán, người ta tiến hành phân loại chứng từ theo các đặc trưng chủ yếu khác nhau như: công dụng của chứng từ; địa điểm lập chứng từ; nội dung nghiệp vụ kinh tế, tính cấp bách của thông tin trong chứng từ…

Theo cách phân loại này ta có các loại chứng từ: chứng từ mệnh lệnh; chứng từ chấp hành; chứng từ thủ tục kế toán và chứng từ liên hợp.

 – Chứng từ mệnh lệnh: Là loại chứng từ dùng để truyền đạt những mệnh lệnh hay chỉ thị của người lãnh đạo cho các bộ phận cấp dưới thi hành như: Lệnh chi tiền mặt; lệnh xuất kho vật tư. Loại chứng từ này

chỉ mới chứng minh nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhưng chưa nói tới mức độ hoàn thành của nghiệp vụ, do đó chưa đủ điều kiện ghi chép thanh toán vào sổ sách kế toán.

– Chứng từ chấp hành: Là những chứng từ chứng minh cho một nghiệp vụ kinh tế nào đó đã thực sự hoàn thành như: phiếu thu tiền mặt, phiếu chi tiền mặt, phiếu xuất kho… Chứng từ chấp hành cùng với chứng từ mệnh lệnh có đủ điều kiện được dùng làm căn cứ ghi sổ kế toán.

 – Chứng từ thủ tục: Là những chứng từ tổng hợp, phân loại các nghiệp vụ kinh tế có liên quan theo những đối tượng cụ thể nhất định của kế toán, để thuận lợi trong việc ghi sổ và đối chiếu các loại tài liệu. Đây chỉ là chứng từ trung gian, phải kèm theo chứng từ ban đầu mới đầy đủ cơ sở pháp lý chứng minh tính hợp pháp của nghiệp vụ.

 – Chứng từ liên hợp: Là loại chứng từ mang đặc điểm của 2 hoặc 3 loại chứng từ nói trên như: Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho phiếu xuất vật tư theo hạn mức…

Theo cách phân loại này, chứng từ kế toán được phân ra các loại: chứng từ ban đầu và chứng từ tổng hợp.

 – Chứng từ ban đầu (còn gọi là chứng từ gốc): Là những chứng từ được lập trực tiếp khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh hay vừa hoàn thành. Chứng từ ban đầu gồm tất cả các loại hóa đơn, phiếu xuất nhập vật tư, lệnh thu chi tiền mặt…

 – Chứng từ tổng hợp: Là loại chứng từ dùng để tổng hợp số liệu của các nghiệp vụ kinh tế cùng loại nhằm giảm nhẹ công tác kế toán và đơn giản trong việc ghi sổ như: Bảng tổng hợp chứng từ gốc hay bảng kê phân loại chứng từ gốc. Chứng từ tổng hợp chỉ có các giá trị pháp lý khi có chứng từ ban đầu kèm theo.

Theo cách phân loại này, ta có các loại chứng từ: chứng từ một lần và chứng từ nhiều lần.

– Chứng từ một lần: Là loại chứng từ mà việc ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh chỉ tiến hành một lần, sau đó được chuyển vào ghi sổ kế toán.

– Chứng từ nhiều lần: Là loại chứng từ ghi một loại nghiệp vụ kinh tế tiếp diễn nhiều lần. Sau mỗi lần ghi các con số được cộng dồn tới một giới hạn đã được xác định trước được chuyển vào ghi vào sổ kế toán.

Theo cách phân loại này, ta có các loại chứng từ: chứng từ bên trong và chứng từ bên ngoài.

– Chứng từ bên trong còn gọi là chứng từ nội bộ là những chứng từ được lập ra trong nội bộ đơn vị kế toán và chỉ liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế giải quyết những quan hệ trong nội bộ đơn vị như: Bảng tính khấu hao tài sản cố định, biên bản kiểm kê nội bộ.

– Chứng từ bên ngoài : Là những chứng từ về các nghiệp vụ có liên quan  đến đơn vị  kế toán nhưng được lập ra từ các đơn vị khác như: Hóa đơn bán hàng, hóa đơn : của các đơn vị cung cấp dịch vụ…

– Chỉ tiêu lao động và tiền lương

– Chỉ tiêu hàng tồn kho

– Chỉ tiêu bán hàng

– Chỉ tiêu tiền tệ

– Chỉ tiêu tài sản cố định

Theo cách phân loại này ta có các loại chứng từ: Chứng từ bình thường và chứng từ báo động:

 – Chứng từ bình thường: Là những chứng từ mà thông tin trong đó mang tính chất bình thường, được quy định chung đối với các nghiệp vụ kinh tế phù hợp với hoạt động của đơn vị.

– Chứng từ báo động: Là những chứng từ chứa đựng những thông tin thể hiện mức độ diễn biến không bình thường của các nghiệp vụ kinh tế như: sử dụng vật tư đã vượt định mức, những chứng từ về mất trộm, mất cắp…

Theo cách phân loại này ta có các loại chứng từ: Chứng từ thông thường và chứng từ điện tử:

 – Chứng từ thông thường: là chứng từ được thể hiện dưới dạng giấy tờ để chứng minh nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đã thực sự hoàn thành mà không phải thể hiện qua dạng dữ liệu điện tử.

 – Chứng từ điện tử. là chứng từ được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hoá mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính hoặc trên vật mang tin như: bảng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán…

Tất cả các chứng từ kế toán do đơn vị lập ra hoặc từ bên ngoà vào, đều phải tập trung vào bộ phận kế toán của đơn vị để kiểm tra và xác minh là  đúng thì mới  được dùng  để ghi sổ.

– Kiểm tra tính chính xác của số liệu thông tin trên chứng từ

– Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế phát sinh

– Kiểm tra tính đấy đủ, rõ ràng, trung thực các chỉ tiêu phản ánh trên chứng từ.

– Kiểm tra việc chấp hành quy chế quản lý nội bộ, kiểm tra xét duyệt đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính.

Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chế độ, quản lý kinh tế tài chính của Nhà nước thì phải từ chối thực hiện, đồng thời phải báo ngay cho thủ trưởng và kế toán trưởng đơn vị biết để xử lý kịp thời theo đúng quy định pháp luật hiện hành.

Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và con số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra phải trả lại hoặc báo cho nơi lập chứng từ biết đề làm lại hay làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới dùng làm căn cứ để ghi sổ kế toán.

Chỉnh lý chứng từ là công việc chuẩn bị để hoàn thiện đầy đủ các yếu tố trên chứng từ, phân loại tổng hợp chứng từ trước khi ghi sổ kế toán.

Chỉnh lý chứng từ gồm: ghi đơn giá, số tiền trên chứng từ (đối với loại chứng từ có yêu cầu này), ghi các yếu tố cần thiết khác, định khoản kế toán và phân loại chứng từ, tổng hợp số liệu các chứng từ cùng loại (lập chứng từ tổng hợp).

Luân chuyển chứng từ là giao chuyển chứng từ lần lượt tới các bộ phận có liên quan, để những bộ phận này nắm được tình hình, kiểm tra, phê duyệt, lấy số liệu ghi vào sổ kế toán.

Tùy theo từng loại chứng từ mà có trình tự luân chuyển phù hợp, theo nguyên tắc tổ chức luân chuyển chứng từ phải đạt được nhanh chóng, kịp thời không gây trở ngại cho công tác kế toán.

Để sự luân chuyển chứng từ, ghi sổ kế toán được hợp lý nền nếp, cần xây dựng sơ đồ luân chuyển chứng từ  kế toán cho từng loại chứng từ, trong đó quy định đường đi của chứng từ, thời gian cho mỗi bước luân chuyển, nhiệm vụ của người nhận được chứng từ.

  Chứng từ là một khâu quan trọng trong quá trình kế toán. Có thể nói chất lượng công tác kế toán phụ thuộc trước hết vào chất lượng của chứng từ kế toán.

Vì vậy lập và luân chuyển chứng từ kế toán là công việc cần hết sức cơi trọng để đảm bảo tính hợp pháp của chứng từ: Tuân theo đúng nguyên tắc lập và phản ánh đúng sự thật nghiệp vụ kinh tế. Hơn nữa còn cần quan tâm đến việc cải tiến công tác kế toán nói chung theo các hướng sau:

– Giảm số lượng chứng từ để đủ cho nhu cầu, tránh thừa hoặc trùng lặp.

-Hạn chế sử dụng chứng từ liên hợp, chứng từ nhiều lần. Xác định đúng những bộ phận cần lưu chứng từ để giảm số liên của chứng từ tới mức hợp lý.

-Đơn giản hóa nội dung chứng từ: Chứng từ chỉ bao gồm những nội dung thật cần thiết. Đơn giản hóa tiến tới thống nhất, tiêu chuẩn hóa chứng từ.

-Hợp lý hóa thủ tục, ký, xét duyệt chứng từ. Quy chế hóa các bước xử lý từng loại chứng từ. Xây dụng sơ đồ luân chuyển chứng từ khoa học.

Vì chứng từ kế toán là tài liệu gốc, có giá trị pháp lý nên sau khi dùng làm căn cứ vào sổ, chứng từ kế toán phải được sắp xếp theo trình tự, đóng gói cẩn thận và phải được bảo quản lưu trữ để khi cần có cơ sở đối chiếu, kiểm tra. Trước khi đưa vào lưu trữ, chứng từ được sắp xếp phân loại để thuận tiện cho việc tìm kiếm và bảo đảm không bị hỏng, mất.

Thời gian lưu trữ ở phòng kế toán không quá một năm, sau đó đưa vào nơi lưu trữ dài hạn, thời gian lưu trữ ở nơi lưu trữ dài hạn được quy định chi tiết trong Luật kế toán. Điều 31 của Luật Kế toán ghi rõ: đối với những chứng từ sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính thời gian lưu trữ tối thiểu là 10 năm.

Một trong những nội dung cơ  bản của Chế độ  kế toán doanh nghiệp ban hành kèm theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của bộ trưởng Bộ Tài chính là hệ thống chứng từ kế toán.

Hệ thống chứng từ kế toán bao gồm danh mục chứng từ, các mẫu biểu chứng từ và cách ghi chép từng chứng từ. Danh mục chứng từ kế toán bao gồm 37 mẫu biểu được chia thành 5 loại:

Loại 1 – Lao động tiền lương gồm 12 chứng từ

Loại 2 – Hàng tồn kho gồm 7 chứng từ

Loại 3 – Bán hàng gồm 2 chứng từ

Loại 4 – Tiền tệ gồm 10 chứng từ

Loại 5 – Tài sản cố định gồm 6 chứng từ

Ngoài ra Bộ Tài chính cũng hướng dẫn sử dụng một số chứng từ ban hành kèm theo các văn bản khác. Danh mục chứng từ  kế toán doanh nghiệp được thể hiện qua bảng sau đây:

Bảng 2.1. Danh mục chứng từ kế toán

BB: Mẫu bắt buộc; (*) HD: Mẫu hướng dẫn

Mẫu biểu và phương pháp ghi chép từng chứng từ kế toán trong danh mục chứng từ kế toán nêu trên có thể tham khảo ở các sách chế độ kế toán hoặc các tài liệu về hướng dẫn thực hành chế độ kế toán doanh nghiệp.