Cách đánh số thứ tự trong Excel khi lọc dữ liệu

Trong Microsoft excel chứa một hệ thống các hàm chức năng riêng biệt và mỗi hàm chức năng lại kết hợp tạo ra một loạt các chức năng nâng cao khác. Nhưng không phải một hàm chỉ có một chức năng riêng, một hàm cũng có thể thực hiện được nhiều chức năng và cũng có những hàm thực hiện một chức năng cũng giống một số hàm khác nhưng có sự trội hơn rất rất nhiều của một số hàm khác kết hợp lại. Nói đến đây là hàm Subtotal, một hàm để thực hiện chức năng tính toán nhưng việc tính toán của hàm còn linh động và ưu việt hơn rất nhiều so với các hàm tính toán trong excel khác như Sum, Max, Min,…

Ngoài ra hàm còn được dùng để đánh số thứ tự tự động khi mà người dùng lọc, xóa hoặc bỏ một số các thứ tự dữ liệu làm mất thứ tự đi thì hàm sẽ thực hiện công việc duy trì số thự tự một cách chuẩn chỉ nhất.

Khi áp dụng hàm để thực hiện các chức năng của công việc người dùng, cần nhập công thức hàm như các hàm khác. Công thức hàm Subtotal cũng khá đơn giản và dễ dàng nhớ:
 =SUBTOTAL(Function_num,ref1,…)
Trong cú pháp trên khi nhập công thức vào ngay sau đó, function_num sẽ là các số thứ tự tương đương thay thế cho các hàm như trong bảng dưới đây:

Ref1: đây là những đối số và cũng có thể là các giá trị khác nhau tùy theo yêu cầu người dùng và dữ liệu trong bảng tính dùng để đưa vào công thức áp dụng với chức năng của hàm.

Như ở trong phần giới thiệu về hàm cũng đã nêu ra chức năng của hàm, trong bài này sẽ hướng dẫn cho các bạn về cách đánh số thứ tự khi xóa dữ liệu mà thứ tự vẫn đúng bằng việc sử dụng hàm Subtotal.
Cũng không nói nhiều về các trường hợp sơ lỡ của mỗi người trong khi làm việc với excel nữa.
Trong ví dụ dưới đây sẽ hướng dẫn các bạn dùng hàm Subtotal, ví dụ được cho trong bảng:

Thực hiện công việc đánh số thứ tự cho các loại cây đã được list sẵn trong bảng tính trên. Sử dụng công thức của hàm Subtotal cho việc đánh số thứ tự từ ô thứ 1:
Công thức:=IF(B1<>””;SUBTOTAL(103;$B$1:B1);””)

Enter và nhận được số thứ tự thứ nhất, kéo sao chép công thức xuống phía dưới và được các số thứ tự tiếp theo:

Hãy thử xem khi xóa một dữ liệu bất kỳ nào thì thứ tự có bị khuyết đi không nhé:

Hàm đã thành công trong việc tạo thứ tự, khi chúng ta thử xóa đi quất và thứ tự được làm lại.

Như vậy sử dụng hàm Subtotal quả là điều tuyệt vời với người dùng đánh số thứ tự tự động khi lọc xóa dữ liệu trong excel. Biết cách sử dụng hết các hàm chức năng trong excel, đó là điều không phải dễ nếu như bạn không được sự học bài bản và khoa học. Khóa học TRỞ THÀNH CAO THỦ EXCEL TRONG 10 GIỜ sẽ đem đến cho các bạn kiến thức excel từ cơ bản đến nâng cao, với các bài giảng dễ hiểu và khoa học, đảm bảo cho bạn lượng kiến thức chắc chắn giúp bạn có thể thành thạo về excel.
Chúc các bạn may mắn.