Cách xây dựng đội ngũ nhân viên làm việc hiệu quả

Việc xây dựng một đội ngũ hay đổi mới một đội ngũ là trách nhiệm của mỗi thành viên. Các đội ngũ làm việc hiệu quả được xây dựng dựa trên việc thiết lập một tầm nhìn chung, tạo ra các yếu tố cơ sở cho giao tiếp và cộng tác, xác định và lập kế hoạch đối với các trở ngại, và thiết lập trách nhiệm.

Các doanh nhân khó có thể một mình hoàn thành tốt công việc. Những phiền toái xảy ra ở công ty thường rắc rối và khó có thể được giải quyết chỉ bởi một người hay một nội qui nhất định. Khi mọi thứ trở nên tồi tệ hơn thì mấu chốt của vấn đề là các đội ngũ phải giải quyết ổn thỏa được mọi việc, cho dù đó là nhóm làm việc theo dự án, nhóm có trình độ khác nhau, hay là nhóm có chuyên ngành khác nhau.

Chung tay nâng cao kỹ năng làm việc-quản lý

Bạn có thể lập ra một đội ngũ mới hoặc một đội ngũ làm việc hiệu quả hơn từ nhóm ban đầu, miễn là bạn là người chịu trách nhiệm chung cho kết quả cuối cùng. Sau đây là những giai đoạn để tạo nên một đội ngũ làm việc có hiệu quả cao.

Giai đoạn 1: Sự hình thành

Trong giai đoạn này, nguyên tắc làm việc của đội ngũ là phải có tổ chức, mục tiêu, chỉ đạo và phân công rõ ràng để các thành viên có thể xây dựng niềm tin. Đồng thời, toàn nhóm cần tập trung khẳng định khả năng và trách nhiệm của nhóm mình. Các thành viên thường lạc quan và có hứng thú ở giai đoạn này.

Người ta thường nói rằng “một giờ lên kế hoạch tiết kiệm được ba giờ thực hiện”. Nguyên tắc này cũng được áp dụng cho chu trình làm việc của đội ngũ. Trong giai đoạn hình thành và phát triển, đội ngũ càng tổ chức chặt chẽ thì càng dễ thành công trong quá trình chuyển đổi ở các giai đoạn ổn định, thực hiện, và thành thục trước khi kết thúc.

Giai đoạn 2: Sự ổn định

Ở giai đoạn này, các thành viên sẽ học hỏi lẫn nhau về các nhiệm vụ mà họ được phân công. Từng thành viên bắt đầu nhận ra vai trò cụ thể của bản thân. Một mô hình tương tác và giao tiếp dần dần được thiết lập khi các thành viên trong đội ngũ trải qua quá trình làm việc cùng nhau. Giai đoạn này có ảnh hưởng rất lớn trong sự thành công của cả nhóm sau này.

Giai đoạn 3: Sự hợp nhất

Khi sự đồng tình giữa các thành viên trong đội ngũ ngày càng tăng lên thì họ cũng nhận ra rằng sự đa dạng trong quan điểm và kinh nghiệm sẽ giúp nhóm trở nên mạnh hơn và các sản phẩm cũng phong phú hơn. Các thành viên bắt đầu cảm thấy rằng mình là một phần của tập thể và hài lòng với sự gắn bó của đội ngũ hơn. Đây là giai đoạn mà cả nhóm cần phải tập trung cho mục tiêu chung, và chia mục tiêu lớn thành các mục tiêu nhỏ hơn, có thể thực hiện được. Nhóm có thể cần phát triển kỹ năng liên kết các nhiệm vụ lẫn quy trình hoạt động và cả kỹ năng quản lý các xung đột một cách nhẹ nhàng, thuận lợi cho việc chuyển qua giai đoạn tiếp theo.

Giai đoạn 4: Sự hiện thực hóa

Trong suốt giai đoạn này, các thành viên trong đội ngũ đã có thể thoải mái trình bày ý kiến và cảm nhận của họ. Họ cũng dễ đồng cảm hơn với các thành viên khác trong nhóm. Các thành viên bắt đầu có ý thức bỏ qua sự khác biệt để hòa nhập với nhau. Sự giao tiếp được chú trọng và trở nên hiệu quả hơn. Các thành viên cũng cảm thấy dễ chia sẻ ý kiến hoặc xin giúp đỡ từ đồng nghiệp của mình hơn.

Giai đoạn 5: Sự trưởng thành

Trong giai đoạn này, các thành viên cảm thấy hài lòng với sự tiến bộ của đội ngũ. Họ chia sẻ kiến thức và tự nhận thức được điểm mạnh và điểm yếu của mình. Các thành viên cảm thấy thoải mái với sự hoạt động và phát triển của nhóm, đồng thời tin vào năng lực của mình và đồng nghiệp. Các thành viên bắt đầu công nhận giá trị của nhau. Sự chuyên tâm và năng lực của các thành viên rất cao. Kiến thức và kỹ năng của các thành viên trong nhóm ngày càng tốt hơn, từ đó có thể ngày càng hoàn thiện nhóm.

Giai đoạn 6: Sự hoàn thành

Một số đội ngũ, như là nhóm làm việc theo dự án hay nhóm có chuyên ngành khác nhau, sẽ kết thúc khi công việc của họ được hoàn thành hoặc khi công ty cần sự thay đổi. Điều này rất quan trọng để các nhóm chọn thời điểm thích hợp kết thúc nhóm. Ở thời điểm đó, các thành viên sẽ có những cảm xúc khác nhau về việc kết thúc nhóm.

Ở giai đoạn này, sẽ có một số thành viên trong đội ngũ ít tập trung đến nhiệm vụ của nhóm và hiệu quả làm việc có thể giảm. Nhưng các thành viên khác có thể nhận thấy việc tập trung vào nhiệm vụ trước mắt là một việc làm hiệu quả đối với việc thay đổi nhóm. Vì vậy, hiệu suất của họ vẫn tăng.