Hành vi tổ chức – Các giai đoạn phát triển và các thuộc tính của đội nhóm

Sự phát triển của nhóm là một quá trình năng động, phần lớn các nhóm đều nằm trong tình trạng liên tục thay đổi. Tuy nhiên, ta có thể chia sự phát triển của nhóm ra làm 5 giai đoạn :

– Giai đoạn 1, giai đoạn hình thành: đầy thử thách, bất trắc giữa các thành viên khi họ thảo luận, bàn bạc về mục đích, cơ cấu, cách điều hành cũng như là những hành vi cần phải có của các thành viên trong đội nhóm. Giai đọan này được hòan tất khi mỗi một thành viên tự cảm thấy mình là một phần không thể thiếu của đội nhóm.

– Giai đoạn 2, giai đoạn xung đột (hay bão tố). Các thành viên của đội nhóm chấp nhận sự cần thiết của nhóm nhưng chống lại những hình thức bị buộc áp đặt của đội nhóm đối với cá nhân. Ngòai ra, cũng có sự tranh chấp ai là người đứng đầu điều khiển. Giai đoạn này được hoàn tất khi có một sự sắp xếp ngôi thứ, trật tự thứ bậc về vai trị trong đội nhóm một cách khá  rõ  ràng. 

– Giai đoạn 3, giai đoạn đi vào quy củ, trong đó các thành viên quan hệ chặt chẽ và gắn kết với nhau. Lúc này người ta thấy xuất hiện tinh thần đồng đội và đồng chí. Giai đoạn này được hồn tất khi cơ cấu của đội nhóm đã gắn kết và các thành viên đã hòan tòan nhất trí về những kỳ vọng những hành vi nào là đúng mà thành viên cần thể hiện.

– Giai đoạn 4, giai đoạn hòan thành. Lúc này cơ cấu đã hoạt động nhịp nhàng. Công sức của đội nhóm không còn là tìm hiểu, hiểu biết lẫn nhau mà là làm sao hòan thành tốt nhiệm vụ được giao phó.

Với các đội nhóm chính thức thường xuyên, giai đoạn này là giai đoạn cuối trong tiến trình phát triển. Còn những đội nhóm bất thường (tạm thời), với nhiệm vụ hạn định, thì sẽ có thêm một giai đoạn nữa, đó là giai đoạn giải tán (giai đoạn 5). Trong giai đoạn này, ưu tiên chính của đội nhóm không còn lá thành tích nữa, mà cốt là giải quyết xong xuôi mọi việc. Thái độ, hành vi của các thành viên thể hiện có thể rất khác nhau: số này thì vui vẻ vì đã hòan tất nhiệm vụ, số kia thì nhớ tiếc vì phải xa bạn xa bè sau một thời gian gắn bó thân thiết.

Vai trò được hiểu là người nào có một vị trí xã hội nhất định nào đó thì sẽ có những kiểu hành vi tương ứng đúng với địa vị của nó. Những hành vi ny sẽ tương đối dễ hiểu nếu chúng ta chỉ có một vai trò và nếu thể hiện chúng một cách nhất quán và thường xuyên. Nhưng tiếc thay, chúng ta đôi khi phải giữ một lúc nhiều vai diễn khác nhau, ngay trong công việc cũng như ngoài công việc, ví dụ: một người có thể vừa l một kỹ sư, vừa là một phó trưởng phòng, lại vừa là một ủy vin trong ban chấp hành công đoàn (trong một tổ chức). Chưa hết, ông ta vừa là một người cha, một người chồng, một giáo hữu của cộng đồng tôn giáo, một thành viên của câu lạc bộ thể thao,…(ngòai công việc). Mà mỗi vị trí như thế lại đài hỏi phải thể hiện hành vi một cách khác nhau, thành ra đôi khi gây ra nhiều rối rắm, xung đột.

Tất cả các nhóm đều phải đặt ra những chuẩn tắc. Đó là những chuẩn về thái độ, hnh vi m cả nhóm đều chia xẻ, đồng ý với nhau. Chuẩn tắc khác quy tắc ở chỗ lá các chuẩn tắc thường không được công khai viết ra. Các chuẩn tắc mách bảo cho các thành viên biết những hành vi nào được phép và hành vi nào không được phép trong những điều kiện nhất định nào đó. Một khi đạt được như thế thì các chuẩn tắc này là những phương tiện điều chỉnh hành vi của các cá nhân trong nhóm mà không cần phải viện nhiều đến những hình thức kiểm soát áp đặt từ phía bên ngoài. Đội nhóm khác nhau, cộng đồng khác nhau, xã hội khác nhau thì sẽ có những chuẩn tắc khác nhau.

Các chuẩn tắc có thể bao quát hết mọi hành vi của đội nhóm. Một trong những chuẩn tắc có lẽ quan trọng nhất trong cơng việc chính là yêu cầu hồn thành kết quả công việc. Đội nhóm cho mỗi thành viên biết phải làm việc ra sao, như thế nào, mức năng suất cần đạt, …Và cũng có những chuẩn tắc khác quan trọng không kém, ví dụ: chuẩn tắc về ăn mặc, về giao tiếp,…

Địa vị là một vị trí hay một cương vị xã hội mà các thành viên trao phó cho mỗi người trong đội nhóm hoặc tổ chức, xã hội trao cho đội nhóm. Địa vị là một yếu tố quan trọng vì nó là một kích thích tố và có những hệ quả lớn lao khi cá nhân và những người khác có một cái nhìn khác biệt về chính địa vị mà một cá nhân nào đó nắm giữ.

Ba yếu tố làm nên địa vị:

– Quyền lực: ai kiểm soát được tài nguyên, nguồn lực và kết quả hòan thành của nhóm thì người đó có địa vị cao.

– Năng lực: qua năng lực, người nào đóng góp nhiều vào các mục tiêu của đội nhóm thì người đó có địa vị cao.

– Các đặc điểm cá nhân: các cá nhân được các thành viên đội nhóm đánh giá cao về các đặc điểm (ngoại hình, thông minh, tiền bạc, tính cách…) thì họ sẽ chiếm được địa vị cao.

Những người có địa vị cao thường ít bị ràng buộc bởi các chuẩn tắc hơn những người có địa vị thấp trong đội nhóm, họ cũng dễ đề kháng những áp lực tuân thủ của đội nhóm má chúng ta có thể kể ra nhiều trường hợp như các “sao” ở các lĩnh vực thể thao, điện ảnh, bán hàng, nghiên cứu học thuật,…

           

Quy mô của đội nhĩm có ảnh hưởng đến hành vi của các thành viên. Tuy cùng phụ thuộc một vài yếu tố khác nữa nhưng người ta có thể thấy

 –  Về hòan thnh nhiệm vụ: đội nhóm nhỏ nhanh hơn đội nhóm lớn, cá nhân trong đội nhóm nhỏ hoànn thành tốt hơn cá nhân đội nhóm lớn.

 – Về gỉai quyết vấn đề: nhóm lớn (từ 10 đến 12 người) nhanh hơn vì có nhiều nguồn thông tin hơn, ý kiến nhiều hơn, công việc có nhiều người để san sẻ…

Tuy nhiên có một phát hiện rất quan trọng liên quan đến các đội nhóm lớn, đó là tính ỷ lại tập thể hoặc ươn lười tập thể (social loafing). Tính ỷ lại hay ươn lười tập thể là xu hướng trong đó cá nhân bỏ ra ít công sức hơn khi làm việc đội nhóm so với khi làm việc cá nhân.

Sự gắn kết trong đội nhóm

Mỗi đội nhóm có mức độ gắn kết khác nhau. Ty theo thời gian gần gũi, cơ hội tương tác hoặc mức đe dọa từ ngoài vào mà đội nhĩm gắn kết với nhau nhiều hay ít. Sự gắn kết có liên hệ mật thiết với năng suất làm việc của đội nhóm.

Một vài cách thức để tạo sự gắn kết đội nhóm :

–   Số lượng người trong đội nhĩm không quá nhiều (ít người thì cơ hội tương tác xã hội sẽ nhiều hơn).

– Tạo sự đồng lòng về các mục tiêu của đội nhóm.

– Tạo điều kiện nhiều thời gian gần gũi với nhau.

– Nâng cao địa vị của nhóm và để cho mọi người thấy vào làm thành viên của nhóm là không phải dễ.

– Phần thưởng chú trọng đến đội nhóm hơn là cá nhân.

– Có một không gian vật lý sinh hoạt riêng.

  

Download toàn bộ bài viết tại đây