Hành vi tổ chức – cơ sở của hành vi nhóm

Nhóm là một mô hình tổ chức bao gồm hai hay nhiều cá nhân, tương tác phụ thuộc lẫn nhau nhằm đạt được các mục tiêu cụ thể.

Đội nhóm chính thức: được thành lập để theo đuổi những mục tiêu nhất định và thi hành một số công việc nhất định đã được tiên liệu trong tổ chức, gồm hai loại:

– Những đội nhóm chính thức thường xuyên: nhóm lãnh đạo, nhóm công tác, nhóm cố vấn,… Các phòng ban chuyên môn trong một tổ chức cũng được xem như là những đội nhóm vì nhân viên trực tiếp quan hệ, phối hợp công việc với nhau. Một loại đội nhóm khác ngày càng trở nên phổ biến nhờ vào sự phát triển khoa học công nghệ thông tin, và do nhu cầu chia xẻ thông tin trong một thời đại kinh tế tri thức đó là đội nhóm ảo (virtual team). Đó là những đội nhóm cơ cấu thành viên không tương tác trực tiếp với nhau. Họ tác nghiệp, nối kết với nhau xuyên không – thời gian, vượt ra ngoài các biên giới của tổ chức.

– Những đội nhóm chính thức bất thường: những nhóm công tác đặc biệt được giải tán sau khi hoàn thành công tác. Ví dụ: nhóm đánh giá, nhóm cải cách thủ tục, nhóm nghiên cứu về các vấn đề lương bổng, nhóm dự án,…Một đội nhóm khác rất quan trọng cần phải được kể ra ở đây, đó là đội nhóm chức năng chéo (cross-functional). Không giống như truyền thống trước đây, đội nhóm được phân theo chuyên môn, năng lực của nhân viên (phòng tiếp thị, bộ phận sản xuất…), đội nhóm chức năng dựa trên những con người có kỹ năng, kiến thức, kinh nghiệm chuyên môn khác nhau nhưng lại bổ sung cho nhau, ví như là một ca kíp (đội nhóm) phẫu thuật

Những đội nhóm này có thể tồn tại trong một thời gian khá lâu, tuy nhiên chúng vẫn có tính chất bất thường và các người trong nhóm cũng biết rằng họ chỉ hợp tác trên căn bản bất thường.

Nhóm phi chính thức: bắt nguồn từ những nhu cầu cá nhân. Con người làm việc với tất cả nhân cách của mình và có những nhu cầu xã hội. Nếu các điều kiện làm việc (ví dụ: vị trí gần  nhau) và thời gian cho phép, họ tìm cách thỏa mãn những nhu cầu đó qua sự giao tiếp với những nhân viên khác trong tổ chức.

– Nhóm theo hệ thống ngang: những người cùng một cấp bậc hoặc cùng một khu vực.

– Nhóm theo hệ thống dọc: do nhu cầu hoàn thành công tác, qui tụ những nhân viên có nhiều cấp bậc khác nhau.

Ví dụ: nhóm qui tụ các công nhân, các giám sát viên và các trưởng phòng.

– Nhóm hỗn hợp: qui tụ những nhân viên có cấp bậc khác nhau và từ những khu vực khác nhau, thường để thỏa mãn những nhu cầu hoặc hoàn thành những nhiệm vụ mà ban lãnh đạo cấp cao không để ý đến.

Ví dụ: một trưởng xưởng giao du thân mật với những người thợ chuyên sửa chữa dụng cụ bị hư hỏng.

Vai trò chính thức: quan hệ trực tiếp đến sứ mạng của tổ chức: thi hành công tác, phát biểu ý kiến, liên lạc, và hòan thành mục tiêu … Có những lúc một công việc cụ thể nào đó cần phải có nhiều người, cho nên cần phải tập hợp tài năng, kiến thức, kinh nghiệm, sức mạnh để hòan thành mục tiêu; cũng cố những vấn đề, những nhiệm vụ đòi hỏi chia xẻ thông tin, góp ý từ nhiều người mới có thể giải quyết được. Trong những trường hợp này, lãnh đạo thường dựa vào các nhóm chính thức.

Vai trò phi chính thức (vai trò tâm lý): để thoả mãn nhu cầu cá nhân.

– Nhu cầu an toàn: khi tham gia vào đội nhóm, cá nhân không còn “trơ trọi” và ít bất an hơn. Cá nhân cảm thấy mạnh mẻ, tự tin hơn để đối phó những thách thức hoặc hiểm họa.

– Có vị trí, địa vị: đối với nhiều người, gia nhập một đội nhóm được xem là quan trọng vì cá nhân được các thành viên trong đội nhóm của mình công nhận một vị trí, một địa vị.

– Nhu cầu tự trọng: ngòai sự công nhận của những người khác, đội nhóm đem lại cho các thành viên ý thức về giá trị chính mình (trọng mình). Tinh thần đồng đội cũng làm gia tăng ý thức về giá trị đối với các thành viên khác của đội nhóm (trọng người khác trong đội nhóm).

– Nhu cầu kết liên: đội nhóm có thể làm thỏa mãn các nhu cầu xã hội. Qua công việc, cá nhân được những người trong đội nhóm giúp đỡ, thương yêu,… Và đối với nhiều người, những mối tương tác này chính là suối nguồn đầu tiên làm thỏa mãn nhu cầu kết liên của họ.

– Tin tưởng vào sức mạnh: những gì ngoài khả năng của cá nhân thì nhóm có thể làm được dựa vào sức mạnh của số đông. Ví dụ: nhờ liên kết với nhau để thương lượng hoặc để đình công hoặc để hạn chế công tác,… các đội nhóm có thể làm cho ban lãnh đạo phải kính nể.

Phần lớn các đội nhóm đều có cả hai vai trò chính thức và phi chính thức. Chúng thỏa mãn nhu cầu của tổ chức cũng như cá nhân. Nó giúp đỡ cấp lãnh đạo một cách đắc lực để biết rõ những gì xảy ra trong tổ chức một cách nhanh chóng và chính xác. Phương pháp thường dùng: nói chuyện tại bàn ăn, tại câu lạc bộ, sân thể thao hoặc qua điện thoại.

Download toàn bộ bài viết tại đây