Bài viết này mô tả khái niệm Vừa đúng lúc (Just in Time – JIT) bởi Kiichiro Toyoda và Taiicho Ohno một cách thực tế. Nếu bạn chưa biết thì Kiichiro Toyoda và Taiicho Ohno là hai doanh nhân và kỹ sư hàng đầu của hãng xe Toyota, hai ông được biết coi là cha đẻ của hệ thống sản xuất Toyota – còn được biết đến với cái tên khác là hệ thống Lean. Sau khi đọc bài viết này, tôi mong bạn có thể nắm được định nghĩa và nền tảng cơ bản của công cụ quản lý chất lượng hiệu quả này.
THẾ NÀO LÀ VỪA ĐÚNG LÚC (JUST IN TIME – JIT)?
Hoạt động của các công ty sản xuất phụ thuộc rất nhiều vào công tác hậu cần. Nói một cách đơn giản, quy trình hậu cần là “cung cấp đúng sản phẩm, với đúng số lượng, đúng nơi và vào đúng thời điểm”. Đó là bản chất của JIT.
Ngày nay các công ty phải cạnh tranh với nhau liên tục và gay gắt. Đó là lý do tại sao việc tiết kiệm tiền bằng cách cắt bỏ những lãng phí trong quy trình kinh doanh lại quan trọng đến vậy. Hệ thống quản lý Lean cho phép các công ty có thể kiếm được nhiều lợi nhuận hơn bằng cách giảm thiểu những lãng phí trong số lượng vật liệu.
JIT là một phần của hệ thống sản xuất Lean, nó hỗ trợ việc cung cấp nguyên liệu thô, hàng tiêu dùng và hàng bán thành phẩm vào đúng thời điểm và đúng số lượng.
NGUỒN GỐC TỪ NHẬT BẢN
JIT xuất phát từ Nhật Bản và được phát minh bởi Kiichiro Toyoda và Taiicho Ohno vào năm 1950. Giữa tất cả những hệ thống quản lý khác, nó đã được áp dụng thành công trong nhà máy Toyota, và mang đến sự tăng trưởng vượt bậc cho năng suất. Nó dựa trên hệ thống Kanban; một quy trình phục vụ hậu cần và sản xuất bằng cách sử dụng các tín hiệu như thẻ màu, bảng hiệu, cờ hoặc đèn. Khi một sản phẩm đã sắp được hoàn thiện hoặc cần thay thế, đèn báo sẽ sáng (cảm biến xăng ở xe ô tô) hoặc một thẻ đỏ sẽ xuất hiện (nếu kệ chỉ còn một sản phẩm cuối cùng), để mọi nhân viên đều có thể biết rằng có một sản phẩm mới cần được cung cấp.
Phương pháp JIT được sử dụng để xác định số lượng hàng tồn kho. Bằng cách sử dụng đúng ứng dụng, tính hiệu quả, chất lượng và độ tin cậy trong công ty sẽ tăng lên. Việc phân phối và sản xuất cần phải được đồng bộ hóa sao cho hàng tồn kho cần giữ là ít nhất có thể.
Các nhà cung cấp và khách hàng đều được hưởng lợi từ JIT: Nhà cung cấp sẽ có một sự thấu hiểu tốt hơn với khách hàng của mình và biết chính xác họ cần có bao nhiêu sản phẩm và cần được giao khi nào. Đối với khách hàng nó mang đến chi phí thấp hơn và đảm bảo rằng hàng trong kho luôn luôn được cập nhật và tươi, trong trường hợp hàng dễ hỏng. Nó đóng góp trực tiếp cho việc sản xuất và không cần phải tốn quá nhiều hàng vào việc lưu trữ.
LÃNG PHÍ
Ý tưởng đằng sau JIT là cắt giảm nguyên liệu thô và những lãng phí khác khỏi quá trình sản xuất. Bạn chỉ cần sử dụng tối thiểu các bộ phận, không gian, trang thiết bị, giờ lao động và những nguyên vật liệu như nguyên liệu thô, bán thành phẩm và phụ trợ.
Những hoạt động thừa và không cần thiết sẽ bị coi là lãng phí trong phương pháp JIT. Phương châm là “nếu bạn không thể sử dụng nó bây giờ, đừng làm ra nó lúc này”, có nghĩa là chỉ có những thứ thực sự cần thiết mới được đem ra sử dụng. Trên thực tế, điều này dẫn đến không có vùng đệm an toàn nào cho doanh nghiệp như là nhập kho khẩn cấp nũa. Thế nên phương pháp JIT chỉ có thể thành công nếu toàn bộ quy trình sản xuất được điều chỉnh cho phù hợp với nó.
Khi một công ty tốn rất nhiều chi phí vào việc quản lý kho và hàng tồn kho, JIT có thể đưa ra giải pháp. Thật vậy, không có bộ phận (đắt tiền) nào cần phải lưu trữ trong kho. Ngoài ra, chi phí tổ chức và quản lý cũng giảm xuống theo. Vật liệu được sử dụng ngay khi đến nơi, có nghĩa là có một lượng đầu vào lớn. Như đã đề cập ở trên, nguyên vật liệu thô và các vật liệu khác luôn luôn được cập nhật và trong trường hợp có nguyên liệu mới, bạn không cần phải cố sử dụng cho hết những hàng tồn kho “cũ”.
ƯU ĐIỂM CỦA JIT
Trong một quy trình hợp lý, JIT có thể mang lại lợi ích đáng kể cho doanh nghiệp, với việc giảm chi phí hàng tồn kho là trọng tâm. Với việc bán hàng liên tục và giảm chi phí hàng tồn kho, tỷ suất lợi nhuận sẽ tăng lên. Ngoài ra, JIT cũng rất linh hoạt và có tính ứng dụng cao trong sản xuất và đổi mới hàng trong kho. Với JIT, nhu cầu khách hàng hiện tại có thể được đáp ứng ngay lập tức, khiến việc sản xuất những sản phẩm như hàng nông nghiệp theo mùa được dễ dàng hơn. Bởi bạn không cần phải lưu trữ hàng trong kho.
HỆ THỐNG KHO
Hệ thống JIT không hề có sai sót nào, bởi vì nó hoạt động với một biên độ vô cùng chính xác. Các nhà cung cấp phải đáp ứng nhanh chóng yêu cầu của công ty sản xuất. Khách hàng thì muốn giữ một lượng nhỏ hàng trong kho. Để hưởng lợi từ việc sản xuất liên tục, điều quan trọng là phải có một lượng trữ an toàn, liên kết chặt chẽ với nhà cung cấp.
Khi được yêu cầu, nhà cung cấp sau đó có thể nhanh chóng cung cấp các nguyên liệu cần thiết. Điều này phụ thuộc rất nhiều vào nhà cung cấp các vật liệu. Để giữ cho quy trình được sắp xếp hợp lý, nên thực hiện một hệ thống kiểm kê điện tử. Nó sẽ đảm bảo rằng các cổ phiếu hiện tại và vật tư được kết hợp tốt. Hệ thống kiểm kê này thường bao gồm một máy chủ và một máy tính cục bộ được liên kết với nhau trong một môi trường thời gian thực. Mỗi máy tính có cơ sở dữ liệu liên quan của nó, cho phép dữ liệu được chỉnh sửa và gửi đi.
CÁC DOANH NGHIỆP SỬ DỤNG PHƯƠNG PHÁP JIT
Để hệ thống JIT hoạt động tốt nhất có thể, hợp tác và liên lạc tốt giữa công ty sản xuất, nhà cung cấp và nhân viên là điều cốt yếu.
Trong một doanh nghiệp JIT, nhân viên làm việc với một tỷ suất lợi nhuận rất chính xác, đảm bảo rằng tất cả mọi người đều nhận thức được quy trình và luôn xem xét, cân nhắc việc giảm thiểu lãng phí và duy trì chất lượng. Nhiều nhiệm vụ quản lý được ủy thác và giao phó cho nhân viên của một bộ phận cụ thể. Các trách nhiệm như kế hoạch, tổ chức và giám sát cũng được tin tưởng giao cho các phòng ban.
Một doanh nghiệp JIT có một số đặc điểm cụ thể như sau, bao gồm:
- Sản xuất dây chuyền – sản xuất liên tục, tối ưu hóa máy móc một cách hiệu quả và duy trì được sản lượng tiền mặt của các sản phẩm cuối là luôn dương.
- Dòng hàng (đầu vào và đầu ra) phải liên tục, không được phép gián đoạn – thông qua việc sản xuất liên tục trong môi trường 24/7, dòng hàng hóa là rất quan trọng. Đặc điểm này nhấn mạnh vào phương pháp JIT, bởi khâu sản xuất trong JIT là không thể dừng lại.
- Hợp tác với nhà cung cấp – nhà cung cấp có ảnh hưởng rất lớn đến sản xuất và chất lượng của quy trình. Các nhà cung cấp là những đối tác trọng điểm và sự thành công của cả hai bên đều phụ thuộc vào cách thức hai bên hợp tác.
- Sự gắn bó của nhân viên – Nếu không có sự giải thích đúng đắn những kiến thức cơ bản của JIT cho nhân viên, hệ thống này sẽ không có cửa để thành công. Nhân viên phải nhận thức rõ rằng đây là một cách để chống lại việc lãng phí.
- Liên tục cải tiến quy trình và nâng cao chất lượng – JIT chỉ có thể thành công nếu có những đánh giá và điều chỉnh liên tục nhằm cải tiến cả quá trình sản xuất và chất lượng sản phẩm.
SỐ LƯỢNG ĐƠN ĐẶT HÀNG
Một công ty sản xuất cần có dòng nguyên liệu và thành phẩm liên tục. Ý tưởng ban đầu của JIT là làm việc với một lượng trữ kho ít nhất có thể. Kết quả là, các nhà cung cấp sẽ cung cấp thường xuyên hơn, với số lượng nhỏ. Những số lượng này được thiết kế riêng cho quá trình sản xuất. Tuy nhiên, cả nhà cung cấp và nhà sản xuất phải phân tích để giữ cho chi phí càng thấp càng tốt. Rốt cuộc, nó không hẳn là tiết kiệm chi phí có hiệu quả vì nó làm tăng chi phí vận chuyển. Trong trường hợp này, việc sử dụng một lượng trữ kho lớn vẫn hữu ích hơn. Số lượng nguyên liệu cần thiết phụ thuộc vào lượng sản phẩm được khách hàng đặt mua. Quá trình liên tục này được quyết định bởi nhu cầu đối với sản phẩm cuối cùng. Ngoài ra, khoảng cách giữa những đợt giao hàng cũng cần phải được tính đến khi tính toán số lượng hàng giao. Khi khoảng cách quá lớn, về mặt tài chính, tôi thực sự tư vấn các doanh nghiệp nên đặt hàng số lượng lớn hơn.
NHƯỢC ĐIỂM CỦA PHƯƠNG PHÁP JIT
Một trong những nguy hiểm lớn nhất của phương pháp JIT là hệ thống hậu cần này không thể hoạt động độc lập. Đây cũng chính là lý do tại sao tất cả các quy trình hậu cần trong tổ chức phải được điều chỉnh cho phù hợp với hệ thống JIT. Bởi vì không có lượng lưu trữ an toàn, chỉ một sự xáo trộn nhỏ trong việc cung cấp nguyên vật liệu cũng có thể đặt toàn bộ chuỗi cung ứng vào tình trạng bế tắc.
Ngoài ra, doanh nghiệp cũng phải mất rất nhiều thời gian và tiền bạc để thực hiện thành công JIT. Bởi doanh nghiệp không thể điều chỉnh hệ thống JIT cho phù hợp với một quá trình sản xuất có sẵn. Mà quá trình sản xuất hiện có phải được điều chỉnh để phù hợp với JIT. Do đó, toàn bộ quá trình sản xuất phải được thiết kế lại.
JIT cũng đặt rất nhiều áp lực lên nhà cung cấp. Họ cần phải có khả năng điều chỉnh nhanh chóng cho công ty sản xuất, điều này đôi khi đòi hỏi phải có nhiều nguyên vật liệu.
Và bất lợi cuối cùng là nguy cơ chịu chi phí vận chuyển cao hơn, phát sinh do phải giảm số lượng hàng giao từng đợt và tăng số đợt giao hàng. Thay vì giao hàng một lần lớn mỗi tháng và đòi hỏi nhiều hàng dự trữ, JIT hoạt động với đơn đặt hàng hàng tuần với số lượng nhỏ hơn để giữ chi phí hàng tồn kho thấp. Chính vì thế, chi phí vận chuyển cần phải được cân nhắc khi tiết kiệm chi phí hàng tồn kho.
TIẾT KIỆM CHI PHÍ HIỆU QUẢ
Trong tất cả, JIT có thể mang lại lợi thế cạnh tranh tuyệt vời, miễn là kế hoạch được thực hiện đúng và có lịch trình chặt chẽ. Nó sẽ tiết kiệm chi phí nếu được thực hiện tốt trong một công ty và các phòng ban có liên lạc tốt.
ĐẾN LƯỢT BẠN CHIA SẺ
Bạn nghĩ sao? Kinh nghiệm của bạn với hệ thống JIT trong doanh nghiệp của bạn là gì? Bạn có nhận được những lời giải thích thực tế không, hay bạn có muốn bổ sung thêm gì không? Các yếu tố thành công của bạn cho việc quản lý sản xuất và quản lý hoạt động tốt là gì?
Chia sẻ kinh nghiệm và kiến thức của bạn trong phần comment bên dưới nhé.
:
DienDan.Edu.Vn Cám ơn bạn đã quan tâm và rất vui vì bài viết đã đem lại thông tin hữu ích cho bạn.DienDan.Edu.Vn! là một website với tiêu chí chia sẻ thông tin,... Bạn có thể nhận xét, bổ sung hay yêu cầu hướng dẫn liên quan đến bài viết. Vậy nên đề nghị các bạn cũng không quảng cáo trong comment này ngoại trừ trong chính phần tên của bạn.Cám ơn.
