Khái niệm 5J trong quản trị nhân sự

Gần đây, Dũng nhận thấy có nhiều bạn làm HR rất nhầm lẫn giữa các khái niệm có liên quan đến chữ (J) như JD, JS, JR, JP, JA…và khi triển khai thực tế đã gặp phải nhiều khó khăn trong hoạch định phát triển nguồn nhân lực trong chiến lược kinh doanh dài hạn của Công ty. Khi hiểu không đúng các khái niệm này, việc đánh giá và sắp xếp nh6n sự cho đúng tôn chỉ của HR là “ đúng người, đúng việc. đúng chính sách” sẽ hoàn toàn không có cơ sở để thực hiện. Dũng xin mạn phép chia sẻ một số kiến thức về hệ 5J như sau:

1. Job Analysis (Phân tích công việc) là một công cụ cơ bản cho các nhà quản trị, nguồn nhân lực, là một tiến trình xác định có hệ thống các điều kiện tiến hành, nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện công việc và các phẩm chất, kỹ năng cần thiết mà nhân viên phải có để thực hiện tốt công việc.
Nhờ nó, nhà quản trị tạo ra được sự phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận trong doanh nghiệp, đánh giá đúng yêu cầu của công việc để tuyển dụng đúng người, đúng việc, đánh giá đúng năng lực thực hiện công việc, để trả lương kích thích kịp thời chính xác.

Phân tích công việc (Job Analysis) là tài liệu cơ bản để xây dựng hệ tiêu chuẩn 4J: Bản mô tả công việc (Job Description), Bản yêu cầu chuyên môn (Job Requirements), Bản tiêu chuẩn công việc (Job Specification), Hồ sơ công việc (Job Profile)
·

2. Job Description (JD): Bản mô tả công việc liệt kê các nhiệm vụ, chức năng, các mối quan hệ trong công việc (giám sát ai, báo cáo cho ai)
·

3. Job Requirements (JR): Bản yêu cầu chuyên môn nêu lên yêu cầu về học vấn, kinh nghiệm, các điều kiện làm việc, yêu cầu kiểm tra, giám sát và các tiêu chuẩn cần đạt được khi thực hiện công việc.
·

4. Job Specification (JS): Bản tiêu chuẩn công việc liệt kê những yêu cầu về năng lực cá nhân như khả năng giải quyết vấn đề, các kỹ năng và đặc điểm cá nhân thích hợp cho công việc.
·

5. Job Profile (JP): hồ sơ công việc.

Trình tự các bước phân tích công việc:

• Quyết định chọn công cụ
• Quyết định chọn người chịu trách nhiệm thu thập thông tin
• Quyết định cách thức thu thập thông tin
• Thu thập thông tin và xem xét kết quả

Các công cụ phân tích công việc:
1. Bản Phân tích Công việc:

• Bản Phân tích Công việc gồm các nội dung chính sau đây:
• Các nguồn lao động
• Mục đích/mục tiêu của công việc
• Các trách nhiệm của công việc
• Các mối quan hệ
• Trách nhiệm công khai
• Trình độ học vấn và kinh nghiệm cần thiết
• Kiến thức và kỹ năng cần thiết
• Các yêu cầu về điều kiện vất chất
• Các yêu cầu khác

2. Bản Câu hỏi Phân tích Công việc: Bản Câu hỏi Phân tích Công việc có thể bao gồm 14 phần:

·Phần 1: thông tin chung về công việc
·Phần 2: Giám sát và chịu sự giám sát
·Phần 3: Kiến thức và kỹ năng
·Phần 4: Ngôn ngữ sử dụng
·Phần 5: Sử dụng thị giác và các giác quan khác
·Phần 6: Các quyết định quản lý và kinh doanh
·Phần 7: Giao tiếp nội bộ
·Phần 8: Giao tiếp với bên ngoài
·Phần 9: Các cuộc họp
·Phần 10: Vai trò trong các cuộc họp
·Phần 11: Các hoạt động thể chất
·Phần 12: Thiết bị và máy móc
·Phần 13: Điều kiện môi trường
·Phần 14: Các đặc tính khác

Kết quả thu thập thông tin từ sự phân tích công việc được dùng để thiết lập nên bản mô tả công việc, bản yêu cầu chuyên môn, bản tiêu chuẩn kết quả công việc. Đây là những thông tin cơ bản để giúp ra quyết định về nguồn nhân lực cho doanh nghiệp. Vì vậy, kết quả thu thập càng chính xác thì các quyết định sẽ càng tốt hơn.

Nội dung các bản mô tả

1. Bản mô tả công việc

• Mô tả công việc
• Các nhiệm vụ chính
• Các nhiệm vụ phụ
• Các mối quan hệ

2. Bản yêu cầu chuyên môn

• Trình độ học vấn
• Kinh nghiệm làm việc
• Kiến thức và kỹ năng
• Thể chất và điều kiện làm việc

3. Bản tiêu chuẩn công việc:

• Các tiêu chuẩn về những hoạt động liên quan đến nhiệm vụ chính và phụ
• Các tiêu chuẩn về những hoạt động liên quan đến ngôn ngữ
• Các tiêu chuẩn về những hoạt động liên quan đến quản lý, giám sát
• Các tiêu chuẩn về những hoạt động liên quan đến giao tiếp
• Các tiêu chuẩn về những hoạt động liên quan đến tham dự cuộc họp
• Các tiêu chuẩn về những hoạt động liên quan đến thể chất

• Các tiêu chuẩn về những hoạt động liên quan đến an toàn lao động

Quản lý nhân sự: Quản trị bằng JD

Khi đề cập đến bản mô tả công việc (job description – JD), mọi người thường cho rằng chức năng chính của nó là làm rõ trách nhiệm, công việc của một cá nhân nào đó trong tổ chức, đáp ứng các mục tiêu nào đó trong công tác tuyển dụng nhân sự.

Tuy nhiên, nếu tiếp cận sâu hơn dưới góc độ quản trị doanh nghiệp với việc hệ thống hóa các JD sẽ thấy JD chính là tổng thể chức năng, nhiệm vụ, mục tiêu của tổ chức, và vai trò của JD không chỉ dừng lại ở đó mà nó còn có ý nghĩa trong việc quản trị tổ chức.

1. JD, JS và cấu trúc của JD

Theo định nghĩa của Wikipedia, JD là một bảng kê có hệ thống các chức năng, nhiệm vụ của một vị trí nào đó trong tổ chức với việc được trao các quyền hạn nhất định nhằm giải quyết một hoặc một số chức năng, hoàn thành những nhiệm vụ nào đó của tổ chức trong cả ngắn hạn và dài hạn.

Cao hơn, với cách tiếp cận dưới góc độ quản trị tổ chức thì sự tồn tại của bất cứ JD nào trong tổ chức không chỉ dừng lại ở việc mô tả công việc của vị trí đó mà nó còn là cơ sở để xác định tính cần thiết, phù hợp của vị trí đó trong cấu trúc, sơ đồ tổ chức.

Một phần quan trọng khác của JD là JS (job specification). Đây chính là hệ thống các yêu cầu, đòi hỏi về tiêu chuẩn, điều kiện của từng vị trí để hoàn thành các chức năng, nhiệm vụ được mô tả.

Việc hệ thống hóa các JS giúp người quản trị tổ chức thấy được các vị trí trong tổ chức muốn hoàn thành được nhiệm vụ theo mô tả thì cần phải đáp ứng được các tiêu chuẩn, điều kiện gì. Các tiêu chuẩn này bao gồm trình độ học vấn, kỹ năng, khả năng, kinh nghiệm, sức khỏe, thái độ, hành vi… được chuẩn hóa cho từng vị trí.

Để giải quyết nhiệm vụ quản trị tổ chức, mỗi lãnh đạo có mục tiêu, nhiệm vụ, hoạt động khác nhau lại xây dựng JD theo cấu trúc riêng. Tuy nhiên, bất kỳ JD nào cũng phải hàm chứa các nội dung cơ bản sau:

(i) Phần thông tin về vị trí: cho biết sự tồn tại, hiện diện của vị trí nào đó, qua đó cũng cho thấy thứ bậc và chế độ phải báo cáo cho cấp nào, vị trí nào trong tổ chức;

(ii) Phần trách nhiệm, nhiệm vụ: làm rõ vị trí đó phải có nhiệm vụ gì, phải hoàn thành các công việc, nhóm công việc nào, trong thời gian bao lâu. Bên cạnh đó, phần này còn chỉ rõ việc thực hiện phải tuân theo các quy định, quy trình tác nghiệp nào;

(iii) Phần quyền hạn: để hoàn thành nhiệm vụ được giao, tổ chức sẽ phải trao các quyền hạn cơ bản gì trong quá trình thực thi nhiệm vụ;

(iv) Phần mối quan hệ công tác: chỉ ra việc cán bộ, nhân viên đó có những mối quan hệ công tác nào (bên ngoài và trong nội bộ) để biết mình sẽ phải làm việc với ai, cấp nào trong quá trình thực thi nhiệm vụ;

(v) Phần chỉ tiêu công việc: đưa ra các chỉ tiêu công việc cơ bản phải hoàn thành, đây cũng là cơ sở để đánh giá và là mục tiêu phấn đấu trong khi làm nhiệm vụ;

(vi) Phần cuối cùng, cũng là phần quan trọng thứ hai trong JD là các tiêu chuẩn cho vị trí.

2. JD dưới góc độ quản trị tổ chức

Hệ thống JD cho phép người quản trị tổ chức hoạch định công tác quản trị chung của cả tổ chức và của từng đơn vị trong tổ chức.

Với JD, người quản trị tổ chức sẽ hiểu được cấu trúc, sơ đồ của tổ chức mà mình xây dựng đã giải quyết được hết các nhiệm vụ, mục tiêu chưa? Những người được bố trí vào từng vị trí đã phù hợp chưa? Từ đó người quản trị có thể phát hiện những bất hợp lý từ sơ đồ tổ chức, từ chính việc bố trí các vị trí bất hợp lý để từ đó thiết kế lại công việc, sắp xếp lại nhân sự để tổ chức hoạt động hiệu quả hơn.

Có nhiều cơ sở để đánh giá hiệu quả hoạt động của tổ chức, một trong những cơ sở quan trọng nhất là chất lượng nhân sự và chính sách đối với nhân sự trong tổ chức. Để có chất lượng nhân sự tốt thì công tác tuyển dụng, đào tạo, huấn luyện phải tốt. Và JD là cơ sở quan trọng để tuyển dụng, đào tạo, huấn luyện nhân sự. Lương, thưởng, các chế độ phúc lợi là một trong những vấn đề quan trọng trong chính sách nhân sự của tổ chức. Chế độ lương thưởng nếu chỉ nằm ở thang, bảng lương của tổ chức cũng ảnh hưởng đến việc ổn định tổ chức.

Thông qua JD, nhà quản trị sẽ biết từng vị trí ở thang bậc lương nào, có dải lương và phúc lợi ra sao, đối chiếu với các tổ chức tương tự khác thì ở mức cao, thấp hoặc trung bình? Qua đó xây dựng chính sách nhân sự nói chung, chính sách lương và phúc lợi phù hợp cho tổ chức trong từng thời kỳ và quan trọng là đảm bảo sự công bằng giữa công việc và phúc lợi cho các vị trí. Hơn nữa, hệ thống hóa JD sẽ cho phép nhà quản trị hoạch định được nguồn nhân lực thông qua việc phân tích công việc.

Cùng với hệ thống các tiêu chí đánh giá của tổ chức, JD là cơ sở giúp nhà quản trị, quản lý kiểm soát và đánh giá hiệu quả công việc của vị trí đó. Hiện nay, nhiều tổ chức đã xây dựng hệ thống tiêu chuẩn cùng với JD như Goal – Setting, Balanced scorecard, ISO… để đánh giá hiệu quả công tác của các vị trí trong tổ chức.

Ngoài ra, với tư cách là một hợp đồng lao động kéo dài”, JD còn là cơ sở giúp người quản trị giải quyết các mâu thuẫn, xung đột, kể cả mâu thuẫn, xung đột pháp lý trong quá trình quản trị tổ chức.