Phần Settings trong Word, Excel, PowerPoint nên ở đây mình sẽ ví dụ trong Word, bạn hãy áp dụng cho hai công cụ còn lại nhé.

Tắt đi cảnh báo Grammar (ngữ pháp) trong Word, Powerpoint

Khi soạn thảo tiếng Việt, các bạn chắc ko lạ với các dòng cảnh báo gạch chân màu đỏ như hình trên nữa đúng không? Nếu bạn đang làm việc với một hoặc nhiều đoạn văn bản dài một chút thì rối mắt kinh khủng, làm cho word chạy lâu hơn.
Để tắt các bạn làm như sau:

• Tắt hết các chương trình Microsoft Office đang mở. Sau đó mở Word (hoặc PP,…), Tạo mới 1 file.
• Vào File > Options, tab Proofing. Mục: “When correcting spelling and grammar in Word”. Hãy BỎ CHỌN HẾT các mục trong ô này đi. Sau đó ấn OK để lưu lại là xong.

Thiết lập thời gian tự động lưu file (Auto-save) để tránh mất dữ liệu

Trong mục này mình sẽ hướng dẫn các bạn cách để:

• Thay đổi thời gian lưu file từ 10 phút xuống còn 1 phút.
• Thay đổi nơi lưu file phục hồi ở ổ đĩa bất kỳ để phục hồi tài liệu khi cần.

Mục đích chính của tính năng này chính là hạn chế tối đa việc mất dữ liệu do một số nguyên nhân như: cúp điện, tắt máy tính độ ngột, hay phần mềm office bị lỗi. Cứ sau thời gian 1 phút, word sẽ tự động lưu file của bạn vào một thư mục tạm để phục hồi khi cần.
Hầu hết các bạn đều đã gặp sự cố này, nhưng lại không biết cách phòng tránh. Mặc định thời gian tự động là 10 phút, bây giờ thiết lập còn 1 phút nhé.

• Tắt hết các chương trình Microsoft Office đang mở. Sau đó mở Word (hoặc Excel, PowerPoint,…), Tạo mới 1 file.
• Vào File >Options> Save, ở mục Save AutoRecover information every thành 1 phút.
• Để thay đổi nơi lưu file phục hồi, mục AutoRecover file location, click vào Browse để thay đổi thư mục đó thành thư mục khác mà bạn dễ tìm. Click OK để lưu lại thay đổi.

Phục hồi dữ liệu đã mất:
Sau này nếu muốn phục hồi lại dữ liệu, bạn hãy truy cập vào thư mục chưa file phục hồi mà bạn đã thiết lập. Chạy file .asd bằng cách click phải vào file, Open With với Word là được nhé. Mẹo này áp dụng được cho Word, Excel, PowerPoint.

Thay đổi Theme sang chế độ DarkMode(nền tối) để bảo vệ mắt.

Giao diện nền tối luôn thu hút người dùng, đặc biệt khi làm việc buổi tối. Nếu bạn thường xuyên làm việc với office, cảm thấy mỏi mắt hay mệt mỏi thì hãy chuyển sang chế độ DarkMode thử nhé. Chỉ áp dụng cho Office 365, 2016.

• Tắt hết các chương trình Microsoft Office đang mở. Sau đó mở Word (hoặc Excel, PowerPoint,…), Tạo mới 1 file.
• Vào File > Account. Ở phần Office Theme. Các bạn nhấn vào chọn Black. Thế là xong.

Thay đổi đơn vị đo trong Office

Mặc định thì Word, Excel, PowerPoint sẽ có đơn vị đo là Inch. Tuy nhiên ở Việt Nam, đa số sẽ dùng cm. Nếu bạn vẫn chưa biết cách thiết lập thì mình sẽ hướng dẫn cho bạn:

• Tắt hết các chương trình Microsoft Office đang mở. Sau đó mở Word (hoặc Excel, PowerPoint,…), Tạo mới 1 file.
• Vào File >Options> Advanced , ở mục Display, trong đó có tùy chọn Show measurements in units of…, các bạn chọn thành cm là được.
• Nhấn OK để lưu lại thay đổi.

Chia cửa sổ đang làm việc thành 2 phần ngay trên 1 tài liệu

Giải thích cho dễ hiểu nhé: Giả sử bạn có 1 Tài liệu nhưng bạn cùng lúc phải làm việc ở hai đoạn khác nhau. Nếu cứ cuộn lên cuộn xuống thì rất mất thời gian. (Ví dụ bạn tra mục lục ở đầu nhưng phải làm việc ở giữa hoặc cuối của tài liệu) thì cách này có thể giúp bạn giải quyết triệt để.

• Mở tài liệu, click vào tab View
• Trong View chọn mục Split là xong.
• Bạn có thể bỏ chọn Split sau khi hoàn tất công việc.

Một số phím tắt thông dụng

• Một số phím tắt hay dùng trong word, excel, powerpoint:
• Ctrl + N: Tạo File mới
• Ctrl + S: Lưu nhanh File
• Ctrl + D: Mở nhanh cửa sổ định dạng Font
• Shift + F3: Làm cho đoạn văn bản đang chọn từ chữ thường sẽ sang chữ in và ngược lại.
• F12: Save as… Mở nhanh cửa sổ Save as
• Ctrl + W: Đóng nhanh tài liệu đang mở.
• Ctrl + Shift + C: Copy định dạng của đoạn bạn chọn
• Ctrl + Shift + V: Paste định dạng của đoạn bạn chọn trước đó vào một đoạn mới. Mình đánh giá đây là một trong những Phím tắt tiện nhất. Bạn đỡ phải đi chỉnh tay nhiều đoạn văn bản.