Nếu bạn là Kế toán tổng hợp hoặc Kiểm toán, ắt hẳn chúng ta thường xuyên phải tổng hợp dữ liệu và việc tính tổng cùng 1 ô trong nhiều Sheet để trình bày trên một báo cáo là một thao tác quen thuộc.

Cách đơn giản nhất nhưng cũng mất nhiều thời gian nhất là chúng ta đi từng Sheet, nhấp chuột chọn từng ô để tạo công thức.

Ví dụ lỡ trường hợp nào chúng ta có…100 Sheet thì cách làm trên đây thật sự không hiệu quả vì nó mất cả buổi sáng và đôi khi chúng ta không kiểm soát được tính đầy đủ và chính xác.

Do đó, UniTrain giới thiệu với các bạn cách làm hữu hiệu sau đây để có thể thực hiện điều này một cách chính xác và tiết kiệm thời gian.

Để Tính tổng cùng 1 ô trong nhiều Sheet, chúng ta có thể sử dụng công thức có cú pháp sau:

= SUM(‘Sheet_đầu_tiên:Sheet_cuối_cùng’!Ô_hoặc_range_cần_tính)

Trong cú pháp ở hàm này, chúng ta nhớ lưu ý các đều sau:

– Dấu phẩy trên (‘): Nhớ để dấu này ở trước tên Sheet_đầu_tiên­ và sau tên ­Sheet_cuối_cùng nhé cả nhà.

– Sheet_đầu_tiên: Là tên của Sheet đầu tiên trong dãy Sheet cần tính

– Sheet_cuối_cùng: Là tên của Sheet cuối cùng trong dãy Sheet cần tính

– Ô_hoặc_range_cần_tính: Là địa chỉ của ô hoặc vùng cần tính tổng

Như vậy, để rút gọn công thức khi nãy lại, chúng ta cần làm 2 bước
1. Sắp xếp loạt Sheet cần tính liên tục và liền nhau từ January 2016 – Profit đến December 2016 – Profit
2. Sử dụng hàm sau đây:

= SUM(‘January 2016 – Profit: December 2016 – Profit’!A1)

Sau khi thực hiện như trên, nếu chúng ta vẫn thấy công thức của chúng ta vẫn…dài thì chúng ta có thể làm 1 mẹo sau nữa:
1. Chèn thêm 1 Sheet tên Start trước Sheet January 2016 – Profit
2. Chèn thêm 1 Sheet tên End trước Sheet December 2016 – Profit

Lưu ý là 2 Sheet này trống hoàn toàn và không chứa giá trị nào hết

3. Lúc này, chúng ta sử dụng hàm sau:

= SUM(‘Start:End’!A1)

4. Ẩn 2 Sheet Start và End lại.

Như vậy, lúc này Excel sẽ tính tổng các sheet Start, January 2016 – Profit,…, December 2016 – Profit và Endnhưng 2 sheet này không có giá trị nên không ảnh hưởng đến kết quả của chúng ta mà hàm lại ngắn hơn.

Khi sử dụng tính năng này để Tính tổng cùng 1 ô trong nhiều Sheet, chúng ta cần lưu ý các điều sau:
1. Các Sheet của chúng ta phải cùng 1 định dạng, nếu không thì Excel sẽ tính sai. Vì vậy, chúng ta cần đảm bảo các Sheet của chúng ta cần phải cùng 1 định dạng.
2. Bình thường, khi chúng ta chèn thêm dòng, cột thì địa chỉ ô của chúng ta sẽ tự động thay đổi theo. Khi tính tổng trong nhiều sheet như thế này, Excel chỉ tự động thay đổi địa chỉ ô khi chúng ta chọn tất cả các Sheet cùng lúc và chèn dòng, cột.
3. Excel sẽ tính tổng tất cả các Sheet nằm giữa Sheet_đầu_tiên và Sheet_cuối_cùng nên chúng ta cẩn thận các Sheet nằm giữa, kể cả các Sheet bị ẩn. Nên chúng ta cần cẩn thận hết sức.