Với sự nở rộ của Excel Online, bạn không còn cần mã HTML rườm rà để xuất các bảng tính lên web. Chỉ cần lưu bảng tính trực tuyến và truy cập nó từ bất cứ nơi nào, chia sẻ với người dùng khác và làm việc chung trên cùng một trang. Với Excel Online, bạn cũng có thể dễ dàng nhúng bảng tính trên một trang web hoặc blog và để cho người truy cập tương tác với nó và tìm kiếm thông tin.

Nếu bạn là người mới sử dụng đám mây nói chung và Excel Online nói riêng, cách dễ nhất để bắt đầu là chia sẻ bảng tính hiện có của bạn bằng cách sử dụng giao diện quen thuộc của Excel.

Tất cả các bảng tính Excel trực tuyến được lưu trữ trên dịch vụ web OneDrive (trước đây là SkyDrive). Như bạn biết, lưu trữ trực tuyến này lúc đầu riêng biệt, nhưng bây giờ nó được tích hợp trong Microsoft Excel như là một tùy chọn dễ dàng truy cập. Ngoài ra, những người được bạn mời, ví dụ những người mà bạn đang chia sẻ bảng tính với họ, cũng không còn cần một tài khoản Microsoft để xem và chỉnh sửa các tệp Excel bạn đã chia sẻ.

Nếu bạn chưa có tài khoản OneDrive, bạn có thể đăng ký ngay. Rất dễ dàng, miễn phí và và cũng cần thiết vì hầu hết các ứng dụng Office 2013 và 2016, không chỉ Excel, đều hỗ trợ OneDrive. Khi bạn đã đăng nhập, hãy thực hiện theo các bước sau.

Phải chắc chắn bạn cũng đăng nhập tài khoản Microsoft. Trên bảng tính Excel, hãy nhìn vào góc trên cùng bên phải. Nếu bạn thấy tên và ảnh của mình ở đó, bạn có thể bỏ qua bước này, nếu không hãy nhấp vào liên kết Sign in.

Bảng tính Excel của bạn đã được đưa lên mạng và bạn có thể xem nó trên One Drive. Nếu bạn muốn chia sẻ bảng tính trực tuyến với người khác, bạn chỉ cần làm thêm một bước nữa – chọn một trong các tùy chọn sau trong Excel 2013 và 2016:

(1)Invite People  (mặc định). Chỉ cần nhập địa chỉ email của người mà bạn muốn chia sẻ bảng tính Excel. Khi bạn nhập, Excel sẽ tự động so sánh đầu vào của bạn với tên và địa chỉ trong Danh bạ và hiển thị một danh sách tùy chọn để bạn lựa chọn. Nếu bạn muốn thêm nhiều địa chỉ, gõ dấu chấm phẩy như bình thường để tách phần tên. Ngoài ra, bạn có thể nhấp vào biểu tượng Search Address Book để tìm địa chỉ liên lạc trong danh bạ trực tuyến của bạn.

Bạn có thể cài đặt viewing or editing permissions (cho phép chỉnh sửa hoặc chỉ xem) cho các địa chỉ liên hệ bằng cách chọn tùy chọn tương ứng từ danh sách ở bên phải. Nếu bạn thêm nhiều người, quyền đó sẽ được áp dụng cho tất cả, nhưng bạn có thể thay đổi quyền cho từng người cụ thể sau đó.

Bạn cũng có thể thêm personal message (lời nhắn riêng) cho lời mời. Nếu bạn không nhập gì, Excel sẽ tự thêm một lời mời chung chung cho bạn.

Cuối cùng, bạn có thể chọn yêu cầu người dùng phải đăng nhập vào tài khoản Windows Live của họ trước khi họ có thể truy cập bảng tính trực tuyến của bạn. Tôi không thấy việc này cần thiết, nhưng tùy bạn.

Khi hoàn tất, nhấp vào nút Share . Mỗi địa chỉ liên hệ sẽ nhận được một email có chứa liên kết đến tệp bạn đã chia sẻ. Họ chỉ cần nhấp vào liên kết để mở bảng tính Excel trực tuyến, trên OneDrive.

Trước khi nhấp vào nút Share, Excel sẽ hiển thị danh sách các địa chỉ mà bạn chia sẻ tệp. Nếu bạn muốn xóa một người nào đó khỏi danh sách hoặc chỉnh sửa quyền, hãy nhấp chuột phải vào tên và chọn tùy chọn tương ứng.

(2)Sharing Link giúp bạn chia sẻ bảng tính trực tuyến với nhiều người nhanh hơn bằng cách gửi cho họ một địa chỉ liên kết tới file của bạn, ví dụ như sử dụng Outlook hoặc danh sách gửi thư. Bạn chọn tùy chọn Get a Sharing Link trong ngăn bên trái và lấy View Link hoặc Edit Link hoặc cả hai trong ngăn bên phải.